新時期檔案工作者的職責

王嬌嬌

摘 要：檔案工作是檔案室或檔案館以一套科學的管理方法圍繞檔案所進行的一系列業務工作，包含了檔案的收集、檔案的整理、檔案的編目、檔案的檢索、檔案的保管以及檔案的提供利用。科學嚴謹的檔案管理，是衡量一個單位業績與管理水平的重要尺度。規范高效的管理檔案，是衡量一個檔案管理人員業務水平與工作能力的基本標準。

關鍵詞：檔案管理；檔案信息化；安全規范

近年，在高新科技的推動下，全球信息化迅猛發展，信息資源作為一種重要的生產要素和無形資產，在國家和地區間的競爭中發揮著越來越重要的作用。而檔案材料作為一種重要的信息資源，也受到了人們更多的重視。一份重要的檔案是記載歷史、傳承文明、資鑒后人的原始憑證，不論在政治、商業、文化領域，都起著至關重要的作用。

隨著人類文明不斷發展，社會文明程度不斷提高，人們對檔案信息的需求也在不斷增加。如今的檔案資料在量與質上都有著日異月更的變化，檔案資源的利用也越來越深入的滲透到人類生活的方方面面。檔案的管理工作不再只是一個保守陳舊、重復不變的操作，大多數人們認為的沒有技術性、不需要創新，僅具有初級文化水平的人便可勝任的時代已不復存在。新時期檔案工作者面臨著嚴峻的形式，肩負著光榮的任務。

1 檔案管理的基本職責

一個檔案管理部門最基本的職責就是要收集、整編、保管好檔案。這也是檔案工作人員最主要的工作部分。首先，應該認真貫徹國家相關方針政策，結合各個部門的工作實際，制定完善的檔案管理制度；其次，嚴格按照檔案管理辦法的要求，堅持執行標準規范，切實做到各種門類與載體檔案的按時收集，保證檔案的原始性、真實性、完整性；最后，對收集的檔案進行細致的整理編目入庫，科學嚴密的保管，嚴控溫濕度，做好庫房的防火防水、防照防潮、防盜、防塵等工作，確保檔案有序安全。

在檔案的收集過程中，檔案專業人員應當經常深入基層進行監督指導，協助各級單位和部門按時進行檔案的收集整理，協調好單位和部門之間的關系，提高歸檔人員嚴格遵守組卷制度的意識，從根源上保證檔案資料的規范性和完整性，使檔案工作有序順利的開展。在檔案的整編過程中，檔案人員應當做到認真細致，準確高效。加大對檔案的審查、編排力度。及時解決移交檔案中存在的裝訂不規范、頁碼不齊全、卷號混亂、卷內目錄未編寫、卷脊信息不完整等問題。嚴格遵守制度規范，不因特殊情況而降低標準。對整編完成的檔案進行科學有序的排列，合理的安排庫存位置，制作詳細系統的檔案目錄。在檔案的保管過程中，嚴格遵循檔案安全保密制度。檔案管理人員應當隨時進行庫存檔案以及庫房安全的檢查，仔細檢查檔案編號位置，避免錯位遺漏，定期記錄溫濕度數據，查看存儲設備，杜絕因庫存條件不達標造成的檔案泄密或損壞。檔案管理部門應當制定相應的安全責任制度，細致的對整個檔案庫房、設施、設備、崗位及各個工作環節做出明確的規范，落實到每一個管理人員，實施全方位、全過程的監管，及時發現消除隱患，確保檔案資料的絕對安全。

檔案部門最大的優勢就在于擁有豐富的檔案資源。因此，檔案的提供利用是檔案管理部門另一個重要的工作。作為檔案資料的保管者，我們是最應當清楚檔案內容、發揮其價值的人員。檔案工作應該從被動的保存管理轉變為主動的信息服務。

讓寶貴的資料信息充分發揮其能效作用是檔案管理人員應盡的責任。我們可以從兩個方面去提高檔案的利用率。一方面是從利用者出發，加強檔案知識宣傳，強化社會檔案意識。讓大家清楚有什么樣的檔案資源，自己可以從中得到什么樣的檔案信息，從而積極的參與到檔案利用中來。同時，要創造出便捷的利用平臺，采用高效的利用方式，主動了解檔案利用者的需求，根據需求提供出有參考價值的信息。另一方面是從檔案資料出發，加強檔案收集整理工作，力爭做到檔案的門類、載體齊全完整，在保證資料信息豐富齊全的條件下創造出高質量的檔案資源。為已有檔案配備完善的檢索工具，將庫存檔案的信息科學系統的體現，讓自己成為檔案的開發者，最大程度的展現出檔案信息的價值。

