淺談社會保險檔案管理

李治林

摘 要：社會保險檔案管理是社會保險經辦機構辦理社會保險過程中形成的具有保存和利用價值的電子版和紙質版的資料記錄。社會保險檔案管理是社會保險的重要組成部分，在社會保險管理中具有十分重要的意義，受到了重視。本文論述了社會保險檔案管理的重要意義，以及當今社會保險管理中也存在許多問題以及解決的方式。

關鍵詞：社會保險檔案；管理

社會保險業務檔案是各級經辦機構在辦理社會保險收、支、管全過程中所形成，并被保存起來以備查考的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些記錄能夠準確反映一個參保對象從辦理參加養老保險手續到終止養老保險關系，其間所能享受到的養老、醫療、失業、工傷、生育等待遇。

1 社會保險檔案管理工作的意義

社會保險檔案是規范社會保險經辦操作的首要載體。社會保險經辦工作質量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險辦理和服務的記載，是考量經辦工作是否依法進行的依據。無論是績效考核、內部控制和外部監督都需要依托檔案資料。

社會保險檔案是服務參保對象的重要媒介。社會保險也是用人單位保履行義務和參保人員繳納保險費用的一種歷史憑證，通過此憑證，社保人員享受社會保險繳納范圍內的各種權益。隨著社會保險事業的發展，廣大參保單位和職工對服務的質量要求越來越高，維權意識不斷增強，社會保險檔案的記錄與民眾的社會保障越來越密切，記錄著民眾享受社會保險的詳細內容，服務范圍將逐漸的擴大。

做好社會保險檔案工作是建立健全社會保障體系的重要保證。黨和國家提出要建立全覆蓋城鄉居民的社會保險體系，保障人民的基本生活，這是構建和諧社會的畢本內容，也是實現中國夢和改善民生的根本。做好社會保險檔案管理工作是提高社會保險部門服務質量的重要前提。社會保險檔案管理也是社會保險事業發展的重要歷史資料。通過對檔案資料的整理和分析，可以為保險行政部門制定保險費用的收繳和保險服務的方式提供一些珍貴的歷史資料，完善保險管理體制。

2 社會保險檔案管理中的主要問題

檔案管理制度亟待完善。社會保險項目管理制度的不斷健全，保險項目的門類增多，辦理社會保險的人數只能多，保險項目經辦機構所形成的的各種圖標、文件和憑證等數量越來越龐大，檔案管理的難度增大，管理的范圍增加，保管時間的延長和保存方式的多樣化等，缺少統一管理的標準和規范。在繁雜的檔案管理中，由于能力和技術有限，難免會出現各種問題。

檔案信息資源共享程度不高。社會保險辦理過程中需要大量的文件資料如身份證、死亡證和收入證明等都來自于其他社會職能部門。這些資料可以直接從這些部門單位的網上進行下載，大量的數據資料堆積造成了檔案資料的膨脹，部分單位部門的檔案信息形成封閉式的管理方式，檔案資料得不到有效利用，造成資源的浪費。同時檔案管理信息化程度不高，限制了檔案信息的閑置浪費。社會保險機構本身的信息化程度不高，限制著檔案資源的信息共享和信息利用。

檔案信息化管理水平較低。當前，檔案的存在形式主要是紙質為主，計算機信息檔案為輔。紙質的檔案占據了大量的空間，增加了檔案管理的成本，在檔案借閱是提供原件或進行復印時，很容易造成實體的損壞，紙質的檔案調閱非常繁瑣，檔案的使用效率比較低。

檔案資源利用不夠充分。社會保險檔案的管理方式比較單一，主要是檔案的整理、歸檔、閱覽、借出和復制。檔案僅僅在機構內部和參保人員之間進行傳遞和借閱，檔案跨部門之間的信息交流比較少，檔案的利用性你比較差。檔案管理技術的多媒體化、數字化和網絡信息化水平比較低，檔案的公開性和共享性難度大，檔案的保密水平不夠，不利用檔案信息的利用。

