關(guān)于信息化條件下高校檔案管理的思考

摘 要：隨著信息化水平的不斷提高，高校檔案管理工作進(jìn)入到一個(gè)全新的階段，同時(shí)也出現(xiàn)一些新問題新情況。本文針對當(dāng)前高校檔案管理工作中存在的矛盾問題，探索提升信息化條件下高校檔案管理水平的具體措施和辦法。

關(guān)鍵詞：高校檔案；信息化；矛盾問題；措施辦法

現(xiàn)階段，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)不斷發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)也在深入推進(jìn)，檔案信息“四化”（即存儲數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、管理自動(dòng)化、服務(wù)遠(yuǎn)程化）已經(jīng)成為高校檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢。信息化條件下，如何運(yùn)用新思路新辦法來解決檔案工作中遇到的新矛盾和新問題，更好地為國家高等教育服務(wù)，成為當(dāng)前各高校檔案工作面臨的新課題。

1 存在的矛盾問題

1.1 檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力偏弱，編配不合理

一是相關(guān)管理人員重視程度不高。沒有充分認(rèn)識到工作的必要性及其對整個(gè)學(xué)校發(fā)展中扮演的重要角色，單純地將檔案工作視為一個(gè)附帶性質(zhì)的工作，認(rèn)為此類工作對學(xué)校的管理工作無關(guān)緊要。不少檔案管理人員抱怨：檔案工作不是中心工作，業(yè)務(wù)上屬于小崗位、冷專業(yè)，排不上隊(duì)，擺不上位，不受關(guān)注，沒有前途。因此，在實(shí)際的工作中，思想意識上忽視檔案管理的作用，實(shí)際行動(dòng)上對檔案管理的支持不夠，檔案事業(yè)發(fā)展缺乏規(guī)劃與總結(jié)。此外，在固有思想及不合理體制的約束下，高校檔案管理部分通常只重視檔案的基礎(chǔ)性管理工作比如整理、編目及查閱等，對于檔案社會服務(wù)功能等方面的工作建設(shè)卻無實(shí)質(zhì)性的操作措施。二是管理人員業(yè)務(wù)水平不高。檔案管理工作對于工作人員的要求需要具有非常強(qiáng)的專業(yè)性質(zhì)，如果工作人員沒有具體的專業(yè)知識以及技能，就難以勝任檔案管理工作。目前，高校檔案管理中，相關(guān)管理人員專業(yè)素質(zhì)不高的問題比較突出。高校檔案隊(duì)伍相對于一般企事業(yè)單位的檔案隊(duì)伍文化水平偏高，但真正科班出身、從事專職檔案管理人員比較少。很多兼職檔案管理人員未接受全面檔案管理專業(yè)培訓(xùn)，業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識技能較差。懂計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代管理手段的檔案管理人員數(shù)量更少。三是檔案管理體制建設(shè)不健全。目前我國高校檔案管理工作雖然以檔案法要求為目標(biāo)，配備了檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)與工作人員，但在人員的配置、檔案管理的具體制度等方面投入力量不足，致使檔案管理工作效率低下，甚至出現(xiàn)了一些高校檔案資料歸檔整理不及時(shí)，造成檔案資料不齊全，查詢使用困難的不利局面，嚴(yán)重影響了高校檔案管理工作的效率，弱化了檔案管理工作應(yīng)有的功能。

1.2 檔案管理工作效率低，缺乏相關(guān)基礎(chǔ)性設(shè)施

高校檔案管理工作一項(xiàng)較為復(fù)雜的工程，目前高校中大多數(shù)檔案為紙質(zhì)檔案，在進(jìn)行檔案分類、校訂中通常需要大量人員協(xié)同合作才能完成，而且工作的質(zhì)量無法得到可靠保障，嚴(yán)重耗費(fèi)人力資源，工作效率低下。高校檔案管理中，因?yàn)橄嚓P(guān)投入資金的缺失，導(dǎo)致檔案管理部門無法配齊信息化設(shè)備，基礎(chǔ)設(shè)施的滯后造成了我國現(xiàn)階段大多數(shù)高校的檔案管理仍處于一個(gè)高度依賴人力操作的階段，這種現(xiàn)象使得高校檔案管理的發(fā)展陷入停滯。此外盡管一些高校在硬件建設(shè)上配備了大量的計(jì)算機(jī)，但實(shí)際的管理工作還依靠人工，大量的信息設(shè)備成了擺設(shè)。另外由于相關(guān)檔案管理計(jì)算機(jī)軟件在編制過程中，計(jì)算機(jī)編程人員對檔案管理工作缺乏認(rèn)識，導(dǎo)致開放出的管理軟件實(shí)用性不強(qiáng)，無法勝任高校檔案管理工作。

