探析檔案信息化建設管理工作

康偉

摘 要：本文詳細論述了檔案信息化的核心管理思路，探析了發展檔案信息化在實際工作中的關鍵環節和因素，闡述對信息化建設中的一些看法。

關鍵詞：檔案信息化；環節；因素

檔案信息化建設是利用電腦、掃描儀、數碼相機以及各種數據處理軟件，對傳統的紙質檔案進行數字化加工，其核心是檔案數字化，處理后形成符合規范的電子數據文件。經過處理的紙質檔案可以用相應的傳媒格式來保存，常見的有圖片文件、音頻文件、視頻文件、文本文件、數據庫等。檔案信息化建設首先是將現有的重要檔案文件資料進行數字化處理，由檔案專職工作人員對檔案進行數字化加工、格式轉換、提供存儲等步驟，接下來要創新傳統收集檔案的方法，將歸檔方式逐步過渡到電子文件和紙質文件同步接收，專業人員及時審核收集到的電子檔案文件，符合要求的隨時歸檔，和紙質檔案文件同步接收同步處理，將檔案信息化的工作重點放在日常中，而不是經由積累后再去回頭整理。在對歷史檔案數字化處理過程中，對需要處理的檔案。要想做好日常化的處理，需要制定完善的實施細則和相關規章制度，通過制度來規范出需要進行信息化處理的檔案，要有檔案信息化的具體范圍，也要結合工作實際，把本單位本部門重要的檔案排在優先處理，不重要的檔案可以延后處理或者不進行信息化處理。當然，在進行檔案信息化工作的同時，不能忽略了原有的傳統檔案歸檔處理方法，要把檔案的信息化作為傳統檔案工作的有效輔助。

1 檔案信息化建設的關鍵環節

檔案信息化必須依靠先進的電子信息處理方法，隨著計算機技術的發展，各種信息獲取技術越來越多，我們檔案工作者要做的是把這種技術運用到傳統檔案歸檔環節中，技術在好，也要首先把傳統檔案歸檔的這個基礎打好。檔案信息化在檔案管理的發展歷史中，是一個具有顛覆性的新技術新概念，不僅實現了存儲方式的永久性，也為今后的搜索利用提供了堅實的保障，但任何技術都有自己的某種缺陷，檔案信息化也不能免于例外，比如在其保存環節中的保密性和安全性就格外值得注意，電子檔案不像紙質檔案那樣看得見摸得著，我們需要嚴格管理其存儲的安全，避免數據丟失，被盜取復制，被病毒攻擊等破壞方式，因此需要一如既往的重視紙質檔案的基礎保管。檔案的信息化在根本上是一種有效的補充技術，并未對檔案工作各環節的本質造成改變，它是在原有工作模式的基礎上，給我們帶來了便捷性和實用性，讓我們的工作更加有效率，讓我們在檢索提供利用中更加準確和迅速，更好的發揮檔案的作用，相信這種作用也會隨著信息技術的不斷發展而不斷創新和進步。當下在檔案信息化發展過程中依舊不能放松對傳統紙質檔案的管理正是為了有個更好的保障，在今后的技術中，肯定會對現在的弱點環節比如安全保密性等進行補充更新，我們不斷的在研究和創新各種技術，把它運用到檔案管理工作中，信息化建設是對檔案工作的一種技術提供，可以運用好的技術才是有效的技術，但更應認識到技術不能完美無缺的，不能不切實際的亂用，在檔案管理的各種環節中，傳統的人工處理方式不能不取代，不能為了信息化而不顧實際的信息化，從而造成傳統管理模式被信息化建設牽著走。另外在信息化建設中要做到合理適度的原則，根據單位的檔案全宗數量配備適當的檔案信息化工具，避免大規模投入資金和人員，避免造成浪費和加重單位經濟負擔。檔案信息化建設要一步一個腳印的發展，找到適合本單位的節奏和模式，在傳統紙質檔案得到充分保障的基礎上去進行。

2 決定檔案信息化建設的主要因素

信息化技術的應用歸根結底離不開人，人的主觀能動性是決定檔案信息化建設的成功與否的主要因素之一。從事檔案信息化工作的人員不僅要具備傳統檔案工作人員的各種素質和業務知識，還要掌握跟信息化工作相關的計算機知識，現在面臨的難題是老一代檔案工作人員的計算機專業能力不足，而新一代檔案工作人員對信息化的知識能完好掌握，但過于依賴計算機信息化技術，如何能夠做到兩者的完美結合，就是我們檔案信息化建設對人才的理想要求。檔案信息化的人才目前有兩個途徑進行培養，一個是在現有的傳統檔案工作人員中組織集中培訓和學習，理論結合實踐的教學，使其更新觀念勇于創新，逐步的在工作中開展檔案信息化，二是在各高校的檔案學專業中，將檔案信息化作為重要課程并加大學分比重，使檔案工作人員在源頭輸出中就開始掌握這種新技術，這種模式目前已經在做并且成效很好，一些新入社會的檔案工作人員都能很好的掌握信息化技術，并且把傳統理論知識做為基礎結合。除了對人才培養的這兩種方式外，在日常工作中我們也需要改變原有的制度，一是把檔案信息化工作逐漸的深入到工作考核中，成為檔案工作人員的硬性指標，并直接和其KPI指標掛鉤，提高其主動性。二是對檔案工作人員進行獎罰措施，對信息化工作開展好的人員進行物質獎勵，并采取可以評選先進優先調動等措施，進最大可能的發揮人員積極性。總之，信息化建設中人才的培養是最為主要的因素，人的主觀能動性發揮出來，才可以完美的駕馭好技術，這需要我們把信息化建設的優點充分貫徹到每個人心中，使其在工作中獲取益處嘗到甜頭。信息化人才的建設需要多重并舉，多中措施，過程不求最快，但求穩求好，讓每一個檔案工作人員都能從信息化建設中獲得經驗，提出建議，讓每個人都主動的參與其中，大家相互學習共同進步，在一起研究和分項信息化工作中的成果和喜悅，隨著信息化人才的不斷發展壯大，一定會帶動整個檔案工作的快速發展，從而使檔案工作更好的為社會提供利用。

如何提高工作效率也是檔案信息化建設的主要因素之一，我們進行檔案信息化建設說到底就是為了我們的工作變得更高效，讓我們的工作變得更便捷。這要求我們每個人員都要以本單位的實際情況來制定有針對性的措施，不能盲目的跟隨，要根據我們原有的檔案制度來制定信息化建設的相關制度，并且要在工作中總結和完善，要多進行繼續教育和研究，通過與傳統檔案工作的對比，來找出能夠提高工作效率的方法，使檔案信息化建設的價值在實際工作中真正體現出來。

綜上所述，當前檔案信息化建設在注重關鍵環節的基礎上，加大信息化人才的培養和正確的運用，結合各自單位崗位的實際情況，嚴防過度投資和浪費，才能使檔案信息化建設充分的發揮作用并為檔案工作增加新的活力。

參考文獻

[1] 社會轉型期檔案信息化與檔案信息倫理建設研究 馬仁杰、張浩、馬伏秋著

[2] 檔案信息化建設實驗教程 徐華、張敏、王順著