電視會(huì)議系統(tǒng)保障工作狀態(tài)措施研究

劉奇志，王偉，馮遜（國(guó)網(wǎng)威海供電公司，山東威海，264200）

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電視會(huì)議系統(tǒng)保障工作狀態(tài)措施研究

劉奇志，王偉，馮遜
（國(guó)網(wǎng)威海供電公司，山東威海，264200）

摘 要：視頻會(huì)議系統(tǒng)是一種集計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信、演播控制、多媒體技術(shù)、視頻音頻合成等技術(shù)于一體的信息管理系統(tǒng)，其在電力行業(yè)已經(jīng)廣泛應(yīng)用，提高了工作效率。電視會(huì)議系統(tǒng)中的會(huì)議工作狀態(tài)保障非常重要，本文分析了會(huì)議保障所面臨的形勢(shì)特點(diǎn)及需要解決的問題，提出了會(huì)議保障的具體措施，總結(jié)了會(huì)議保障模式。

關(guān)鍵詞：會(huì)議保障概念；形勢(shì)特點(diǎn)；解決措施；會(huì)議保障模式

引言

視頻會(huì)議系統(tǒng)就是利用會(huì)議電視設(shè)備，通過傳輸信道在兩地或多地同時(shí)舉辦一次可視、可聽、可講的會(huì)議［1］。伴隨著信息通信技術(shù)的快速發(fā)展，目前的視頻會(huì)議系統(tǒng)是一種集計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信、演播控制、多媒體、會(huì)場(chǎng)環(huán)境等技術(shù)于一體的會(huì)務(wù)自動(dòng)化管理系統(tǒng)，強(qiáng)大高效的會(huì)議功能為參會(huì)人員提供了身臨其境的電視會(huì)議服務(wù)，已成為電力行業(yè)日常管理工作中的重要手段，使用非常頻繁。因此，人們普遍將視頻會(huì)議系統(tǒng)稱為會(huì)議電視系統(tǒng)或電視會(huì)議系統(tǒng)。

90年代末期，國(guó)家電網(wǎng)（以下簡(jiǎn)稱國(guó)網(wǎng)）開始引進(jìn)視頻會(huì)議標(biāo)清系統(tǒng)。截止到目前，已建成了涵蓋國(guó)網(wǎng)總部、省、市、縣四級(jí)互聯(lián)的電視會(huì)議系統(tǒng)。按照會(huì)議功能，主要包括：行政電視會(huì)議系統(tǒng)、應(yīng)急電視會(huì)議系統(tǒng)、一體化會(huì)議電視系統(tǒng)、專業(yè)視頻會(huì)商系統(tǒng)及軟視頻會(huì)議系統(tǒng)。這些系統(tǒng)為公司實(shí)現(xiàn)提高經(jīng)營(yíng)管理效率、辦公效率、縮減會(huì)議經(jīng)費(fèi)等方面發(fā)揮了重要的作用。2015年，國(guó)家電網(wǎng)各級(jí)公司共召開電視會(huì)議兩萬多次，占會(huì)議總數(shù)90%以上。

為此，電視會(huì)議保障工作任務(wù)繁重，會(huì)議保障質(zhì)量要求需要100%。提高會(huì)議保障率（按時(shí)成功召開）已經(jīng)成為各級(jí)公司的常態(tài)工作，因此探析電視會(huì)議系統(tǒng)的會(huì)議保障工作變得十分重要。

1 會(huì)議保障概念

1.1 會(huì)議的級(jí)別與類型

電視會(huì)議，按單位級(jí)別有四種：國(guó)網(wǎng)公司會(huì)議、省公司會(huì)議、市公司會(huì)議、縣公司會(huì)議。按本單位收聽、收看及召集的會(huì)議類型有兩種：上級(jí)會(huì)議和本地會(huì)議。例如：對(duì)于省公司組織收聽、收看的上級(jí)會(huì)議是指國(guó)網(wǎng)公司會(huì)議；由省公司各部門組織召開的內(nèi)部會(huì)議，則屬于本地會(huì)議。

