淺析如何做好旅游檔案的管理與利用

楊央

摘 要：旅游檔案是在旅游事業活動中直接形成的具有價值而保存起來的不同形式、不同載體的歷史記錄。隨著旅游事業的蓬勃發展，旅游檔案作為一個獨立門類，逐步顯現出來。那么，管理好旅游檔案，利用好旅游檔案，對日新月異的旅游事業的發展將起到積極的推動作用。

關鍵詞：旅游；檔案；管理

我國是一個旅游資源十分豐富的國家，擁有壯麗的山川，秀麗的江、泉、瀑，雄偉的古代建筑藝術，奇特的動植物和數不勝數的名勝古跡，可謂自然景觀與人文景觀交映生輝。眾多的世界自然與文化遺產更是閃爍著我國人民的智慧和勤勞的光芒。旅游資源的開發與保護，離不開旅游檔案的管理。我國若要加快旅游大國的建設，加強旅游檔案的管理已經成為旅游檔案部門不可回避的新鮮而重要的課題。

1 旅游檔案的管理

對旅游文件材料進行歸檔、整理、保管，是旅游事業發展的必然趨勢和客觀要求，也是旅游檔案工作向縱深發展的前提條件。這一工作，對旅游系統各部門、各單位來說，應從各自的實際出發，對旅游檔案進行有效的管理，為其開發利用和保護工作創造條件。

首先要強化旅游檔案意識，樹立旅游檔案信息觀念。旅游檔案是一種旅游信息資源，旅游檔案部門是一個旅游信息部門，旅游檔案部門要開發旅游檔案信息資源，滿足社會各方面的需求，就必須根據自己的實際情況，建立相應的旅游檔案管理機構。如在2014—2015年期間，在領導的高度重視下，三明市旅游局成立了專門的檔案管理科室，印發了《關于加強視頻、數碼照片等電子檔案資料收集整理工作的通知》，并嚴格按照檔案管理的規范和要求，委派專人認真做好全市各類電子檔案資料的收集整理工作。據初步統計，近兩年來，全市共新增旅游專業策劃文本3份，旅游宣傳圖片資料200余張，旅游廣宣品設計稿18份，旅游宣傳影音資料3份和專家學者講座2份，涵蓋了文檔、圖片、課件、視頻、影音等各種檔案搜集整理類別，極大的豐富和拓寬了我市旅游檔案的內容和范圍，為我市旅游產業發展提供有力支撐。同時，鼓勵有條件的旅游單位、旅游企業等部門建立旅游檔案信息資源開發中心和網絡資源中心，并選派高素質的領導成員分管負責，切實加強對旅游檔案信息資源開發利用的組織領導和責任落實工作。

其次要加強旅游檔案管理，積極做好服務工作。由于旅游事業起步較晚，旅游檔案的概念也處于孕育發展階段，旅游檔案管理方法也正在探索，旅游檔案的基礎建設與旅游事業發展的需求尚有需要互相磨合之處。如旅游檔案的收集范圍還有限，內容收集不齊全，整理不夠規范，旅游檔案保管還不夠科學，檔案提供利用的形式還比較陳舊、單調，旅游檔案的結構還不合理等等。要改變此種現狀，就必須使旅游檔案的管理與日益發展的旅游事業相協調，從業務上切實完善各類旅游檔案的搜集整理工作、運用當前多元化的現代科技手段豐富旅游檔案信息資源搜集體系和充分挖掘和提煉旅游事業發展過程中一切可用資源來充實旅游檔案服務體系，才能切實提高旅游檔案管理工作的規范化、現代化、科學化和系統化，才能更好的發揮旅游檔案服務大眾的社會功能。

三是扎實做好現有旅游檔案的基礎化管理工程。由于旅游檔案是一門新興的檔案門類，如果只滿足于現有的基礎檔案文書及電子圖片搜集整理，當然不能適應新常態下的旅游產業的發展格局，對此，作為旅游檔案管理部門，應當細致鉆研旅游檔案發展的特點和新常態下旅游檔案發展的趨勢，著手編撰適應當前旅游產業發展需要的切實可行的實施方案，便于旅游檔案的細致管理工作更高效快捷的操作和落實。近年來，我局正組織專人研究制定“十三五”旅游檔案管理實施方案，并對現有的各類體現民俗、地質等的文化資料進行細分和管理，如著手做好三明郊野國家地質公園的相關材料的挖掘整理、對2000年我市創建優秀旅游城市的檔案資料進行集中整合等業務工作，不但豐富了現存旅游檔案的類別和形態，還研究挖掘出傳統檔案的發展優勢，使旅游基礎檔案更好、更有效的為我市旅游產業發展服務，更加有力地推進我市旅游產業發展壯大。

