關于做好檔案管理工作的思考

蒲小峰

摘 要：檔案是人類社會發展到一定階段的文明產物，是一種“凝固的歷史”，它以各種方式和載體將人類的歷史活動過程和思想記錄下來并使之流傳后世。本文論述了檔案工作創新需解決好的四個關系，分析了當前檔案工作中存在的問題并提出了對策建議，對做好新時期檔案管理工作具有現實意義。

關鍵詞：檔案管理；創新；服務

檔案是依據、資源、財富，檔案工作是涉及到每個部門和個人，同時也是一個機關單位公務活動的真實記錄；通過檔案可以真實再現現階段機關工作的歷史面貌。重視檔案工作，進行規范化管理，對提高機關各部門的工作效率具有重要的意義。創新是檔案事業發展的必然要求。新世紀、新階段對檔案工作提出了更高要求，檔案工作要適應這個要求，必須要有新思維、新理論、新方法。要解放思想，破除因循守舊觀念；要與時俱進，樹立大服務理念，要擺正位置，在發展文化事業的大環境中發展自己。

1 檔案工作創新，需解決好四個關系

1.1 創新與基礎的關系

工作創新不是憑空想象，不是“空中樓閣”，創新必須在原有基礎之上進行。建國以來，我國檔案工作歷經幾十年的發展，形成了一整套理論、方法和工作經驗，檔案事業得到了較快發展，形成了獨具特色的工作體系，這些基礎對我們今后的工作仍具有較強的指導意義，是創新的根基，因此，創新絕不能拋棄這個基礎，要在認真研究、總結過去的基礎上，分析現在和將來的形勢，在發展中尋求新的突破。

1.2 創新與現實的關系

工作創新不能脫離實際。當前，檔案工作仍處于初級發展階段，在由計劃經濟模式向市場經濟模式的轉變過程中，許多問題沒有解決好，檔案工作還處于受多種條件限制發展較慢、社會檔案意識不強、檔案部門工作不到位、檔案事業發展后勁不足狀態。創新就要重視現實，面向未來，從實際出發，圍繞如何解決現實存在的問題，在打好基礎、快速發展上求突破。

1.3 創新與學習、借鑒的關系

學習是創新的基礎，借鑒是創新的階梯，創新是學習的動力，也是學習的目的。檔案工作創新既要學習本行業專業知識，借鑒本行業成功的經驗和方法，又要學習相關專業、其他行業知識，借鑒其他行業和專業創新方法和成功經驗。創新要堅持“推陳出新”原則，運用否定之否定認識規律和批判、繼承觀念，在學習、借鑒中創新。

（四）創新與實踐的關系。創新是事業發展的動力，但創新絕不能是虛無飄渺的創新，理論創新、方法創新都要經過實踐檢驗，凡是對事業的發展有促進作用的創新，都要大力推廣，在實踐中不斷完善。

2 當前檔案工作存在的問題

2.1 對檔案工作重要性認識不夠

檔案工作相對于機關前沿的業務工作而言，是幕后服務性工作，容易被領導忽視。對檔案工作重視不夠的主要表現是：檔案工作在個別單位領導心目中地位不高；對檔案工作人、財、物投入不夠；檔案工作人員的經濟、政治待遇得不到應有的保障。

2.2 基礎設施差

一是館庫條件差、面積小、容量飽和。二是檔案的收集不夠完整。三是文件材料把關力度不夠，損毀嚴重。

2.3 檔案人員不穩定，素質有待提高

主要表現是：個別單位檔案人員經常變化，特別是一些單位二級機構檔案人員的變化頻繁，新人員需要較長的熟悉和適應過程，不利于檔案工作的深入開展；個別單位人員變換中，工作交接不規范，在一定程度上影響了檔案的完整性；檔案人員忙于日常工作較多，在深入調查、工作創新上不夠。

2.4 檔案管理質量和利用效率有待提高

檔案管理的高質量是為檔案利用的高效率，但通過近年來互查發現，在檔案管理質量和利用效率上還有差距。表現為歸檔分類不夠合理，保管期限劃分不夠準確；有的注重文件的歸檔，對重要（相關）材料的歸檔重視不夠。

