關于切實推進基層檔案登記工作的思考
——以江蘇省常熟中學為例

陶麗霞丁耀琪（1.江蘇省常熟中學，江蘇常熟，215500；2.常熟市檔案局，江蘇常熟，215500）

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關于切實推進基層檔案登記工作的思考
——以江蘇省常熟中學為例

陶麗霞11丁耀琪22
（1.江蘇省常熟中學，江蘇常熟，215500；2.常熟市檔案局，江蘇常熟，215500）

統計是任何一項管理工作的基本任務，有了統計才能夠準確認識本行業的成就業績，才能通過數據分析問題，科學規劃未來的發展規劃，因此檔案工作必然要有統計工作，檔案統計也是檔案業務工作的重要環節。但是，在業界對檔案統計的研究是十分薄弱的，無論在檔案理論和實際操作中，檔案統計環節明顯弱于其他檔案業務環節，檔案統計理論單薄膚淺，實踐缺少章法。檔案統計由登記和統計兩部分組成。登記，是對檔案的收進、移出，以及整理、鑒定、保管、利用等情況，通過簿、冊、表、單等形式加以記載，以揭示它們的過程、現狀和變化。登記是統計的基礎和前提，是檔案統計的一種原始資料，有了準確詳盡的登記才會有科學的統計，這也是維護檔案的完整與安全的必要手段之一。因此，如何做好檔案依法登記就成為當前檔案工作的重要課題。

一、全面分析基層檔案登記的現狀與存在問題

目前，廣大基層單位統計工作沒有適合的統計平臺，沒有規范的定式樣本，各自為政，登記質量普遍低下。如圖1，在基層檔案室的統計工作中檔案登記不規范，統計報表所需的統計數據沒有登記齊全。在這樣的登記基礎上，統計數據靠的是在上年報表上進行簡單累加，或是進行數據估計，更有為了數據體面進行編造。基層檔案統計質量的準確性堪憂，帶來全局性的統計憂患。

1.沒有建立好系統的檔案登記臺賬。檔案登記以數字將有關檔案和檔案工作的原始情況，分門別類、連續地登記，并形成表冊臺賬。登記是所有管理工作最基本的普惠方法，有了基礎登記才有后續的各項管理工作。登記是檔案管理最基本的管理手段，在檔案編目過程中的編制卷內目錄、案卷目錄、歸檔文件目錄就是一種登記。然而，正因為做了大量的目錄登記工作，檔案人員普遍認為檔案登記就是這方面的工作，后續的其他登記趨于虛無了。基層檔案室對檔案目錄和檔案工作情況很少有一系列詳盡系統的登記，并像會計工作一樣建立總賬、分類賬、日記賬等，建立齊全的檔案登記臺賬簿。只有孤立的檔案利用登記、收進移出登記等少量表式，一些必要的“檢索工具登記”“檔案設備登記”“編研成果登記”“庫房安全檢查記錄”等或沒有建立完整，或簡單粗略。

圖1檔案室年報（檔基3表）項目登記狀況分析

2.檔案登記科目目的取向不全面。目前基層檔案室僅有的幾種檔案登記表式都是沿襲以前的習慣程式，沒有適應現代檔案統計之需。比如《檔案利用登記簿》常見項目有：日期、利用單位、案卷或文件材料題名、檔號、數量、利用目的、借閱人簽名、歸還日期、備注等，這些登記項目是基于檔案館長期的經驗方法積累形成的，確有一定的作用，但是有些項目不適應基層檔案室。如“利用單位”，基層檔案室利用者基本是本單位人員，這個欄目設立就沒多大意義，改成“部門”更合適。而且這些登記的目的指向僅是管理之用，使有關工作有案可查，沒有考慮年報統計的需要。國家檔案統計年報近年得到迅速改進，如需要填報利用電子檔案數，而基層檔案登記沒有跟進，出現了檔案登記不全卻要填報統計數據的窘境。還有各類檔案排架長度、頁數等數據都沒有登記，基層單位為了完成統計任務，只得進行估計測算和臆想數據，得出的統計數據全無價值。