3 加強社會保險檔案管理的對策和建議

加強基礎設施建設。調整社保局辦公區布局，為建立檔案室和檔案查閱室預留足夠空間。投資足夠資金購置移動式檔案柜和其他設備。配備消防、通風、安全設備。購置檔案管理工作必需的硬件設備，如快速掃描儀、計算機等。研發和購置檔案管理軟件。進行電子檔案管理，在電腦公司協助下自行開發管理軟件從靈活就業人員社保檔案掃描存儲起步。移動硬盤構建的數據庫，存儲參保人基本信息（身份證號、檔案號、就業時間、繳費情況等）和人事檔案信息。

加強組織領導，建立健全檔案工作體系。檔案管理工作體系的建立，必須加強組織建設，形成統一領導和分級管理的方式，做好檔案管理各個環節的協調和溝通，正確有效的落實檔案管理工作目標。社會保險機構的各級主要領導要對檔案管理工作高度重視，關系檔案管理工作的現狀和未來發展趨勢，對檔案工作進行詳細、全面的部署，并將檔案管理工作納入員工考核的范圍之內?？h級以上的社會保險機構應該建立專門的檔案管理部門和科室，配置專門的人員進行管理，制定專門的管理規章和設置專門的領導機構。

完善制度規定，實現檔案管理制度化。為適應社會保險經辦管理模式，建立一套完備的業務檔案管理制度勢在必行。系統化、標準化的檔案管理流程和規章制度，可以大大促進檔案工作水平的提高。人力資源和社會保障部與國家檔案局正在制定《社會保險業務檔案管理規定》，準備出臺一套符合社會保險特點的專業檔案管理制度，將在科學界定社會保險經辦業務中所形成文件材料的歸檔范圍、保管期限和分類方式等方面，為全國制定框架性的管理依據。

推進資源建設，實現檔案管理信息化。積極發揮計算機管理的優勢，推進檔案信息化建設。選擇功能完善的檔案管理操作系統，可以實現檔案的輕松快捷著錄、完整高效統計和快速準確檢索。加強電子檔案管理，對于相關協議服務單位聯網結算，對通過Internet網上經辦產生的電子文件進行檔案管理，確保文件的原始性和法律效力。大力開展檔案數字化加工，對現存的紙質、實物檔案進行數字化加工處理，在業務窗口對檔案資料進行前端掃描。

利用檔案資源，提高檔案服務水平。檔案管理的根本目的是利用。檔案利用是檔案生命力最直接、最有效的體現。積極開展檔案利用需求調研，確定服務對象和服務內容，提高檔案利用服務的針對性。及時續編檔案索引目錄，方便各類利用者調用檔案。深入挖掘信息資源，整理匯編政策經辦資料，向社會公開現行業務文件。建立社會保險檔案信息中心，與社會保險經辦窗口、勞動保障電話咨詢服務中心、勞動保障網等實現檔案信息共享，建立社會保險檔案服務網絡，為社會各界提供社會保險檔案信息服務。

加強檔案管理人員隊伍建設，提高檔案管理人員的綜合素質和技能 ?；A的知識、技能、政治素養、道德素養、管理能力，以及分析處理問題的能力等，通常情況下是從事檔案工作必須具備的能力。檔案業務工作的效率、水平和質量在一定程度上受到檔案人員綜合素質的高低的影響和制約，同時對檔案工作整體效能發揮重要的作用。但是，目前很多保險部門的檔案管理者的水平比較低下，服務意識差，主觀能動性不強。因此，一方面，檔案工作者必須加強業務培訓，掌握相關的專業知識，找到工作中的不足之處，并且提高自己的創新意識。另一方面，加強自身學習，因為信息化的現代，檔案管理也由簡單的手工操作，轉為現代化的管理密集知識型的工作。也只有具備高素質的，掌握現代科技的管理人員才能勝任。

4 結語

總之，加強社會保險檔案的管理工作是非常有必要的，在社會保險事業快速發展的今天，從培養社保檔案管理意識、加強基礎設施建設、建立檔案管理專業隊伍、完善檔案管理制度以及建立合理的檔案管理規劃等方面加強社會保險檔案管理的工作，對于保證社會的和諧穩定具有極為重要的現實意義。

參考文獻

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