試論如何發(fā)揮檔案管理的服務效能

高美玲

摘 要：一個單位的檔案館里可以看到一個單位的發(fā)展歷程，它裝載著一個單位的文化底蘊和無數(shù)個里程碑。檔案館對于一個單位的重要性也就不言而喻了。本文從檔案管理制度化的重要性與檔案管理與各個部門之間協(xié)作發(fā)揮效能出發(fā)，認真探討了如何能夠發(fā)揮檔案管理的服務效能。

關(guān)鍵詞：檔案管理；制度化；互動化；信息化

檔案是人類對于自身的活動和文明成果有意識的進行記錄和保存，對于人類的文明發(fā)展鋪設(shè)了一個文化的長廊。檔案對于一個單位來說是非常的寶貴的財富，它承載著一個單位的發(fā)展歷史和光輝的成就，它是能夠真實的還原歷史，對于一個單位的進步和發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。因此檔案的管理工作對于一個單位來說就不單單只是個保管員的工作，而是對于單位工作提升起到重要作用的工作，那么怎樣能夠讓檔案管理工作發(fā)揮最大的能量呢？

1 加強檔案管理的制度化

制度對于任何單位，任何部門都是必須的。沒有規(guī)矩不成方圓的這句古話是一個千古不變的道理。

1.1 歸檔制度要健全

首先我們就來說說各類檔案的歸檔問題，檔案的前身是文件，檔案是由文件引申而來的。但是隨著社會的進步和文明的發(fā)展，檔案變得更加的多種多樣，除了書面形式上的文件之外，還包括許多的圖片、音頻和視頻檔案等。對于這些表現(xiàn)形式不同的檔案就要進行分類的收納和管理。文件中也會包括人事檔案、會議檔案、上級領(lǐng)導的文件檔案等，對于這些都要做出細致的管理。以便以后需要時能夠更快速查找。減輕今后的工作負擔，從而更好的為其他部門服務。

1.2 整理制度要健全

我們的檔案在收集和收納的過程中，也需要有嚴格的制度來約束，不能夠盲目的進行歸檔工作。對于一個檔案，我們首先要細致的檢查其完整性、真實性，要做到去冗取精，保證檔案的質(zhì)量。對于不完整的檔案我們要立即和有關(guān)部門聯(lián)系，共同解決和跟進，做到不漏收一個有用的檔案。對于有悖于事實的文件等我們也要堅決的進行退回并且與相關(guān)部門共同來查出事情的緣由，吸取教訓，杜絕此類事情的再次發(fā)生。只有嚴格的把好第一關(guān)才能夠更好的發(fā)揮檔案管理的效能。

1.3 日常制度要健全

除了整理和歸檔工作之外，檔案管理的日常工作也是非常重要的，也要制定健全的相關(guān)制度。檔案管理的日常工作主要包括檔案的借閱、檔案的調(diào)出、檔案的保密、工作人員的職責等。檔案的借閱是指其他部門的借看，檔案都是非常珍貴的資料，所以在借閱的過程中一定要有詳細的登記，不同等級的機密文件要設(shè)定不同等級人員的借閱限制，檔案不能夠長時間的外借等。檔案的調(diào)出也要有相關(guān)的詳細的一個流程，一定要按程序辦事，不能隨意調(diào)出和調(diào)入。檔案的保密顧名思義就是要做好保密工作，不能隨便泄露檔案的內(nèi)容。對于在檔案館工作的館員也要制定規(guī)章制度來約束工作人員的日常工作，按章管理人員，按章管理檔案。

2 廣泛應用信息化的管理技術(shù)

在二十一世紀的今天，計算機技術(shù)的應用已經(jīng)涉及到了很多的領(lǐng)域，而且在眾多的領(lǐng)域中都發(fā)揮出了很大的作用，如今已經(jīng)成為了人們工作中必不可少的一部分了。我們的檔案管理工作也應該與時俱進，積極的引進信息化的技術(shù)。信息化的技術(shù)可以更加有效的幫助我們進行分類管理工作。對于檔案的查詢更加的便利了，不用在復雜的繁多的檔案中翻找需要的檔案，信息技術(shù)可以快速的幫助我們找到我們想找的檔案，并鎖定其位置。對于我們檔案館里沒有的信息也可以通過互聯(lián)網(wǎng)來向其他的檔案館來尋求幫助。計算機也可以把我們現(xiàn)有的資料和人事資源等通過形象的圖表來表現(xiàn)出來，使得數(shù)據(jù)信息看起來更加的直觀，可以更加有效的幫助對于單位的現(xiàn)狀進行分析，有利于幫助單位制定下一步的工作計劃。