1.3 資源共享存在弊端，檔案資源利用率較低

一是信息收集與統(tǒng)計(jì)過程中存在信息重復(fù)收集。目前高校的檔案管理分工較細(xì)，人事檔案管理及學(xué)生檔案管理隸屬不同管理部門，導(dǎo)致在對信息收集與統(tǒng)計(jì)過程中存在信息重復(fù)收集，資源無法實(shí)現(xiàn)共享，浪費(fèi)人力物力。此外今年來隨著高等教育體制的改革，許多高校是由一些學(xué)校經(jīng)過合并重組而成，這就使得檔案管理工作面臨了很大挑戰(zhàn)，一些新問題也隨之出現(xiàn)。比如學(xué)校檔案流失、檔案整理歸類困難及檔案交接困難等。二是一些高校檔案館藏單一.不能滿足檔案需求。檔案編研工作是一種高層次的檔案服務(wù)形勢，將零散的各類檔案系統(tǒng)化、條理化，能夠?yàn)閷W(xué)校的各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的檔案史料。這些檔案史料從不同側(cè)面反映學(xué)校的情況，對于總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、指導(dǎo)工作、業(yè)務(wù)查考具有現(xiàn)實(shí)作用，是系統(tǒng)的、高效的參考資料。。學(xué)校的檔案、圖書、情報(bào)、資料同屬文獻(xiàn)范疇，共同構(gòu)成社會的信息服務(wù)體系，彼此之間應(yīng)該建立聯(lián)合目錄，實(shí)行資源共享，使各文獻(xiàn)部門充分挖掘資源潛力.能夠?qū)崿F(xiàn)文獻(xiàn)資源互補(bǔ)，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復(fù)和浪費(fèi)，更好地滿足社會多方面的需要。

2 對策措施

2.1 強(qiáng)化責(zé)任意識，優(yōu)化高校檔案管理模式

檔案管理工作較為繁瑣，需要管理人員具備足夠強(qiáng)的責(zé)任心，良好的職業(yè)素養(yǎng)及思想政治素質(zhì)有利于管理人員提升事業(yè)的榮譽(yù)感，在工作中實(shí)現(xiàn)自我價(jià)值。有句話“檔案工作是個(gè)良心活，好漢不愿干，懶漢干不了”。責(zé)任意識不強(qiáng)，干事敷衍拖拉，體現(xiàn)到業(yè)務(wù)工作中就會造成檔案材料歸檔不及時(shí)、收集不全、信息“老化”，檔案服務(wù)質(zhì)量必然打折扣。只有增強(qiáng)責(zé)任意識，才能做到對組織負(fù)責(zé)、對歷史負(fù)責(zé)、對本人負(fù)責(zé)。檔案工作者要刻苦鉆研業(yè)務(wù)知識，熟練把握各項(xiàng)指標(biāo)要求，吃透各項(xiàng)制度規(guī)定，嚴(yán)格落實(shí)日常管理制度，只有這樣才能保證檔案的及時(shí)、有效利用。要?jiǎng)?chuàng)新服務(wù)觀念，拓展檔案利用的價(jià)值空間。檔案工作必須始終堅(jiān)持把服務(wù)放在首位，變傳統(tǒng)的“守?cái)偸健狈?wù)為“應(yīng)用式”主動(dòng)服務(wù)，使檔案工作更高層次、更大范圍發(fā)揮服務(wù)保障效能。信息化管理理念及團(tuán)隊(duì)合作的精神是實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的關(guān)鍵所在，要通過樹立信息服務(wù)理念，加強(qiáng)管理隊(duì)伍間的相互協(xié)作，為檔案管理工作的順利完成提供重要保障；而通過運(yùn)用先進(jìn)的管理手段，能夠有效地提升高校檔案管理工作的水平，適應(yīng)信息化檔案的管理建設(shè)，提高檔案管理的工作效率，以有效的資源投入獲取較大的成效。

