關(guān)于信息技術(shù)在高校檔案管理中的有效應(yīng)用分析

余丹

摘 要：伴隨著當(dāng)今我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的趨勢(shì)，在高校檔案管理工作當(dāng)中已經(jīng)開始推廣應(yīng)用當(dāng)代信息技術(shù)，由此較好地改進(jìn)了高校檔案管理工作。本文深入分析了在高校檔案管理工作中如何來有效應(yīng)用信息技術(shù)，并闡述了在應(yīng)用此技術(shù)之后最大化的提升了高校檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；信息技術(shù)；有效應(yīng)用

伴隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)、高科技等的持續(xù)發(fā)展與進(jìn)步， 在高校檔案管理工作中也開始推廣應(yīng)用信息技術(shù)，有效地促進(jìn)了高校檔案管理工作質(zhì)量與效率的提升。信息技術(shù)自身具備著直觀形象、超大信息容量、高速傳遞等諸多的優(yōu)勢(shì)，并在檔案管理工作當(dāng)中具有著極其重要的作用。高校推廣應(yīng)用信息技術(shù)之后，其在教育、教學(xué)、管理等模式方面也隨之發(fā)生著改變，使得檔案資料自匯聚方式、信息平臺(tái)、保管與應(yīng)用信息等諸多方面都產(chǎn)生了較大的變化。

1 信息技術(shù)對(duì)高校檔案管理的意義

1.1 信息技術(shù)的應(yīng)用可以實(shí)現(xiàn)高校檔案的大容量儲(chǔ)存

在高校檔案管理工作中有效地應(yīng)用信息技術(shù)，能夠達(dá)成海量信息的存儲(chǔ)，使得工作人員能夠較好的來對(duì)應(yīng)管理不同類型的檔案信息。在以前實(shí)施檔案管理工作重點(diǎn)是應(yīng)用手工來進(jìn)行分類整理，不僅工作任務(wù)繁重，并且還顯現(xiàn)出較低的工作效率。在檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)，能夠達(dá)成自動(dòng)化與網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理，并能夠促進(jìn)檔案管理人員工作效率與質(zhì)量的提升，其僅需在計(jì)算機(jī)中輸入相關(guān)數(shù)據(jù)，就可以達(dá)成重復(fù)使用。另外，在系統(tǒng)輸入相關(guān)數(shù)據(jù)之后，僅能夠有著報(bào)表的自動(dòng)生成，并來統(tǒng)計(jì)和分析相關(guān)的信息，由此也給予學(xué)校其他工作事務(wù)以便利性。

1.2 信息技術(shù)的應(yīng)用可以為檔案管理人員提供工作上的便利

在高校檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)之后，可使檔案管理人員自以往固有的繁復(fù)手工勞動(dòng)的當(dāng)中走出來，并使其工作重點(diǎn)導(dǎo)入到匯聚和編撰資料當(dāng)中，如此一來就能夠較好提升檔案資源的整體性和豐富性，由此也給予學(xué)校其他工作事務(wù)以便利性。另外，匯聚分類、開發(fā)應(yīng)用檔案也是一種繁復(fù)的工作，倘若檔案管理平臺(tái)缺乏完備性，則工作效率與質(zhì)量也會(huì)較低。在檔案管理工作中有效應(yīng)用信息技術(shù)，即可達(dá)成檔案資源的共享。首先教師能夠以自我所具有的權(quán)限來對(duì)相關(guān)的資料進(jìn)行瀏覽和下載；其次，工作人員也可通過網(wǎng)絡(luò)傳遞交接相關(guān)檔案資料，以此來對(duì)于高校整體的各項(xiàng)工作的質(zhì)量與效率進(jìn)行有效提升。

2 高校檔案管理現(xiàn)狀

2.1 高校檔案管理觀念落后

在以往不少高校的高層管理者通常會(huì)關(guān)注于教學(xué)與科研工作方面，而忽視了檔案信息自身所具有的作用與價(jià)值。教師也是全身心投入到平時(shí)的教學(xué)實(shí)踐當(dāng)中，不注重建設(shè)與管理檔案信息資源，認(rèn)為自己與檔案管理工作沒有工作交集，滯后的檔案管理理念讓所建設(shè)的檔案信息顯得不完備，各類時(shí)間較長的信息資料都累積了起來，難以進(jìn)行有效管理。導(dǎo)致產(chǎn)生了缺乏的實(shí)用性的檔案信息，對(duì)于檔案信息的客觀真實(shí)性直接構(gòu)成了影響。。

2.2 高校檔案管理模式陳舊

伴隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，檔案信息資源已升華成為了社會(huì)進(jìn)步的戰(zhàn)略型發(fā)展資源。但是，部分高校還具有著較為滯后檔案信息管理方式 依然應(yīng)用手工來對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，既有較大的工作量，而且質(zhì)量與效率也較難提升，也未有專門的的檔案信息資源庫。同時(shí)“注重于管理，不注重于服務(wù)”也形成了在日常管理中的單一化，使得查閱檔案時(shí)手續(xù)較為繁瑣，未能較好的利用好檔案信息。