3.檔案登記方法陳舊。檔案工作臺賬和檔案登記簿等絕大部分仍為紙質形式，有的單位檔案登記即使運用了電子表格方式進行登記，也僅是獨立的單個表式，不是一個檔案登記的數據庫。好多數據分散孤立，文本結構缺乏數據關系與自動統計功能，進行年報統計時還需要各個登記表分別統計計算后得出數據，填入檔案工作報表對應表格中，導致經常出現繁重的重復統計核對，反復地糾錯更正。檔案登記和統計沒有進入數字化時代，這與發展迅速的檔案信息數字化工作形成鮮明的落差。

4.科學統計意識淡薄。檔案登記是統計的基礎工作，不僅需要科學嚴謹，更應當嚴守法治要求。檔案工作的每個數據都必須來源于原始登記，然后按國家統計方法程序進行科學統計匯總。各級檔案部門的統計法治意識普遍不高，因各單位登記統計方式各異，責任意識不強，造成基礎數據缺失，檔案人員發現數據不全，也不去刨根問底，為了報表亮麗，通過主觀推測、猜想直至臆造填寫，應付上級檔案行政部門，以致檔案統計數據出入較大。上級監管部門監管力量也薄弱，無法進行糾正。這種狀態下形成的統計表，小則影響本單位業務質量，大則影響國家宏觀業務決策，最根本的是違背了統計的科學性和法治精神。

校史二館

二、認清檔案登記統計的意義和價值取向

在法治時代，檔案登記統計是一項法定的任務，也是科學管理的基本方法。機關、企事業單位對本單位檔案狀況和檔案工作狀況進行分門別類登記，科學統計后按照要求向檔案行政管理部門逐級報送，檔案行政部門對檔案事業進行統計分析，并以登記統計方式實現依法監管。因此，基層單位檔案登記統計的科學性和法定要求十分重要。在常熟市檔案局的監督指導下，我們在優化創新基層單位檔案登記工作中堅定幾個方向：

一是檔案登記服從于國家檔案報表填報工作。國家檔案統計系統是反映檔案事業現狀的科學體系，從項目設置到統計方法不僅是用數據反映檔案工作成果，同時也是對全國檔案工作的一種引導，更是一種依法監管的方法，體現了檔案工作的國家意志。基層檔案室填報工作報表是一項嚴肅的法定任務。因此，基層檔案室的登記工作首先要滿足國家報表統計的需要，這是檔案登記的主要的價值取向。基層檔案室要對報表所需的117個項目建立完備的檔案和檔案工作登記表，并如實認真地登記好，保證報送的各種工作報表內容真實、數據準確、報送及時。

二是檔案登記服務于檔案管理工作。登記是各項管理的基礎工作方式，通過編制文件級、案卷級目錄進行詳細的著錄登記，是對檔案資源進行科學管理和有效利用的必要手段。對檔案工作狀況、流程也必須進行嚴格的登記，做好移交接收、收進移出、鑒定銷毀、借閱利用等各個業務環節的登記才能保證檔案的安全。檔案工作組織管理、安全管理、現代化管理等也需要登記工作。檔案設備設施、庫房安全檢查、檔案信息化等，有了完整的登記，才能組成科學管理檔案的完整流程。全宗卷中的文件材料大都屬于這一類型的登記。

三是以登記促進檔案工作的科學發展。檔案登記是一種行為概念，是檔案行政管理部門依法實施行政管理職能的具體行政行為，體現的是檔案行政監管職能。因此檔案登記還要滿足于檔案行政管理。這種登記不是對檔案實體和檔案管理具體行為的登記，但在檔案管理工作過程中不可或缺。如立檔單位綜合情況、基層單位的檔案工作分管領導、檔案部門負責人、專兼職檔案人員。這類登記的目的，一是對檔案工作隊伍狀況的登記，二是對管理法定責任的登記。不僅要登記好，還要向上級檔案行政監管部門進行報備。因此，做好檔案登記，加強與檔案行政部門的聯系，提供監管信息，是檔案依法行政與科學發展的必然路徑。