2.2 搞好頂層設(shè)計(jì)，增強(qiáng)制度規(guī)定的生機(jī)活力

制度規(guī)定要著眼實(shí)際與時(shí)俱進(jìn)，一要適應(yīng)歷史發(fā)展實(shí)際，適當(dāng)調(diào)整檔案材料有關(guān)規(guī)定。可考慮刪除家庭出身、家庭經(jīng)濟(jì)狀況等參考價(jià)值不大的表格項(xiàng)目，增加性格特點(diǎn)、愛好特長、指紋信息等能反映個(gè)性特征的欄目；可適當(dāng)增加個(gè)人年度總結(jié)、考核材料、民主測評結(jié)果、述職（述學(xué)）報(bào)告、專業(yè)技術(shù)成果、參加重大活動(dòng)等反映現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)的材料。可考慮建立合理的監(jiān)督機(jī)制，改革檔案不能與個(gè)人見面的規(guī)定，實(shí)現(xiàn)雙向互動(dòng)的檔案材料信息常更新常維護(hù)。二要緊貼工作實(shí)際，形成更加細(xì)化、具體化的操作機(jī)制。在規(guī)范檔案日常管理方面，根據(jù)有關(guān)要求，結(jié)合實(shí)際，制訂細(xì)化完善《人才信息中心崗位職責(zé)》、《檔案庫房管理規(guī)定》、《機(jī)房管理規(guī)定》、《信息查詢規(guī)定》、《檔案借查閱規(guī)定》、《安全保密規(guī)定》等制度規(guī)定。其次，還要建立完善各項(xiàng)登記，如檔案接收、轉(zhuǎn)遞、借查和銷毀檔案材料，以及入網(wǎng)審批、系統(tǒng)備份、信息收集查詢、數(shù)據(jù)庫維護(hù)等。同時(shí)，進(jìn)一步明確各級機(jī)關(guān)、各類人員的崗位職責(zé)，做到統(tǒng)一規(guī)范、各司其職、辦事有據(jù)。三要形成督促檢查機(jī)制。為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)、解決問題，要不定期的對所屬單位檔案室進(jìn)行實(shí)地檢查，通過勤幫多促，不斷推動(dòng)檔案質(zhì)量建設(shè)。對管檔人員，要定期考核政策水平，業(yè)務(wù)知識和實(shí)際操作技能，搞好資格認(rèn)證。凡因工作失職、管理不當(dāng)，導(dǎo)致檔案缺件、假件，造成不良后果的，堅(jiān)決追究管檔人員及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。

2.3 立足長遠(yuǎn)發(fā)展，加快高校檔案信息化管理建設(shè)

為適應(yīng)日益發(fā)展的信息時(shí)代的要求，高校應(yīng)把檔案室建成各類數(shù)字信息資源庫，并逐步使其內(nèi)容擴(kuò)大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣闊的領(lǐng)域，從而使檔案信息資源庫通過計(jì)算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)連接成為關(guān)系國計(jì)民生的超大規(guī)模的戰(zhàn)略知識庫，使檔案真正為學(xué)校的各項(xiàng)工作服務(wù)。檔案工作人員須不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，積極探索檔案工作在實(shí)踐中的發(fā)展規(guī)律，運(yùn)用科學(xué)的管理方法來指導(dǎo)現(xiàn)行的高校檔案工作。要加大現(xiàn)代化設(shè)備投入，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來配置現(xiàn)代化辦公用具和自動(dòng)化設(shè)備，加快檔案信息化建設(shè)，努力推進(jìn)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)材料電子化建設(shè)，建立電子檔案查閱網(wǎng)站，豐富網(wǎng)上信息資源，為檔案工作提供快捷、高效、多功能服務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時(shí)要轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范簡化網(wǎng)上查閱程序，拓展服務(wù)范圍，增強(qiáng)服務(wù)的有效性和主動(dòng)性，以服務(wù)手段的創(chuàng)新來促進(jìn)檔案服務(wù)效能提高，最終為高校發(fā)展提供更好的服務(wù)。

作者簡介

譚敏（1973-）女，湖南湘潭人，研究方向：檔案管理。