2.3 高校檔案管理水平整體低下

現(xiàn)今因?yàn)椴糠指咝Ｈ匀辉趹?yīng)用以往固有的人工管理檔案的方式，造成了巨大的信息量的保存不便于查閱，管理的質(zhì)量與效率較低。另外此種方式，會(huì)讓較多的人接觸到檔案，難以保證檔案的保密。并且不便于保存、查閱、更新檔案，并直接造成了檔案的長期的累積，形成了就會(huì)較多的檔案資料的存儲(chǔ)，不便于保存、查閱、更新檔案。

3 信息技術(shù)在高校檔案管理工作中有效應(yīng)用

3.1 信息技術(shù)中硬技術(shù)的應(yīng)用

高校檔案管理工作中應(yīng)充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、打印機(jī)等多種輔助設(shè)備，能夠有助于工作人員順利實(shí)施檔案管理工作。在以往固有的檔案管理工作，是應(yīng)用手工的方式來匯聚和處置檔案資料數(shù)據(jù)，使得工作量較大，而且形成了工作效率低下。巨大的檔案信息量使得查閱時(shí)較為困難。而在應(yīng)用和推廣信息技術(shù)之后，在高校檔案管理工作大都配置起了計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備，能夠使得工作人員直接從網(wǎng)絡(luò)來獲取需要的資料信息，并轉(zhuǎn)換和制作為電子版文件進(jìn)行存儲(chǔ)，以此來達(dá)成檔案資料的數(shù)字化形式。電子文件不僅方便存儲(chǔ)和保管，而且不占用保管的空間。由于電子文件是新型的信息載體，近數(shù)年以來，現(xiàn)今的電子檔案已經(jīng)逐漸替代了原先的紙質(zhì)檔案。學(xué)校所榮獲的各類獎(jiǎng)品，因?yàn)楸９苓^程中會(huì)出現(xiàn)破損和陳舊等情況，所以應(yīng)該拍攝出視頻或是照片來進(jìn)行影像保存，另外所榮獲的各種紙質(zhì)的獎(jiǎng)狀與證書等，能夠制作成掃描件作為電子文檔保存到計(jì)算機(jī)中。

3.2 信息技術(shù)中軟技術(shù)的應(yīng)用

即使是早期的文件系統(tǒng)也能夠轉(zhuǎn)化為電子文檔進(jìn)行有效的存儲(chǔ)，由于此部分文件具有著繁瑣的數(shù)據(jù)信息，在共享數(shù)據(jù)和檢索信息等諸多方面都有著部分的弊端，因此難以進(jìn)行的范圍的應(yīng)用推廣。在當(dāng)今信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展趨勢(shì)下，為能較好的在檔案管理工作顯現(xiàn)出電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫的作用。應(yīng)用數(shù)據(jù)技術(shù)的能夠較快的達(dá)成消除數(shù)據(jù)信息的冗余消除、有效檢索信息、存儲(chǔ)和共享信息。在高校構(gòu)建起了檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫，能夠較好的應(yīng)用計(jì)算機(jī)自身的快速檢索、密集存儲(chǔ)的功能，既可有效提升高校檔案信息的保密性，還可有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。作為世界性的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，是自規(guī)模不同、類型相異的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)所匯合構(gòu)成的。由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的普及，產(chǎn)生了共享的信息資源，隨著持續(xù)性發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在設(shè)備的配置及技術(shù)方面性能互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)都可達(dá)成檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)既可達(dá)成傳遞、接收、匯聚數(shù)據(jù)檔案，還可達(dá)成真正意義上的共享網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)，并使得高校檔案管理工作效率與質(zhì)量得到較大提升。

4 結(jié)語

總而言之，與社會(huì)其他行業(yè)的檔案管理工作相較，高校檔案管理工作具體有著自身的特殊性，其檔案資料是以校史和與學(xué)校教育發(fā)展相關(guān)的資料為主，應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)可較好提升檔案管理工作的整體水平，以及進(jìn)一步提升檔案的有效利用率，使得學(xué)校師生及社會(huì)上有相關(guān)需求的人們能夠便捷的查閱檔案信息。從而體現(xiàn)出檔案信息的存在價(jià)值。因此，各個(gè)高校應(yīng)確實(shí)來對(duì)檔案管理工作的理念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，進(jìn)一步開發(fā)和利用好檔案信息資源，并能夠達(dá)成檔案管理工作的科學(xué)化和信息化，以此來更好的促進(jìn)高校教育教學(xué)及各項(xiàng)工作的順利展開。

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