1.2 會(huì)議保障

電視會(huì)議保障包括會(huì)議系統(tǒng)保障和會(huì)議過程保障兩部分。主要任務(wù)是保證通信網(wǎng)絡(luò)暢通和相關(guān)設(shè)備的穩(wěn)定有序運(yùn)行，核心是做好MCU、會(huì)議終端、音視頻設(shè)備以及會(huì)場(chǎng)的會(huì)前檢查，制定會(huì)議保障預(yù)案并進(jìn)行會(huì)前試機(jī)。對(duì)網(wǎng)絡(luò)的連通性、視頻顯示效果、音頻互動(dòng)效果及整體會(huì)議流程進(jìn)行反復(fù)測(cè)試，以確保電視會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備狀態(tài)的穩(wěn)定［2］，完成從頭到尾的會(huì)議值機(jī)和會(huì)場(chǎng)音視頻信號(hào)的保障過程。

1.3 技術(shù)保障

國(guó)家電網(wǎng)公司在《電視電話會(huì)議推廣使用考核評(píng)價(jià)實(shí)施細(xì)則》中，對(duì)電視會(huì)議技術(shù)保障進(jìn)行了具體規(guī)定：（1）按時(shí)到崗并開機(jī)，即時(shí)應(yīng)答主會(huì)場(chǎng)命令（1分鐘）。（2）按要求參加調(diào)試。（3）電視會(huì)議聲音或圖像質(zhì)量符合要求且切換正常。（4）電視會(huì)議聲音或圖像質(zhì)量未出現(xiàn)中斷或中斷10分鐘以內(nèi)恢復(fù)。（5）電視會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行情況按要求完整上報(bào)。（6）專項(xiàng)管理工作按時(shí)響應(yīng)并完成［3］。

1.4 會(huì)議保障現(xiàn)狀

1.4.1 省公司

省信通公司是電視會(huì)議系統(tǒng)的管理部門，設(shè)置會(huì)議運(yùn)維保障組，人員5～12人，外聘人員約占60%。日常保障的電視電話會(huì)議系統(tǒng)有行政會(huì)議系統(tǒng)、應(yīng)急指揮系統(tǒng)、一體化會(huì)議系統(tǒng)及軟視頻系統(tǒng)。在系統(tǒng)集成、設(shè)備型號(hào)、會(huì)議室等方面具有多樣性，設(shè)備性價(jià)比較高。上級(jí)會(huì)議和本地會(huì)議較多，每天保障會(huì)議繁忙，會(huì)議保障時(shí)間約4小時(shí)以上。人員素質(zhì)、專業(yè)水平和會(huì)議保障能力較高，這與辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的人員關(guān)系密切。

1.4.2 市公司

市信通公司是負(fù)責(zé)電視會(huì)議系統(tǒng)的管理部門，電視會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)維管理設(shè)置在通信運(yùn)檢班組中，一般為2～5人。日常保障的電視會(huì)議系統(tǒng)有行政會(huì)議系統(tǒng)、應(yīng)急指揮會(huì)議系統(tǒng)、一體化會(huì)議系統(tǒng)、電視會(huì)商及本地視頻會(huì)議室。會(huì)議系統(tǒng)及場(chǎng)所亦具有多樣性，設(shè)備性價(jià)比適中。按時(shí)參加上級(jí)會(huì)議的試機(jī)、值機(jī)，本地會(huì)議較多，每天保障會(huì)議3.5小時(shí)。人員年齡偏大、女性偏多、外聘人員多，專業(yè)技能參差不齊，重“會(huì)議保障”輕“管理”思想嚴(yán)重。會(huì)議保障標(biāo)準(zhǔn)能夠達(dá)到省公司的要求，辦公室人員和會(huì)議保障人員配合密切。

1.4.3 縣公司

縣信通公司設(shè)置專門的會(huì)議保障人員1～2人。日常保障的電視會(huì)議系統(tǒng)主要有行政電視會(huì)議系統(tǒng)、應(yīng)急指揮會(huì)議系統(tǒng)。電視會(huì)議系統(tǒng)及場(chǎng)所設(shè)置較少，設(shè)備性價(jià)比偏低。本地會(huì)議較多，會(huì)議保障時(shí)間約2.5小時(shí)。人員素質(zhì)普遍偏低、女性多、外聘人員多、專業(yè)技能培訓(xùn)少，會(huì)議保障標(biāo)準(zhǔn)基本達(dá)到省公司的要求，和辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議的人員配合不緊密。

