《歸檔文件整理規則》DA//T22
--2015與DA//T22--2000的比較

王賽春（青龍滿族自治縣國家檔案館，河北秦皇島，066500）

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《歸檔文件整理規則》
DA//T22
--2015與DA//T22--2000的比較

王賽春
（青龍滿族自治縣國家檔案館，河北秦皇島，066500）

2015年10月，國家檔案局發布中華人民共和國行業標準《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015），宣布該規則自2016年6月1日起實施，2000年國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）同時廢止。

從總體編排和結構上看，DA/ T22-2015與DA/T22-2000相比，標準按GB/T1.1-2009進行了修改。DA/T22-2000包括“范圍”“定義”“整理規則”“質量要求”“整理方法”五個方面的內容；而DA/T22-2015包括“范圍”“規范性引用文件”“術語和定義”“整理規則”“一般要求”“紙質歸檔文件的修整、裝訂、編頁、裝盒和排架”“歸檔電子文件的整理要求”七個方面的內容。新版比舊版明顯修改、調整和增加了大量的內容。從理論指導的層面上看，新版更符合現階段文書檔案管理發展現狀。從實際操作層面上看，新版更便于檔案工作者實際操作。筆者認為新版對于舊版的改進，主要體現在以下幾個方面：

一、DA/T22—2015比DA/ T22-2000適用主體更明確

同樣作為歸檔文件整理的依據，DA/T22-2015比DA/T22-2000在適用主體上更明確。DA/T22-2000開頭只使用了“本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法”的表述；而DA/T22-2015明確規定“本標準規定了應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理原則和方法”，突出了“文書檔案”四字，讓執行者一目了然。

二、DA/T22—2015比DA/ T22-2000適用范圍更廣泛

DA/T22-2000中歸檔文件的定義只涵蓋“各種紙質文件材料”，這也是與當時信息技術不發達的歷史條件相吻合的。然而，隨著辦公自動化的逐步實現，以及檔案數字化步伐的加快，大量有價值的電子文件材料也成了必須歸檔的范疇。因此，DA/T22-2015的適用范圍由原來的“各種紙質文件材料”擴展為“紙質和電子文件材料”。部分定義、術語、整理原則也作了相應的調整，特別是針對電子文件，提出了“便于計算機管理或計算機輔助管理；應保證紙質文件和電子文件整理協調統一”，強調了文檔一體化管理要求。

同時，DA/T22 - 2015比DA/ T22-2000增加了執行機構，規定“本標準適用于各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織對應作為文書檔案保存的歸檔文件的整理。其他門類檔案可以參照執行。企業單位有其他特殊規定的，從其規定。”增加了對“企事業單位”檔案管理的要求，很好地適應了社會發展、時代進步、檔案形成機構增加等現狀，有利于推動全社會檔案管理水平的提高，也充分體現了檔案行政部門的監督、指導地位。

三、DA/T22—2015比DA/ T22-2000實際操作更簡便

近年來，各單位形成的檔案數量及門類越來越多，檔案整理工作需根據實際情況進行靈活處理，指導性文件應更具實際操作性。DA/ T22-2015與DA/T22-2000相比，在實際操作規定方面，有很大的伸縮性。如：DA/T22-2015調整了歸檔文件分類方法，由原來的“年度—機構（問題）—保管期限或保管期限—年度—機構（問題）等方法進行分類”，調整為“年度—機構（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構（問題）等方法進行三級分類；規模較小或公文辦理程序不適于按機構（問題）分類的立檔單位，可以采取年度—保管期限等方法進行兩級分類。”DA/T22-2015更加側重于按年度分類，而且允許兩級分類，在一定程度上簡化了操作程序，減輕了檔案工作者的畏難情緒。

此外，在排列規則方面，DA/ T22-2000規定“按事由結合時間、重要程度等排列”，突出了“事由”“重要程度”的重要性；而DA/T22-2015規定“按時間結合事由排列；同一事由中的文件，按文件形成先后順序排列”，首先考慮的是時間，與歸檔文件分類方法中側重于按年度分類是相呼應的，刪除了“重要程度”，避開了文件材料重要程度難以鑒定的難題，使檔案工作者的實際操作更簡便。

四、DA/T22-2015比DA/T22-2000理論內容更翔實

（一）增加了歸檔文件檔號結構和編制要求

DA/T22-2000規定“歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄。”強調使用“室編件號”編制歸檔文件目錄，“件號”只體現文件的排列順序。規定“歸檔文件目錄設置件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目”，如表1所示。

而DA/T22-2015規定“歸檔文件應依據檔號順序編制歸檔文件目錄。”強調使用“檔號”編制歸檔文件目錄，且檔號是既體現歸檔文件的類別又體現排列順序的一組字符代碼，遵循了唯一性、合理性、穩定性、擴充性、簡單性原則，具有準確、詳細、便于檢索的特點。檔號的結構為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號。上、下位代碼之間用“-”連接，同一級代碼之間用“·”隔開。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。件號由原來的從“1”開始標注，調整為用四位阿拉伯數字標識，不足4位的，前面用“0”補足，如“0026”。規定“歸檔文件目錄設置序號、檔號、文號、責任者、題名、日期、密級、頁數、備注等項目”，如表2所示。