3 對策建議

3.1 加強領導，健全組織

工作好不好，關鍵看領導，領導重視是做好檔案工作的前提。首先應健全檔案工作責任制，明確主管領導及直接負責的相關領導；其次要建立檔案管理機構網絡，形成以檔案室為中心，各部門共同參與的管理網絡；第三要逐步建立健全統一領導，分類建檔，逐級負責，條塊結合的檔案管理體制。

3.2 創新方式，優化結構，提高質量

1、創新檔案工作思路。檔案工作要創新就要改變既無動力又無目標的狀況，努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創造者，形成檔案工作由事后搜集材料變為事前介入、事中參與的新的檔案管理工作理念。只有日日思變、天天求新才能以超前的意識、超前的節奏、超前的服務贏得市場、贏得利用者的滿意，才能讓檔案工作在社會上“熱”起來。

2、創新方式，優化館藏結構，提高館藏質量。一是走“特色”之路。其一是地方特色。即館藏檔案除應全面揭示本地區的歷史面貌外還應著重反映本地區的“地方特色”。每一個地方都會有其獨特之處：如在工業生產、農副產品、文化教育、科學研究、自然資源、名勝古跡、人文景觀、風俗習慣等，將這些“獨特之處”的各種資料收集起來就是這個檔案館與其他館的不同之處。一個地區的“獨特之處”不是一成不變的，它會隨著社會的發展而變化，檔案館收集地方特色檔案必須及時了解動向，調整收集對象。其二是館藏特色。館藏特色是指館藏中某種門類或某種載體的檔案較多從而形成本館的特色。如有的檔案館收集了大量的照片檔案，有的檔案館擁有本地區黨政機關及所屬單位在發展過程中多次變更了的印模檔案，還有的檔案館建立了人物檔案全宗，把本地區的知名人士在各種社會活動中形成的各類資料收集在一起并為人物檔案全宗開辟了一個專用庫房。在實踐中地方特色與館藏特色相輔相成，二者往往是互為依托又互相補充。二是走“精品”之路。精品意味著高質量，而提高館藏質量的辦法應從以下三方面入手：第一，對現有館藏進行鑒定剔除無保存價值的案卷；第二，嚴把進館質量關，把重份文件立卷保管期限劃定不準確以及重復進館等問題杜絕在進館前；第三，加強館藏信息資源的開發，做好檔案開放工作、編研工作和建立好科學檢索體系。第四，貼近社會創新服務力，求檔案事業跨越發展。檔案工作的宗旨是利用，其生命力在于服務。要圍繞服務做文章不斷拓展服務領域，創新服務機制，增強服務效果，擴大社會影響，使檔案工作服務貼近“中心”，貼近社會，貼近群眾，貼近現實。

3.3 加強檔案干部隊伍建設，保持檔案隊伍的相對穩定

各級檔案部門要按照提高整體素質、增強創新能力的要求，著力建設一支政治強、業務精、作風正、充滿活力和創造力的高素質檔案干部隊伍。一是要進一步加大各級檔案領導干部的培訓力度。組織參加有關檔案培訓班或專題研討班，努力提升檔案干部的領導水平和理論水平。二是要高度重視專業人才和業務骨干的培養。積極營造有利于人才成長的良好環境，努力培養和造就一批熱愛檔案事業、掌握現代檔案知識和先進管理理念的復合型檔案管理人才。三是加強對檔案人員的繼續教育。要采取多種形式加強檔案人員的繼續教育，對檔案管理人員定期進行培訓，檔案專業人員也可到現場指導，也可到好的單位實地參觀學習。

3.4 完善設施，加大軟硬件建設

硬件上，要按照檔案規范管理的要求，配備充足的檔案柜，有條件的單位可以購買密集柜，要有防盜門窗、吸塵器、滅火器、溫濕計等必要的安全設施。軟件方面，要加強檔案信息化建設。首先要立足現有信息化設備，對文件材料實行電子存檔，對歷年文件材料掃描錄入，以備將來檔案信息化建設需要。其次要由國家檔案局或自治區檔案局開發統一的檔案管理軟件，使檔案的管理更加統一化、規范化、科學化、簡便化，檔案的利用更加高效化。