2 會(huì)議保障面臨的形勢(shì)特點(diǎn)

2.1 壓力大

電視會(huì)議已成為國(guó)家電網(wǎng)公司日常管理工作的重要手段，成為貫徹公司精神，落實(shí)工作要求不可或缺的方式，使用非常頻繁。因此，日常管理工作對(duì)電視會(huì)議系統(tǒng)的依賴性越來越大，會(huì)議數(shù)量的大幅增加，對(duì)會(huì)議保障工作帶來了較大工作量和保障壓力。

2.2 要求高

國(guó)家電網(wǎng)公司在《2015年通信專業(yè)同業(yè)對(duì)標(biāo)指標(biāo)》中新增發(fā)了《一體化會(huì)議電視系統(tǒng)應(yīng)用評(píng)價(jià)》考核指標(biāo)，會(huì)議保障是按100%來要求，它是一種實(shí)況直播，是實(shí)時(shí)雙向交互。與其他的通信保障不同，它的中斷時(shí)間是按秒來計(jì)算，出現(xiàn)問題后難以補(bǔ)救。

2.3 影響大

今后會(huì)議的特點(diǎn)，雙向發(fā)言的會(huì)議大幅增加，出現(xiàn)問題的幾率大幅增加。單向收聽收看會(huì)議，影響面較小，雙向收聽收看會(huì)議，影響全局。

2.4 環(huán)節(jié)多

電視會(huì)議保障是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，涉及到傳輸、網(wǎng)絡(luò)、會(huì)議程序等各個(gè)環(huán)節(jié)，任何一個(gè)環(huán)節(jié)出問題都會(huì)影響會(huì)議的召開，涉及到公司的各個(gè)層級(jí)單位，會(huì)議保障需要高度的責(zé)任心，需要協(xié)同配合［4］。

3 會(huì)議保障需要解決的問題

3.1 管理不到位

分管領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠，思想上沒有充分意識(shí)到會(huì)議安全的重要性，對(duì)會(huì)議管理要求不嚴(yán)，部分縣級(jí)單位甚至存在交叉管理的混亂局面。

3.2 人員力量薄弱

個(gè)別單位缺少會(huì)議系統(tǒng)專職人員，會(huì)議保障人員同時(shí)兼職其他專業(yè)運(yùn)維任務(wù)，不能在第一時(shí)間響應(yīng)，經(jīng)常發(fā)生未按時(shí)開展會(huì)前試機(jī)事件，會(huì)議保障工作執(zhí)行力度不夠。

3.3 值機(jī)保障方面

會(huì)議保障人員技術(shù)水平差，操作不熟練，僅滿足于收聽收看，不按時(shí)試機(jī)，試機(jī)內(nèi)容不規(guī)范，對(duì)本單位會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備沒有全面掌握，遇到故障問題不能迅速定位和排除，理論水平和實(shí)際運(yùn)維水平急需提高。

3.4 運(yùn)行裝備方面

系統(tǒng)硬件配置低，部分音視頻設(shè)備老舊，超期服役，影響系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行，部分單位缺少電話會(huì)議系統(tǒng)、后臺(tái)指揮聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)，會(huì)議系統(tǒng)存在很大的安全隱患。

3.5 設(shè)備運(yùn)維方面

安全檢查工作不細(xì)致，缺少機(jī)房日常巡視、定期安全檢查機(jī)制，會(huì)議機(jī)房設(shè)備安裝不規(guī)范，線纜走線混亂，無標(biāo)簽標(biāo)示，會(huì)議保障人員對(duì)本單位會(huì)議系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)不清楚，沒有方式圖，物理連接不清楚，出了問題無從下手，基礎(chǔ)運(yùn)維水平有待提高。

3.6 專項(xiàng)管理方面

上級(jí)公司下發(fā)各類配合開展工作的通知要求，個(gè)別單位不按時(shí)反饋回執(zhí)、不能仔細(xì)閱讀通知內(nèi)容、反饋信息沒有按照規(guī)定要求時(shí)間填報(bào)等，影響了總體工作的開展，管理水平較低［4］。

