加強基層黨校電子照片檔案管理的幾點建議

摘 要：黨校檔案管理在日常教學、科研等領域中起著至關重要的影響作用，因而在此基礎上，為了推進黨校建設工作的有序開展，要求黨校管理人員在實際管理工作開展過程中應提高對電子照片管理的重視程度，并注重在實踐管理工作開展過程中結合傳統(tǒng)管理模式凸顯出的相應問題，從信息化建設角度出發(fā)，加強電子照片檔案管理工作，滿足黨校發(fā)展需求。本文從電子照片檔案結構分析入手，旨在推動當前基層黨校管理工作的有序開展。

關鍵詞：基層黨校；電子照片；檔案管理

檔案管理工作在實施過程中逐漸呈現(xiàn)出專業(yè)性、機密性、政策性特點，且承載著基層黨校歷史材料、重要文件等的管理，因而在此基礎上，為了保障基層黨校管理與信息化時代的相適應性，要求管理人員在實際工作開展過程中應結合歸檔文件材料不全、管理手段落后等問題，對電子照片檔案管理環(huán)境進行完善，由此達到最佳的管理狀態(tài)。以下就是對如何加強基層黨校電子照片檔案管理的詳細闡述，望其能為基層黨校的進一步發(fā)展提供有力的參考。

1 電子照片檔案結構

就當前的現(xiàn)狀來看，電子照片檔案結構主要涵蓋了以下幾個方面：

第一，實體結構，即電子照片檔案在管理過程中需依附固定硬盤、光盤、移動硬盤等載體的支撐，同時在電子照片檔案材料管理過程中為了提升材料使用率，注重以電子文件實體排序、電子文件歷史聯(lián)系等形式，對檔案實施管理，且在實踐管理過程中完善電子檔案信息符號、電子檔案信息、電子檔案信息符號載體等內(nèi)容，并明確背景或事件，由此達到最佳的電子照片檔案管理狀態(tài)；

第二，邏輯結構，即管理人員在對電子照片實施管理過程中為了規(guī)避電子文件信息缺失問題的凸顯，注重在電子照片信息管理過程中將“內(nèi)容信息”、“歷史聯(lián)系”等作為電子照片邏輯結構要素，繼而將電子照片檔案濃縮為“知識單元”，以知識單元間相互聯(lián)系的方式達到管理目的。

2 當前基層黨校電子照片檔案管理中存在的問題

就當前的現(xiàn)狀來看，基層黨校電子照片檔案管理工作在實施過程中呈現(xiàn)出的問題主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

第一，管理手段滯后，即部分基層黨校在實踐管理工作開展過程中缺乏規(guī)范化管理意識，從而呈現(xiàn)出硬件設施配置不健全的問題，繼而影響到了電子照片信息化管理水平，且不利于檔案長期存放；

第二，檔案管理制度不健全，即部分基層黨校在電子照片檔案管理工作開展過程中未規(guī)定歸檔時間、歸檔要求等，由此影響到了電子照片檔案管理的規(guī)范性。同時，部分基層黨校在檔案管理工作實施過程中亦未實現(xiàn)獎懲措施的落實，從而致使部分管理人員在實際管理工作開展過程中呈現(xiàn)出消極的管理態(tài)度，且缺乏常規(guī)性監(jiān)督、檢查工作，促就電子照片檔案信息處在混亂狀態(tài)下[1]；

第三，歸檔文件材料不健全，即部分管理人員在電子照片收集過程中未及時進行同步處理，繼而誘發(fā)信息丟失現(xiàn)象，影響到了整體檔案管理水平，為此，在當前檔案管理工作實施過程中應著重強調(diào)對此問題展開有效處理。

