關于醫院照片檔案管理的幾點思考

高媛媛

摘 要：照片檔案是特殊載體形式的檔案資源之一。醫院的照片檔案是醫院進行醫療、日常管理等過程中以照片形式承載的檔案信息資源，是醫院檔案信息資源的關鍵組成部分之一。隨著照相技術的日益發達和普及，照片檔案在檔案全宗里將占據越來越大的比重。因此，做好照片檔案工作已經成為做好檔案工作的重要一環。為此，本文擬從醫院檔案照片的特點入手，對醫院照片檔案的現代化管理展開論述，以資借鑒。

關鍵詞：照片檔案；現代化；管理制度；文書檔案

所謂的照片檔案，即政府機關、企事業單位、社會團體以及公民在社會實踐過程中形成的、具有文獻價值的以感光材料作為保存載體的檔案信息資源。照片同文字、語言等載體的信息傳播效用不同，其能夠藉由真實的影像記錄形式使受眾直觀地形成對照片所承載信息的認知。因照片能夠真實地記錄和再現特定事件，因而其在檔案信息資源的利用過程中具有不可替代的效用，諸如書籍編訂、歷史事件見證等。因此，醫院應該充分利用照片檔案，豐富醫院檔案形式，強化醫院檔案的現代化管理。

1 醫院照片檔案的特點

醫院照片檔案相對于普通檔案而言具有直觀生動和易于保存的特點。

1.1 直觀生動

照片這種特殊信息介質能夠真實、直觀記載特定事件，因此醫院的照片檔案可以對一些醫學臨床上的病狀進行直觀記錄，從而為后續的醫學研究提供可信的研究佐證和研究素材。此外，任何醫院自建院以來的發展歷程、歷任醫院領導人、醫院診室以及辦公區的變化等，均可以通過照片檔案信息資源得以真實再現。

1.2 易于保存

從儲存方式看，照片檔案能夠存儲于計算機、CD-ROM、硬盤之中，其對存儲空間要求較小，因而更新較為便捷，分類管理也易于進行。現今數字技術日益普及，使得先前的感光照片能夠通過掃描處理轉換為數碼照片，進一步提升了照片檔案信息資源管理的便捷性。同時，對于底片遺失或者損耗的感光照片而言，可以通過數字化處理，使照片所承載的信息內容得以保存，并且可以將數碼照片沖印為紙質照片形式，以便有效地對其進行存儲和利用。

此外，數碼照片還具有連接快、應用廣泛的特點，因為數碼照片可以在自己的數碼相機和計算機上顯示、瀏覽、處理，還可以與打印機、刻錄機、幻燈機、電視機等多種外連設備連接傳輸，更能與局域網中多臺電腦或各個網站互相鏈接，進行網上發布，從而大大擴展了應用范圍。因此照片檔案中的數碼照片應用較多。

2 醫院照片檔案的現代化管理

醫院照片檔案的現代化管理需要從強化照片檔案管理制度、綜合利用照片檔案與文書檔案、正確處理照片檔案手工操作與現代化管理的關系三個方面著手實施。

2.1 強化照片檔案管理制度

對照片進行歸檔是檔案管理工作的關鍵環節。怎樣使照片價值得以最大化開發與最大化利用，關鍵在于檔案管理機構能否實現對照片檔案信息資源的規范化歸檔處理。無論是傳統的紙質照片，抑或是新型的數碼照片，檔案管理機構均應對其進行規范化的歸檔，因此從檔案信息資源管理的實踐角度看，應創設系統化、規范化的照片歸檔流程與歸檔制度，從而實現對照片檔案信息資源的科學管理。醫院檔案管理部門應轉變檔案管理工作理念與工作模式，摒棄先前照片檔案存于醫護人員處或者交由具體業務科室管理的方法，要求具體的業務科室以及醫護人員定期將照片向醫院檔案管理部門移交，由醫院檔案管理部門對照片進行建檔、歸檔。同時，基于保障照片檔案收集的完整性，應在醫院內部的每個部門指定檔案員，通過檔案管理工作培訓，使其具備檔案管理知識與相關技能，從而保障照片檔案的收集與移交。具體的照片收集范圍包括：醫院的突出科研成果類照片、院級領導人出席重大活動照片等，同時檔案員應列明照片所涉及的時間、地點、人物以及拍攝者等，并將收集到的照片進行裝冊處理，然后定期向醫院檔案管理部門移交，其后由檔案管理部門工作人員對移交的照片進行統一遴選，將其中有文獻價值的照片進行存檔處理。此外，基于保證部門檔案員能夠忠于履職，醫院應將其履職情況納入績效考核，從而構建醫院照片檔案信息資源管理的長效制度。