新版增加了序號和密級兩項，突出強調部分文件材料具有“保密性”，與文件實際標注的密級相對應，原來的“件號”項改為“檔號”項。同時，對歸檔文件目錄的編制要求更加詳細、具體，如：“歸檔文件目錄推薦由系統生成或使用電子表格進行編制。目錄表格采用A4幅面，頁面宜橫向設置。”規定中使用了“推薦”二字，沒有使用“必須”，既體現了檔案指導部門對于不同管理條件等多方考慮，又對檔案管理向信息化方向發展起到了積極引領作用。

歸檔文件目錄封面增設了“全宗號”項，且規定“可以按年裝訂成冊，也可每年區分保管期限裝訂成冊。”突出強調了目錄以年度裝訂成冊的原則，與分類、排序的要求相一致。

（二）增加了歸檔文件組件和紙質歸檔文件修整、裝訂、編頁、排架要求

首先，DA/T22-2015在件的構成中，明確規定將室編件號、館編件號統一為件號以及歸檔文件的組件方法，特別是對簡報、周報、會議紀要、會議記錄等如何成件作了詳細的規定。還明確提出“有文件處理單或發文稿紙的，文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。”同時，將DA/T22-2000裝訂款項中的大部分內容調整為件內文件排序要求，還增加了相應的內容，條理十分清晰，使檔案工作者在整理組件時，就確定了“何為一件”以及怎樣裝訂，使具體工作人員有據可依，避免了反復作業，減少了檔案工作者的工作量，對檔案工作的順利開展起到了積極作用。

第二，在檔案修整和裝訂方面，DA/T22-2000只是在質量要求中簡單地闡述，并未說清修整與裝訂的方式以及材質等具體要求，而DA/T22-2015將修整和裝訂分別單獨作為一項作了詳細的規定，對不同保管期限和不同頁數檔案裝訂方式、材料等進行了明確的規定。如“對于幅面過大的文件，應在不影響其日后使用效果的前提下進行折疊；不使用回形針、大頭針、燕尾夾、熱熔膠、辦公膠水、裝訂夾條、塑料封等裝訂材料進行裝訂”，更加注重了檔案的保管結果和利用效果。

第三，DA/T22-2015單獨將編頁作為一項內容，對編頁方式以及有無頁碼情況都作了明確的規定，既避免了檔案工作者的重復作業，又靈活地尊重了檔案的原始性。

第四，DA/T22-2015增加了排架要求，強調了“上架排列方法應與本單位歸檔文件分類方案一致，排架方法應避免頻繁倒架。”還分

表1歸檔文件目錄

析了按照兩種不同分類方案上架的優點，便于檔案工作者依據工作實際參考使用。

（三）在附錄中增加了歸檔章示例、直角裝訂方法

DA/T22-2015附錄A是規范性附錄，圖A1-A3對歸檔章式樣及示例進行了圖解，特別指出“全宗號、年度、保管期限、件號，以及頁數作為必備項，機構（問題）可以作為選擇項”，具有統一性、強制性；附錄B（圖B1-B2）是歸檔文件目錄及封皮式樣；附錄C（圖C1-C2）是直角裝訂方法及效果圖；附錄D是檔案盒式樣，圖D1-D3分別是檔案盒封面式樣、脊背式樣、底邊式樣及規格；附錄E（圖E1）是備考表式樣。附錄B、C、D、E是資料性附錄，具有靈活性、參考性。與DA/T22-2000相比，增加了歸檔章示例、直角裝訂方法及效果圖，使操作者更直觀、易懂。

（四）對檔案盒的設計進行了調整

DA/T22-2015在裝盒款項中，對檔案盒的設計進行了調整，厚度增加了50mm的設置，脊背因室編件號和館編件號合并只設置了起止件號，只體現室編件號。通過新的整理方法，館編件號就失去了存在的意義，因為“檔號”能充分體現文件材料的唯一性，這一點絕不會影響各單位檔案的進館及有效利用。另外，備考表中整理人和檢查人由原來的“姓名”變為“簽名或簽章”，“日期”調整為“整理日期和檢查日期”，且設計方位和尺寸也有了細微調整，充分考慮了檔案工作的流程和工作人員的職責，將檔案管理工作逐步推向法制化、規范化。

筆者認為，《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2015）實施反饋的效果，還需要經受實踐的檢驗，但從舊版到新版，語言文字表達更準確、標準更詳盡、更易于操作和執行，充分體現了“統一標準，靈活運用”的原則，在一定程度上意味著我國文書檔案管理工作又邁上了一個新臺階。

參考文獻

《歸檔文件整理規則》DA/T22-2000.

《歸檔文件整理規則》DA/T22-2015.

《數字檔案室建設指南》（2014）.