檔案形成者要具有檔案整理意識，應該按照歸檔制度想檔案室移交具有保存價值的文件材料，力求做到準確、完備、齊全。檔案形成者要認識到檔案材料的查考憑證作用，這是對檔案形成的起碼要求。檔案形成者要具有較強的歸檔意識，在工作中隨時注意歸檔材料的積累。對于有多人共同參與完成的工作，尤其應收集散存于每個人手中的文件材料。《檔案法》規(guī)定，檔案形成者應確保歸檔材料的質(zhì)量，鑒定歸檔的文件材料，并分類、整理立卷。檔案形成者應該清楚整理立卷并不是檔案管理者的事，為此絕不能把零散材料分類、不裝訂就交給檔案管理者。

3 提高檔案管理科學化水平的路徑

人事檔案交接是一項認真細致、手續(xù)嚴密、責任重大的工作，應按程序辦理。檔案管理人員大多不是專職的，所以在離崗或調(diào)動工作時，移交檔案、手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽字的不簽字，導致檔案數(shù)量、材料等問題責任不明、界限不清。

3.1 檔案交接手續(xù)

一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；三是對未整理的零散文件材料要分類存放、清理排序后及時歸檔；四是按檔案移交要求進行移交，并在交接手續(xù)上注明交接時間、地點和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務及移交清冊、頁數(shù)等，還應在移交文件上簽字蓋章，要做到對交接工作負責。

3.2 檔案信息資源的有效共享

利用信息系統(tǒng)進行加工和通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行保存?zhèn)鬏敚瑢⒃械牟煌d體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，并在此基礎(chǔ)上實現(xiàn)檔案資源的合理配置與社會共享。隨著信息化的發(fā)展，辦公自動化、電子文件、文檔一體化等新生事物相繼出現(xiàn)，文件從起草、修改到印發(fā)都通過計算機運行，它具有便于復制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復存在，使檔案形成方式發(fā)生很大變化。這些檔案的管理和利用方式與紙質(zhì)檔案截然不同，當前檔案傳統(tǒng)的工作模式和技術(shù)水平已不能適應。因此需要盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。檔案部門要充分利用計算機數(shù)據(jù)存儲量大，檢索速度快等優(yōu)勢，大力開發(fā)適用于計算機完成的檔案檢索方法和存儲模式。利用計算機技術(shù)對人事檔案進行信息存儲、檢索，從技術(shù)與管理兩方面，確保檔案實體與載體的安全，確保網(wǎng)絡(luò)傳輸及檔案數(shù)據(jù)的安全，將歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采用“雙軌制”整理方法，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理以高度有序的綜合檔案信息資源為處理核心，向各類工作提供大規(guī)模、大信息量的分布式數(shù)字信息服務，實現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

3.3 檔案工作科學化的要求

提升檔案管理工作人員的現(xiàn)代化素質(zhì)對于提高檔案管理的科學化水平十分重要。只有擁有一批專業(yè)技能過硬、現(xiàn)代管理意識較強的檔案管理人員，檔案管理事業(yè)才能夠不斷的進步，不斷的提高檔案管理的科學化水平，要根據(jù)檔案工作者所負責的具體工作及實際的能力開展突出重點、抓好典范，的業(yè)務培訓與管理意識培訓，通過相關(guān)的知識學習、技能培養(yǎng)，讓檔案工作人員能夠熟練的掌握最新的檔案法規(guī)制度，熟練的掌握最新的檔案工作行業(yè)標準，通過培訓讓檔案工作人員能夠適應檔案工作科學化的要求。

總之，檔案管理工作是一個看似輕松，實則非常繁復的工作。檔案的管理工作是與一個單位的各個部門都相同的一個部門，檔案館可以說是一個單位的核心部門，是一個單位中至關(guān)重要的部門。所以我們在日常的工作中一定要堅守自己的職責，加強與各個部門之間的溝通和合作，不斷的自我發(fā)展，從而更好的發(fā)揮檔案管理的服務效能。

參考文獻

[1]徐義全；談檔案現(xiàn)代化管理的建設(shè)[N]；中國檔案報；2000年

[2]支宗玉；做好民生檔案工作的幾點思考[J]；蘭臺世界；2008年15期

[3]周兆霞；加強民生檔案建設(shè)之管見[J]；檔案與建設(shè)；2010年04期