上述問題直接影響了電視電話會(huì)議系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，造成會(huì)議故障時(shí)有發(fā)生，對(duì)實(shí)現(xiàn)100%會(huì)議保障是極具挑戰(zhàn)性的工作。

4 會(huì)議保障措施

電視會(huì)議保障有五大措施：

（1）要高度重視會(huì)議值機(jī)。要與上級(jí)單位保持密切聯(lián)系，聽從工作指揮安排，齊心合力，才能保障電視會(huì)議系統(tǒng)的安全運(yùn)行。

（2）要高度重視會(huì)議保障。嚴(yán)格落實(shí)會(huì)議試機(jī)值機(jī)責(zé)任制，重要會(huì)議至少2人現(xiàn)場(chǎng)保障。要仔細(xì)梳理會(huì)議保障的工作流程，落實(shí)各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任，及時(shí)掌握開會(huì)保障信息。

（3）要認(rèn)真開展電視會(huì)議系統(tǒng)隱患排查治理。按照上級(jí)公司頒發(fā)的標(biāo)準(zhǔn)完善系統(tǒng)建設(shè)，并重點(diǎn)對(duì)設(shè)備供電運(yùn)行方式進(jìn)行全面檢查，消除各類會(huì)議安全隱患。

（4）要編制并掌握電視會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)行方式。完善會(huì)議標(biāo)準(zhǔn)化操作流程和各類會(huì)議應(yīng)急處置預(yù)案，加強(qiáng)會(huì)場(chǎng)應(yīng)急處置能力訓(xùn)練，提高值機(jī)操作水平。

（5）要認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)電視會(huì)議系統(tǒng)管理辦法。按照上級(jí)公司制定的電視電話會(huì)議運(yùn)行管理辦法，落實(shí)保障責(zé)任，規(guī)范會(huì)議保障的行為和流程。

5 會(huì)議保障模式總結(jié)

5.1 會(huì)議保障流程

會(huì)議保障工作從收到會(huì)議通知起，就進(jìn)入保障流程；直到會(huì)議結(jié)束后，各環(huán)節(jié)執(zhí)行信息存檔、數(shù)據(jù)梳理及系統(tǒng)維護(hù)等工作，具體如流程圖1所示。

圖1 會(huì)議保障工作流程圖

5.2 會(huì)議保障時(shí)間

通常情況下，各環(huán)節(jié)流程所需要的用時(shí)總和就是每次會(huì)議的保障時(shí)間，如表1所示。

表1 每次會(huì)議的保障時(shí)間統(tǒng)計(jì)

5.3 威海公司的會(huì)議保障模式

針對(duì)電視會(huì)議的保障工作，提出了“會(huì)前準(zhǔn)備、試機(jī)、值機(jī)、故障排除、會(huì)后整理”的5個(gè)100%模式，精細(xì)化了會(huì)議保障的工作內(nèi)容。

（1）會(huì)前準(zhǔn)備質(zhì)量100%

100%查看國(guó)網(wǎng)會(huì)管系統(tǒng)和OA辦公的會(huì)議通知；100%落實(shí)會(huì)議召開時(shí)間并立即到達(dá)相應(yīng)的會(huì)議室；100%按照系統(tǒng)規(guī)范開機(jī)；100%登記每次的《電視會(huì)議系統(tǒng)操作運(yùn)行記錄》；100%配合辦公室做好會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

（2）試機(jī)成功100%

100%對(duì)啟用的電視會(huì)議系統(tǒng)的音視頻信號(hào)全部進(jìn)行操作測(cè)試；100%對(duì)每次的話筒音量進(jìn)行調(diào)整；100%對(duì)需要顯示的視頻信號(hào)進(jìn)行切換操作；100%對(duì)會(huì)場(chǎng)主攝像機(jī)取景進(jìn)行規(guī)范調(diào)整；100%對(duì)試機(jī)時(shí)的故障隱患進(jìn)行排除；100%地按時(shí)撥通后臺(tái)指揮系統(tǒng)。