四是加強對旅游檔案專業人才的教育指導，切實提高檔案隊伍綜合素質。由于旅游檔案隨旅游事業發展而形成的時間較晚，存在旅游檔案專業人才缺乏，素質有待提高等因素，且旅游檔案管理工作不同于一般的檔案管理，旅游資源的開發、利用、保護等不是一朝一夕就能完成的工作，比如一個旅游景區景點從規劃開發到成熟經營至少需要2-5年左右的時間，這其中的旅游信息的收集、整理、分析工作非常復雜和繁瑣，沒有專業、敬業的工作精神，不可能高效、準確的完成旅游檔案的管理。同時旅游行業屬于一個跨行業范圍廣泛的產業，眾多不同行業之前的交集和匯總產生大量需要分析對比的旅游資料，屬于一項高強度的管理工作。因此，想要提高我市旅游檔案的管理質量和效率，關鍵在于提升旅游檔案管理工作的人員的專業水平和工作責任心。近些年來，三明市旅游局組織旅游檔案管理人員積極參加省、市檔案館舉辦的各類檔案專業知識培訓，通過系統的課程學習來提升自己的業務素質和專業水平；每年組織各縣（市、區）旅游部門及相關業務科室參加國家、省市舉辦的導游人員檔案系統操作流程、旅游質監投訴網上操作流程等，通過培訓來充實完善自我的業務儲備庫，以便應對各類旅游信息的歸納和管理；同時，還可以通過安排旅游檔案管理人員與其他同行之間進行交流分享，通過學習借鑒來提升我市旅游檔案的綜合管理水平。

2 旅游檔案的收集方法

（一）要有超前意識，提前介入。旅游檔案責任部門應加強與各相關業務科室的溝通聯系，確定收集范圍、明確歸檔時間、強化歸檔制度，并納入年終考評制度，切實解決檔案搜集不全、不完善、不明確等各類問題。

（二）主動作為，實時高效。在收集前，旅游檔案具體經辦人要主動了解各業務科室、各縣（市、區）進行的日常旅游業務，主動作為，第一時間收集、掌握相關可用材料，以保證歸檔信息資源的完整齊全。

（三）全程跟蹤，確保質量。旅游檔案責任科室及經辦人要及時知曉全年旅游重點工作開展的時間節點，提前與業務科室負責人做好溝通聯系，確保旅游業務開展過程中的各類重要文件資料的齊全和完善，為旅游產業發展提供參考借鑒。endprint

（四）完善制度，逐項審核。對照旅游檔案搜集管理的規范和要求，對收集資料和相關資料進行定時自查，逐項審核，查看檔案搜集材料是否完整齊全，如不齊全，應立即和相關業務科室對接，及時完善材料搜集工作，并按規范做好相關的交接手續。

3 幾點建議

（一）旅游檔案工作制度化。建議旅游部門在發生重大業務活動時，向市檔案管理部門進行提前備案，以便檔案管理部門對所形成檔案資料進行專業化指導、監督和管理，確保旅游檔案高質高效。

（二）設立專門收集人，建立收集工作網絡。建議各級旅游部門明確一名分管領導作為旅游檔案工作第一責任人，在各業務科室指定一名責任人作為業務資料的收集、整理直接責任人，對其進行專業指導和業務培訓，便于其更好的與旅游檔案專職人員進行溝通和對接，確保各項檔案資料搜集全面完善。

（三）加強對各類電子載體檔案資料的收集。根據不同檔案載體和電子檔案信息的特點，研究制定新形勢下各類電子檔案的收集整理歸檔方法，逐步形成規范化標準。

4 旅游檔案的利用

開發旅游檔案信息資源，利用旅游檔案更好的為旅游事業的發展服務，是旅游檔案管理的主要目的，，因此，我們應該統一思想，提高認識，具體從以下幾個方面努力：

一要樹立為旅游事業服務的思想，不斷改善服務態度，在做好日常查借閱工作的同時，還可采取電話調卷、網上服務、開架閱覽，實現旅游檔案的開放性利用工作。

二要建立旅游檔案的橫向聯系制度，合理開發旅游檔案信息資源。隨著經濟體制改革的深入，橫向經濟聯系的不斷加強。旅游檔案工作也正在走改革、開放、搞活的道路，加強旅游檔案工作橫向聯系的途徑主要指加強旅游經營部門之間、經營項目之間、地區之間的聯系。由于旅游資源分布廣、內容多、交錯存在，開展橫向聯系，可以發揮部門、各經營單位、各地區、各旅游檔案門類的檔案優勢，擴大旅游檔案信息資源的服務范圍，進一步繁榮旅游檔案事業。在一個旅游經營部門或經營項目、一個經營系統內建立起旅游檔案協作中心或旅游檔案信息資源網絡。加強各部門、各地區的協作，提高旅游檔案管理水平，實行綜合性的開發利用。

三要搞好旅游檔案的利用工作，在編制全引目錄、索引等傳統檢索工具的同時，還應根據當地旅游事業的需要適時編輯一些諸如旅游景點介紹、旅游環境簡介、交通條件、氣候狀況等簡介資料，逐步建立起旅游檔案信息資源網絡中心。

四要熟悉旅游檔案內容，適時開展旅游檔案編研工作。由于旅游檔案的實用性強，利用率高，有關旅游檔案管理機構要積極創造條件開展旅游檔案的編研工作，帶頭推動旅游檔案工作邁向新臺階。

5 結語

只有從多方面多措并舉，規范旅游檔案的收集管理，制定符合實情的旅游檔案管理方案，并充分的開發和利用好旅游檔案，才能對旅游業的發展提供強勁的動力。

參考文獻

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[2]趙建軍.高校特色旅游管理人才培養模式新思維[J].旅游學刊，2013（21）.endprint