2 檔案工作的務實創新

檔案事業并不是一個轟轟烈烈的行業，檔案工作的成效也并非能夠立竿見影，平淡的業績很難體現檔案工作者平日的辛勞和勤懇。急于求成，求功心切的心態很容易讓大家忘記檔案工作的本質意義。作為檔案工作者，一定要具備足夠的職業素養以及塌實的敬業精神，本著干一行愛一行的信念，把全身的熱情投入到所選擇的事業中去。在工作過程中，一定要認真細致，做到自我監督、自我檢查，甘于默默無聞、堅持終始如一，用謹慎的態度和嚴謹的標準要求自己。

隨著時代的發展和需要，檔案資料的表現形式以及檔案資源的利用方式都有著日異月更的變化。檔案工作者業務水平的高低，直接影響著檔案的利用效果。在樹立正確工作態度的同時，檔案工作者也應當加強提升自己的專業知識，提高工作能力。如何貫徹落實科學發展觀，改變傳統檔案管理模式，適應新形勢發展需要，是擺在當今檔案工作者面前的一項重要責任和義務。

新時期的檔案工作者在打牢檔案工作的基礎知識的同時，還要通過不斷的學習創新增強業務能力。自覺做到勤于學習，善于學習，樹立不斷學習，終身學習的思想動力。創新學習不僅是學習知識，更要學習應用知識的能力，要從理論和實踐的結合上完善自我。達到學習和工作相互促進，良性循環，使學習工作化，工作學習化。要勇于面對時代的挑戰，抓住歷史的機遇，提高自己的本領；要通過艱苦的歷練和不懈的追求，擁有樂于實踐、敢于吃苦、善于反思的精神，去承擔重任、破解難題；要不斷汲取先進的管理理念，培養自己的世紀眼光和廣闊胸懷；要有創新的思維和勇敢的探索精神，樹立創新意識，創造性地開展工作。

3 加快檔案信息化建設

在如今高速運轉的信息時代，人們對電子產品的依賴日益增長，對電子材料的利用概率也逐步趕超了傳統的紙質文件材料。檔案要實現全面協調可持續發展，就必須增強創新，以適應不斷發展的社會形勢和時代要求。檔案管理信息化是新時期檔案事業發展的必然趨勢。因此，加快檔案資源的數字化，實現利用平臺的網絡化是目前大多檔案管理部門首當其沖的任務。

當今時代的檔案工作者必須充分了解檔案信息化知識及現代化管理知識，熟練掌握運用計算機系統及檔案管理軟件，努力適應新形式對檔案工作者提出的新要求，順應新時代的檔案發展，利用先進的管理設備提高檔案利用的效率，不斷創新服務手段和服務方式。

檔案信息化是網絡化、數字化、規范化的總成，涉及檔案管理、電子信息、網絡技術等專業綜合技術。檔案信息化的核心是電子文件的管理，在電子文件的收集上一定要保證電子文件的真實性、有效性和完整性，盡量做到文件格式的統一性，需要特殊載體的電子文件要連同載體一并保存，確保存放檔案資料的硬件設備及軟件設施的安全規范性。同時要做好備份工作，重要的檔案資料應該做到異地備份。

檔案資源是寶貴的，是需要小心保管的，要確保檔案資料的完好無損，正確處理好檔案的保密與利用的關系。安全的管理與合理的利用是檔案工作的核心所在。對于一些特殊檔案，更是要提高保密意識和法律意識，做到不濫用、不泄露、不遺失。在實現高效的網絡信息化同時，必須杜絕因為使用網絡可能產生的安全隱患。要建立完善規范的檔案管理網絡體系，各種檔案材料的查詢和利用也一定要具備齊全標準的利用手續，秘密電子文件嚴禁連網。要嚴格遵守檔案保密制度，時刻以高度的責任心對檔案信息的流向進行監督，及時發現消除隱患，確保檔案資料的絕對安全。

檔案管理是一個需要有靜得下心、甘于奉獻、樂于鉆研、耐心細致、認真負責的態度才能勝任的工作。奮斗在新時期的檔案工作者，應當具備積極的工作態度，靈巧的學習方式，高效率的業務能力，在偉大的實踐中勇面磨礪，開拓進取，不懈追求，用自己的力量讓檔案發揮價值，創效社會。