（3）值機(jī)安全100%

100%嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議保障制度；100%進(jìn)行全程會(huì)議保障；100%保持后臺(tái)指揮系統(tǒng)、手機(jī)、短信、微信的暢通；100%對(duì)重要會(huì)議實(shí)行人員現(xiàn)場(chǎng)保障。

（4）故障排除100%

100%排除設(shè)備的累計(jì)故障；100%建立故障設(shè)備登記卡并立即聯(lián)系廠商送修；100%對(duì)機(jī)房和會(huì)場(chǎng)的空調(diào)故障進(jìn)行處理；100%對(duì)音視頻信號(hào)干擾故障進(jìn)行排除。

（5）會(huì)后整理100%

100%對(duì)會(huì)后的話筒及連線、演示筆記本及視頻線進(jìn)行歸位整理；100%按照系統(tǒng)操作規(guī)范關(guān)機(jī)；100%清掃機(jī)房及監(jiān)控室衛(wèi)生；100%關(guān)閉空調(diào)和會(huì)場(chǎng)燈光電源；100%鎖好房門并管理好鑰匙。

5.4 提出123保障工作法

由于每天保障各類會(huì)議多，為解決人員少和保障不及時(shí)的問題，我們實(shí)行了中心監(jiān)控室8小時(shí)內(nèi)有人值班的保障工作制度。

（1）對(duì)上級(jí)會(huì)議，實(shí)現(xiàn)“1小時(shí)提前準(zhǔn)備、2小時(shí)會(huì)前試機(jī)、3小時(shí)在崗值機(jī)”的工作方法。

（2）對(duì)本地會(huì)議，實(shí)行“10分鐘到達(dá)試機(jī)、20分鐘值機(jī)保障、30分鐘會(huì)后關(guān)機(jī)”的工作方法。

“123保障工作法”規(guī)范了會(huì)議保障行為，提高了工作效率，辦公室和舉辦會(huì)議的部門均對(duì)保障工作的效率和服務(wù)表示滿意。

6 結(jié)語

電視會(huì)議系統(tǒng)的會(huì)議保障是電力系統(tǒng)中所有企業(yè)信息交流溝通的一項(xiàng)新工作，對(duì)電視會(huì)議系統(tǒng)實(shí)行“七分會(huì)議保障、三分規(guī)范管理”的理念逐漸為人們所認(rèn)同。只有深入地了解會(huì)議保障的形勢(shì)和存在的問題，才能提高電視會(huì)議的保障能力，電視會(huì)議系統(tǒng)的運(yùn)行、維護(hù)保障必將趨向?qū)I(yè)化、規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

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Research on TV Conference System Security Work State Measures

Qizhi Liu，Wei Wang， Xun Feng
（State Grid WeiHai Power Supply Company， Weihai， ShanDong， 264200， China）

Abstract：Video conference system is a set of computer， network communication and control studio，multimedia technology， video and audio synthesis technology in the integrated information management system， It has been widely used in the electric power industry， Improve work efficiency.The working status of the meeting in the television conference system is very important.This paper analyzed the concept and the status quo， This paper expounded the characteristics of the situation faced by the conference support，problems should be solved.This paper put forward the concrete measures for meeting security，summarized the meeting guarantee pattern.

Key words：Meeting Guarantee Concept； Characteristics of Situation； Future Measures； Meeingt Guarantee Pattern

中圖分類號(hào)：TP23

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2095-8412 （2016） 02-159-05

DOI：工業(yè)技術(shù)創(chuàng)新 URL： http//www.china-iti.com 10.14103/j.issn.2095-8412.2016.02.013

作者簡(jiǎn)介：

劉奇志（1962-），男，吉林長(zhǎng)春市人，高級(jí)工程師。研究方向：管理信息系統(tǒng)及電視會(huì)議系統(tǒng)運(yùn)維管理。

E-mail： whliuqizhi@163.com

王偉（1976-），男，山東威海市人，技師。研究方向：通信系統(tǒng)及通信設(shè)備運(yùn)維管理。

E-mail： whwangwei@163.com

馮遜（1968-），男，山東威海市人，技師。研究方向：通信系統(tǒng)及變電站自動(dòng)化設(shè)備運(yùn)維。

E-mail： whfengxun@163.com