分析高速公路建設項目檔案的控制與管理

李妮

摘 要：針對高速公路建設項目檔案，在簡單介紹項目檔案管理特點的基礎上，提出建立可靠的管理機構、借助合同關系明確各方權責、完善檔案控制管理計劃與目標以及不同階段選定對應的檔案管理重點等有效控制與管理措施，為高速公路建設項目檔案管理目標的實現(xiàn)打下堅實基礎。

關鍵詞：高速公路；建設項目；工程檔案；檔案控制與管理

高速公路建設項目檔案是一種準確反映項目建設總體過程的重要資料，對于項目竣工驗收、管控以及維護等均有著十分重要的作用，所以，保證檔案資料的可靠性與準確性，是高速公路檔案管理工作的基本內容，也是必然要求。然而，由于高速公路建設項目對應的檔案存在數(shù)量大、涉及領域多、跨度長等特點，使得編制一套準確、可靠的檔案資料有著很大的難度。

1 高速公路建設項目檔案控制與管理的主要特點

1.1 系統(tǒng)性與完整性

在常規(guī)的檔案管理工作中，占據較大分量的是科技檔案和專業(yè)檔案，在檔案分類、組卷需求等方面存在著不同的具體要求，這和工程的業(yè)務性質、管理等有著十分密切的聯(lián)系，因此高速公路建設項目檔案具有系統(tǒng)性與完整性特點[1]。

1.2 流轉復雜性

檔案的類型較為繁多，工作人員在進行劃分時程序十分復雜，實際情況中必須由專業(yè)的機構或部門負責，并根據檔案的特點等實際情況制定一套有效且具有足夠專業(yè)性的管理辦法，以此提升檔案管理工作的效率。

1.3 檔案數(shù)量龐大

建設項目檔案的主要作用是收錄與記載建設管理過程和結果，由于高速公路本身會涉及到眾多學科和內容，所以與其相關的檔案數(shù)量較為龐大。此外，從項目立項開始，一直延續(xù)到項目使用，檔案形成的時間很長，需要經過許多單位，工作量與難度都很大，想要做好檔案的編制與管理需要付出很多的努力和實踐。

1.4 檔案的載體具有多樣性

除了基本的紙質形式，高速公路建設項目檔案還包括各種媒體檔案和實體檔案，這在很大程度上也增加了檔案整理與管理的難度，相關管理部門應給予足夠的重視。

2 高速公路建設項目檔案控制管理措施分析

2.1 建立可靠的管理機構

項目檔案編制需要按照接收流程，如圖1所示，收集建設過程中的所有材料，但由于高速公路工程跨度較長，使得工程建設單位很容易在前期忽視檔案管理工作，主要體現(xiàn)在對應機構未及時落實、人員配置不完整等方面，使得重要材料的收集不能及時開展，不僅增加了工作量和難度，還無法保證項目檔案的真實性與完整性[2]。因此，作為高速公路工程的建設方，首先應對檔案管理給予足夠重視，在此基礎上，建立一個可靠的檔案管理專業(yè)機構，配備足夠的專業(yè)人員和技術設備，從而在第一時間收集項目資料。另外，項目建設方還需同時配置專職管理人員，如今委托咨詢單位對檔案編制與管理進行負責較為常見，雖然這種管理辦法可以為建設方提供有效幫助，但這并不代表可以完全取代建設方所具有的管理職能。作為建設項目專職管理人員，除了要具備完整的專業(yè)知識，還要對高速公路工程有一定的認識和了解，首先要能在實際工作中及時發(fā)現(xiàn)問題，工程檔案是一個復雜且龐大的整體，如果管理人員的專業(yè)知識掌握不到位，可能無法準確定位檔案中潛在的問題，進而對檔案管理的效果和作用造成不利影響。

2.2 借助合同關系明確各方權責

在正式開展施工作業(yè)時，工期通常十分緊張，此時，施工單位與監(jiān)理單位無暇顧及檔案管理，將其視作“軟任務”，使得檔案材料收集和編制與施工出現(xiàn)嚴重的脫節(jié)，進而對檔案的實效性與真實性造成不必要的影響。因此，項目建設方應借助合同關系與制約，設立與檔案管理直接相關的專項條款，明確項目各方的具體責任和權力，與此同時將檔案編制的時間要求融入到施工管理主體中，必要時和工程款支付形成掛鉤，以此來提升各參建方的積極性和主動性，確保檔案編制可以和施工同時進行，保證其實效性與真實性。

2.3 完善檔案控制管理計劃與目標

完善檔案控制管理計劃與目標是切實做好檔案管理工作，使其發(fā)揮應有作用和效果的重要前提。為確保工程檔案達到優(yōu)質標準，從項目建設初期就應該制定一個科學的計劃和目標，然后所有的工作都需要圍繞這個計劃和目標展開，環(huán)環(huán)相扣，有序推行工程檔案的目標管理。尤其是省級重要建設項目檔案評比的“金冊獎”，其注重檔案形成與管理過程中的質量控制，這是因為將檔案管理融入到工程建設全過程可以起到提升檔案管理質量的作用。

2.4 不同階段選定對應的檔案管理重點

總的來說，無論實際的管理水平如何，用于檔案管理的主體力量始終都是有限的，考慮到高速公路工程點多、線長、面廣的實際特點和要求，檔案管理需要在不同的階段選定對應的管理重點，具體內容如下：

（1）高速公路建設項目籌建時期，檔案管理的重點為及時對項目立項方面的資料進行收集和整理，以便為后續(xù)管理工作奠定良好的基礎。

（2）正式開始施工前，檔案管理的重點為對及時對地質勘察等方面的資料進行收集和整理，對于一式多份的相關資料，可以先保留一份進行歸檔[3]。

（3）項目建設施工階段，檔案管理的重點為檔案與施工同步進行，簡單來說就是對施工的各項行為和成果進行記錄，同時確保檔案的真實性和完整性。除此之外，全部已經形成的施工與監(jiān)理資料，應滿足檔案預立卷提出的實際要求，這一要求主要指除了要進行頁碼打印和裝訂外，還要達到指定的專項驗收標準。

3 結束語

總而言之，檔案形成及其管理是工程建設的主要內容之一，想要切實做好管理工作，需要從立項開始，認識到檔案管理的重要作用，并建立完善的規(guī)章制度，構建健全的管理網絡。施工過程中，根據不同階段，劃分不同的管理時期，明確該階段下的檔案管理重點與計劃。工程完工后，要及時進行檔案整理，盡量在最短的時間內完成專項驗收，以保證工程檔案可以實現(xiàn)完整性、系統(tǒng)性等根本目的，從而為高速公路運營以供可靠、優(yōu)質的服務。

參考文獻

[1]彭鹿. 淺談高速公路建設項目檔案控制與管理[J]. 公路交通科技（應用技術版），2010，S1：138-140.

[2]蘇培新. 高速公路建設項目檔案管理與控制的探討[J]. 廣東公路交通，2011，02：62-64.

[3]麥宏汜. 對高速公路建設項目的工程檔案的管理的分析[J]. 中國科技投資，2013，Z2：22.