2.2 綜合利用照片檔案與文書檔案

傳統的檔案管理工作以人工處理為主，檔案信息資源管理現代化要求依托現代信息技術，創設全新的檔案管理模式。因此，醫院檔案管理部門應注重檔案信息管理系統的創設，藉此實現高效的照片檔案信息資源管理，提升醫院照片檔案信息資源的開發利用效率。而檔案信息管理系統的創設，不僅需要照片檔案，更需要文書檔案，而且需要二者加以結合。照片檔案和文書檔案雖然是不同的載體，但這兩種不同載體所反映的內容和信息往往是同一事物或事件。實際工作中，文字說明和照片質量對于照片檔案資源建設構成了制約。文字說明不完備，鮮活的照片可能會成為沒有價值的死信息；拍攝質量不高，會使得形象的歷史記錄黯然失色；單一的照片檔案表達的內容不夠全面、翔實；單一的文書檔案卻又難以直觀形象地說明事件發生過程。因此，需要將照片檔案所發生的時間、地點、內容、備注用文書檔案的形式來體現，將二者同時記錄在案。這樣不僅能夠使照片檔案更加詳實，也使得檔案形式更為豐富，更有說服力。

2.3 正確處理照片檔案手工操作與現代化管理的關系

隨著科學技術的迅猛發展，以電子計算機和縮微設備為中心的現代化技術被廣泛地應用于檔案管理中，這是現代社會發展的結果，是歷史的必然要求，是現實工作的迫切需要。數字技術的興起使得檔案管理工作的效率與效度得以明顯提升。國內檔案管理長期遵循人工管理模式，在現代檔案信息資源管理理念的沖擊之下，傳統的檔案管理工作應注重實現自身的規范化、系統化與科技化。可以說，對基礎性檔案信息資源管理工作的夯實，是實現檔案信息資源管理現代化的必備條件，同時檔案信息資源管理現代化又對基礎性檔案信息資源管理工作發揮著正向指引與推動效用。

此外，需要注意的是，數字信息技術的發展，使得數碼照片生成量劇增，然而根據現今的檔案法內容來看，對于數碼照片檔案的管理欠缺法律指引，使得各級檔案管理機構對于數碼照片的管理未能形成統一的管理模式，管理水平也參差不齊。同時需要指出的是，數碼照片易于復制的特性，使得各級檔案管理機構對照片檔案信息資源的共享利用難度大幅降低，當然，在此之前，各級檔案管理機構應妥善解決數碼照片檔案的著作權歸屬以及數碼照片檔案的密級等問題。醫院檔案管理工作者必須善于使照片檔案發揮最大的價值，使其能夠真正滿足公眾開發利用檔案信息資源的需求。

3 結語

醫院檔案管理部門應落實好檔案類政策、法律法規的宣傳工作，使醫院職工形成現代化的檔案法治觀。同時，通過專題講座等方式，使醫院職工對本院照片檔案管理工作形成完整認知，進而認識到照片檔案信息資源管理工作的重要性，從而主動配合檔案管理部門落實好照片檔案的歸檔工作，進而提升醫院檔案管理的整體水平。

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