四是登記統計要走信息化之路。檔案工作要走信息化之路，檔案的登記統計是先驅領域，也是最基本的內容，我們在創新基層檔案登記統計工作中堅持走信息化形式，從登記到統計，以至報表報送均采用信息化的方式。檔案工作信息的快速集成，對基層單位和檔案行政管理部門宏觀調控、優化管理、促進檔案事業改革都是必要手段。這是檔案人突破困境、謀求發展的時代追求。

三、依托互聯網平臺推進檔案登記工作的創新實踐

基于常熟檔案行政監督指導工作的良好基礎，互聯網與檔案登記工作的深度融合，常熟市檔案局最近研發的“檔案信息化行政監管系統”，實現了檔案行政“實時、無縫式”監管的目標，是轉變檔案行政管理模式，推進檔案依法行政的有益嘗試，是一個集“行政、執法、業務”于一體的管理平臺，是一份科學合理的檔案登記電子文本臺賬，項目齊全，內容豐富，智慧提示，科學有序，其項目內容圍繞檔案和檔案工作狀況展開登記。江蘇省常熟中學積極參與檔案登記和統計工作的創新優化實踐，從實現年報生成、行政報備、業務管理等多重目標出發，建立了檔案室全新的登記體系，進行了詳細的登記。

1.立檔單位概況。有單位名稱、辦公地址、法人代表、通訊方式等基本情況，還有成立時間、隸屬關系、基本職能、組織機構代碼等。通過這些要素內容，行政機關能掌握其基本的狀況。

2.年度工作計劃。有年初制訂的工作計劃、日常會議記錄、活動記錄，包括經費投入情況等日志管理。

3.檔案工作管理網絡名單。有檔案工作領導小組、檔案鑒定小組以及檔案人員名單，分別含有相關責任人員的主要信息，包括專業、職稱、職務、部門、通訊方式等基本信息。

4.專業檔案目錄。逐類登記文書檔案、科技檔案、會計檔案、業務檔案、特殊載體（含照片、光盤、音像）檔案、實物檔案等各類目錄情況，詳細登記項目有年度、保管期限、數量、是否數字化、排架長度等，最后一列還顯示累計數量，便于掌握室藏數目。

5.室藏資料。即為室藏與檔案相關的圖書資料冊數，有上年度數量、當年度增加數，逐年累計產生總數。

圖2常熟市檔案信息化行政監管系統檔案登記界面（江蘇省常熟中學）

6.檢索工具登記。有各類檔案名稱、類型、條目數（卷、件）、起訖時間、目錄號等要素，可直接輸出打印。

7.檔案室資產登記。內容包括檔案用房面積、檔案裝具、檔案工作設備等物質條件情況，對檔案辦公、閱覽、庫房、陳列室還設置圖片鏈接功能，對檔案柜、密集架等科學分類填寫。

8.安全保管狀況檢查記錄。即含有檢查時間、檢查情況記錄、處理結果等內容的操作日志。

9.年度檔案利用登記。有利用日期，利用者的姓名、證件號、單位，利用目的、審批權限、利用檔案號、利用檔案形式、利用數、利用電子檔案類型、利用方式等要素構成，登記詳細，實行權限管理。

10.編研成果登記。有名稱、出版形式、印制數量、頁數、字數等項目，利于總結匯報和業務延伸。

11.數字化檔案情況登記。有歸檔電子文件、數字化室存檔案。歸檔電子文件有電子文件、數碼照片、數字錄音錄像等；數字化室存檔案有紙質文檔、照片檔案、錄音錄像、影片及其他。按計量單位分類填寫數據，部分重要數據還可根據智能統計自動生成。

12.庫房安全等級評估表，圍繞庫房“八防”措施到位情況進行登記，如庫房樓板承重，滅火器的種類、重量與有效時間，庫房安全檢查記錄時間等重要內容。內設預警提示，可操作性強。