3 加強基層黨校電子照片檔案管理措施

（一）加強電子照片檔案收集工作

就當前的現(xiàn)狀來看，傳統(tǒng)電子照片檔案管理方式已經(jīng)無法滿足基層黨校發(fā)展需求，因而在此基礎上，為了提升電子照片檔案使用率，要求管理人員在實踐管理工作開展過程中應加強檔案收集工作，即于教學科研、基礎建設、黨校干部培訓等活動開展過程中，運用數(shù)碼相機及時記錄活動場景，同時基于真實場景記錄的基礎上，應將檔案內(nèi)容同步至檔案管理中心，繼而達到高效性電子照片檔案收集目的。例如，雞東黨校在電子照片檔案收集工作開展過程中，為了保障電子照片檔案信息的完整性，即設定專人管理電子照片，同時在電子照片收集過程中將兄弟黨校領導、上級黨校部門納入到管理范圍內(nèi)，且針對黨校正門、報告廳、檔案室、閱覽室、多媒體教室、微機室等院校容貌電子照片進行收集整理，并收集輔導講座、專題報告、案例教學等活動電子照片信息，由此達到最佳的電子照片檔案收集狀態(tài)[2]。此外，為了提升基層黨校電子照片檔案管理工作，要求黨校在發(fā)展過程中應組織電子照片交流會，且鼓勵社會各界參與到其中，對電子照片收集技巧作出正確的引導，達到高效性收集狀態(tài)。

（二）強調(diào)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

在電子照片檔案管理工作開展過程中涉及到了收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計等環(huán)節(jié)，即工作量較大且繁瑣，因而在此基礎上，為了提升電子照片檔案管理效率，要求管理人員應注重轉(zhuǎn)換管理方式，如，縮微、光盤、計算機、多媒體等技術的引進，由此來打造信息化檔案管理空間，實現(xiàn)對上萬張電子照片的提煉、加工，由此達到最佳的檔案信息資源管理狀態(tài)[3]。此外，在電子照片檔案管理工作開展過程中，為了突破傳統(tǒng)管理方式的限制，應注重建構信息化管理平臺，且在平臺利用過程中對電子照片檔案進行分類處理，如，黨校教學類、科研類、活動類、學校容貌類等，即以模塊化管理形式提升整體管理效率，并為檔案材料信息使用者提供便捷的服務平臺，提升檔案使用率。從以上的分析中即可看出，在基層黨校電子照片檔案管理工作開展過程中注重強調(diào)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變是非常必要的，為此，應提高對其的重視程度。

（三）加強電子照片保管使用工作

在基層黨校電子照片檔案管理工作開展過程中加強保管使用環(huán)節(jié)的開展亦是非常必要的，為此，應注重從以下幾個層面入手：

第一，在電子照片管理過程中為了保障檔案使用價值，要求管理人員在實際管理工作開展過程中應加強檢查工作，即查看電子照片載體劃痕情況、清潔度、病毒性、有效性、完整性、真實性等，同時針對電子照片使用需求，核查操作手冊、審核手續(xù)、版本、軟件等的完整性，達到最佳的管理狀態(tài)[4]；

第二，在當前電子照片管理工作開展過程中基于病毒、網(wǎng)絡攻擊等因素的影響下逐漸呈現(xiàn)出部分數(shù)據(jù)缺失現(xiàn)象，因而在電子照片管理工作開展過程中為了規(guī)避安全性問題的凸顯，應對電子照片進行防寫處理，且實施雙套保存方法，并將單片載體裝入盒內(nèi)，豎立存放，由此滿足電子照片檔案使用需求，達到最佳的檔案管理狀態(tài)。

結論：綜上可知，部分基層黨校在電子照片檔案管理工作實施過程中逐漸呈現(xiàn)出管理方法單一且管理意識薄弱等問題，影響到了電子照片檔案的使用。為此，為了滿足電子照片檔案資源共享需求，要求當前基層黨校在管理工作開展過程中應積極處理電子照片檔案信息，且從加強電子照片保管使用工作、強調(diào)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變、加強電子照片檔案收集工作等層面入手，應對傳統(tǒng)檔案管理工作中呈現(xiàn)出的問題，提升電子照片檔案使用價值。

參考文獻

[1]董麗娜.加強基層黨校電子照片檔案管理的思考[J].科技信息，2014，46（07）：135.

[2]王蘭芳.加強基層黨校檔案信息化管理的思考[J].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2014，12（06）：32-33.

[3]李建飛.淺談基層黨校檔案信息化管理[J].黑龍江史志，2015，34（09）：149.

[4]李建飛.如何加強基層黨校教務檔案管理問題研究[J].黑龍江史志，2015，34（11）：157.

作者簡介

潘春歸（1978年2月—），女，漢族，湖南省邵陽人，大專學歷，檔案助理館員，研究方向：檔案管理。