論高校檔案數字化建設

鄧德成

摘 要：檔案信息數學化和網絡化已經成為檔案管理的必然趨勢，也是評價一所大學檔案部門發展水平的重要標準，但國內大多數高校檔案部門總體來講檔案信息化建設相對滯后，其工作仍舊停留在傳統的手工及計算機輔助管理階段，極大地阻礙了高校信息資源的開發和利用，本文將就高校檔案數字化的必要性和數字化建設中應采取的對策進行初步的探討。

隨著計算機網絡技術、數據庫技術以及多媒體技術的發展，檔案信息數學化和網絡化已經成為檔案管理的必然趨勢，也是評價一所大學檔案部門發展水平的重要標準，但國內大多數高校檔案部門總體來講檔案信息化建設相對滯后，其工作仍舊停留在傳統的手工及計算機輔助管理階段，極大地阻礙了高校檔案信息資源的開發和利用，與傳統載體檔案相比，數字化檔案是最大特點是沖破了傳統載體檔案的管理和利用方式，打破了檔案利用的時間和空間限制，促使檔案管理從傳統的收集，整理，管理、利用的職能向信息采集，信息管理和信息開發的職能轉變。

1 紙質檔案轉化為數字化檔案的必要性

（一）有利于檔案信息資源的開發利用

由于紙質檔案資料較多，占用庫房空間大，查找比較繁瑣，檔案在使用時受時間和空間的限制，大大降低了檔案的使用效率。而將紙質檔案轉化為數字化檔案，可以使檔案信息分別分類的存儲在數據庫中。當使用者需要使用檔案信息時，可以不受時間和空間的限制，在任何時間跨區域利用計算機網絡快速的、準確的檢索所需的檔案信息，進而有效使用檔案信息，這將大大提高檔案信息的使用效率。

（二）有利于強化檔案信息資源的保護

檔案館保存的紙質檔案受外界環境影響較大，防火，防潮，防蟲的安全系數不高。在檔案的利用過程中會被使用者直接翻閱，容易造成紙質檔案磨損和損壞；而庫房管理人員如不能認真和科學的管理紙質檔案，也可能會造成紙質檔案丟失或損壞。以上情況的發生，都會使檔案信息得不到有效的保護。而數字化檔案可以使檔案信息分類存儲在數據庫中，當使用者需要利用檔案信息時，只需要通過網絡傳輸的方式來進行檔案信息的檢索和利用，以電子閱讀的方式來查看檔案信息，這將有效避免紙質檔案因外部因素導致損壞的情況發生。

2 高校檔案數字化建設中應采取的策略

（一）加強檔案宣傳，爭取領導的重視與支持。

學校領導對檔案工作重視程度直接關系到檔案數字化工作的經費投入，因此必須要加強檔案工作宣傳，不斷增強學校領導的檔案保護意識，讓學校領導一定要認識到檔案數字化工作的重要性，促其加強對檔案數字化工作的支持，并把檔案數字化工作列入學校工作的重要議事日程，納入學校發展的總體規劃，將檔案數字化建設與學校的“數字化”校園建設有機結合，做到把檔案工作的發展與學校教學、科研等工作的發展同步推進，統籌協調。加大對檔案部門的人力、財力、物力支持，為檔案數字化建設提供強有力的保障，有利于切實解決檔案數字化工作中存在的各種問題。

（二）建立健全檔案數字化工作的各項標準和管理制度。

為了使高校數字化檔案工作趨于規范化和科學化。要科學制定、修訂、貫徹各項檔案數字化標準，使數字化檔案工作逐步走向規范化、標準化。首先各單位應根據自身條件和檔案管理的特點設計檔案數字化工作流程，建立和逐步完善各個工作崗位的工作制度，細化檔案數字工作中的各項標準和工序之間的交接程序，并把工作職責落實到每一個人，做到分工明確，責任到人。根據紙質檔案的類型、介質種類、年代等不同因素，對工作流程、工作崗位、技術指標都要有針對性的進行調整和設置，并安排專人負責指導和質量檢查。對每個工序的交接環節要做好交接登記等等，比如檔案出庫領用、預處理、數字化處理、質量檢查、裝卷歸還、數字檔案信息備份移交都要做好相應的交接登記手續，要制定嚴格的工作制度和管理辦法，只有采取強有力措施，才能確保檔案原件安全和數字化檔案的質量。

（三）加強數字化檔案的安全管理。

為有效保護數字化檔案的安全，應采取定期備份、信息加密、訪問控制等技術措施。首先每份數學化檔案應備份不少于兩份完全相同的不同存儲介質拷貝。數字化檔案的管理系統應按照相關技術標準進行建設，并按要求配備經國家有關部門認證的防火墻和殺毒軟件。對不同密級的數字化檔案應該區別在不同的網絡中使用，有保密要求的數字化檔案必須在與外網隔斷的專網內使用，每份數字化檔案要根據保密級別設置相應的密級標識，同時進行技術認證和授權訪問，嚴格控制數字化檔案信息下載。而對完全開放的數字化檔案可以接入校園網，為檔案信息資源的開發和利用提供便利。檔案數字化的使用要建立實名注冊制度，設立查詢管理系統，做到一切有據可查，可追根溯源。

總之高校檔案數字化建設是高校檔案事業發展的必然趨勢。紙質檔案轉化為數字化信息后，必將有利于高校檔案信息資源的進一步開發利用，打破了紙質檔案使用上的時間和空間概念。最大限度地實現檔案信息資源的共享，提高檔案資源的利用效率，加快檔案工作發展的步伐，促使檔案工作能更好地為學校教學和科研工作服務。

參考文獻

[1]肖蘭芳.淺談高校檔案信息化建設存在的問題及對策.湖北檔案，2014（4）