13.檔案管理技術文件。有本單位的歸檔范圍與保管期限表，檔案分類方案、全宗指南、組織機構沿革、大事記，檔案安全應急預案等，供業務參考和監督管理之需。

另外，室藏檔案全宗情況、收進移出登記是從數據庫中采集的。室藏全宗情況內的檔案卷件總量、排架總長度等，收進移出登記表內的收進、移出檔案的原因、數量等項目，均根據表間關聯自動生成，無須一一登記，實現了檔案登記、統計工作的智能化。

四、系統的檔案登記對檔案工作產生提振作用

基層檔案室檔案登記系統建立過程雖然艱辛，但成果喜人。

1.摸清家底。以前登記要求不明，登記隨意，數據不詳盡，由于檔案人員幾經交接，更是造成庫藏檔案情況不明，數據不清，賬物不符，重復統計等亂象。進行系統登記就需要徹底盤庫，厘清類別年度，逐卷逐件清點核實，丈量排架，統計頁數。摸清了庫藏家底，糾正、增補了臺賬數據，檔案科學管理就有了堅實基礎。

2.提升業務。系統的檔案登記是對檔案和檔案工作從不同維度認知的過程，需要檔案員具有一定的業務水平，對各種檔案概念能準確把握。檔案員按系統要求逐行登記，猶若有了一本業務教科書，認清要求，填準數據，對一些業務術語和易混淆概念得以重新認識。更主要的是要對登記過程中發現的業務工作存在的缺項或錯誤進行補充和糾錯，如對電子文件的歸檔登記起到了提升檔案室業務工作的務實效果。從理論認知的提高到具體業務的推進，檔案登記功能得到拓展。

3.智慧分析。有了準確全面的登記數據，借助信息化管理平臺，自動采集各單位上報的檔案工作數據，建立適宜的檔案工作統計分析模型，對數據進行分析，提取有用信息形成結論，以供宏觀決策之用。如檔案排架長度的登記，根據庫藏檔案排架長度數據的年度增長值，判斷檔案增長的合理性，推斷庫房容量，預測庫容余量，以科學衡量庫藏數量的變化。

4.積累數據。管理需要系統的數據，檔案室的各種管理數據逐年積累，在電子信息平臺上進行登記，能使檔案管理數據庫不斷豐富，形成良性循環，檔案人員移交工作時做到管理數據完整交接，工作傳承有序。這不僅方便了檔案室工作，各檔案室數據在信息化平臺中得到有效集成，更可以為檔案行政管理部門宏觀管理、微觀監督提供強大的信息支撐。

5.報表生成。檔案登記的價值取向之一是自動生成統計報表，檔案室詳盡的數據登記反映了檔案狀況或檔案工作狀況，滿足了年報數據的采集要求。由于表式之間有密切的邏輯關聯，實現了智能關聯分析和即時統計，紙質檔案、電子文件、數字化檔案的量和所占比例等隨登記進程即時統計更新，到年報統計時間再進行復核校對，就能生成符合要求的“基層檔案室年報（檔基表3）”，并可通過網絡向上級檔案監管部門報送，統計快速、準確，上級檔案行政部門通過電子信息平臺實現年報匯總，全面提升了檔案登記統計的時效。

6.數據監管。檔案登記也是數據備案的一種方式，它和檔案本身一樣也具有原始性和真實性，日常登記數據就需要謹慎嚴密，真實地反映檔案室的客觀情況。鎖定是體現提供數據的嚴謹，登記內容一經提交，數據就被鎖定，不容隨意修改。特別是檔案數量，檔案監管就要以登記數據為憑，出現實物與數據不符就要追究責任，杜絕了檔案室隨意更改數據漏洞。系統檔案登記帶來的監督證據效力無法替代。

江蘇省常熟中學積極實踐常熟檔案行政監管要求，通過幾個月的檔案登記和數據修正，已順利完成2015年檔案年報的自動生成和報送。檔案室也通過登記工作的科學重塑，全面提振了學校的檔案工作。