現代農業示范區建設檔案規范化管理之思考
——以江蘇沛縣為例

從樂樂（沛縣農業委員會，江蘇沛縣，221600）

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現代農業示范區建設檔案規范化管理之思考
——以江蘇沛縣為例

從樂樂
（沛縣農業委員會，江蘇沛縣，221600）

沛縣國家現代農業示范區陳油坊葡萄園

近些的年建來設，上沛積縣極在探農索業，現勇代于化創新，完成從“傳統農業”向“現代農業”的嬗變。在榮獲全國農業標準化示范縣、國家現代農業產業化示范基地、全國最具農業投資價值縣等殊榮后，2012年1月被農業部批準為國家現代農業示范區，成為全國現代農業發展排頭兵。從“感性農業”到“理性農業”，從“集市農業”到“超市農業”，從“資源農業”到“資本農業”，從“設施農業”到“設計農業”，沛縣一直都在實踐著現代農業發展的新理念、新業態、新活力。農業的潛力在釋放，農業的前景在拓寬。以園區化集聚各種要素，著力提升農業“五化水平”，以創新驅動、市場推動、品牌帶動、人力促動和投入拉動“五力齊發”，來保障國家現代農業示范區建設的成效。2014年，全縣農村居民人均純收入14200元，增長12%；農業現代化綜合排名全省第一類、蘇北第一家。沛縣堅持特色化發展之路，大力發展現代農業科技示范園、農產品加工園、農產品物流園和農業生態觀光園，實現由一產向一二三產協調發展轉變。國家現代農業示范區扎實推進，按照“高標定位、科學規劃、打造特色、錯位發展”的工作思路，在積極推進“三圈五區”（三個圈層分別為核心圈、示范圈和輻射圈；五個生產區分別是近郊城市農業區、東部優質糧食主產區、南部高效設施園藝區、西北部高效生態養殖區、微山湖生態農業區）建設的同時，加快實施了核心區面積超10萬畝，畝效益超2萬元，農民人均增收超3000元的“123”工程。

同時，現代農業示范區建設的檔案管理工作遵循新思路、尋求新突破，不斷開創新局面，以適應園區現代化建設對檔案管理工作所提出的新要求。如何對示范區建設過程形成的相關材料進行歸檔管理，如何規范示范區建設過程中的檔案管理工作，是一項值得探討的課題。

一、現代農業示范區建設檔案管理存在的問題

1.檔案管理意識不強。示范區許多重點項目建設單位往往將工作重點放在項目建設的質量、進度和資金調度上，對工程建設檔案工作缺乏應有的重視，檔案管理意識淡薄。在項目建設過程中，沒有認識到工程檔案是項目建設和管理的重要依據，缺乏歷史責任感，忽視檔案的作用。待工程竣工時，為應付驗收才投入人力、物力，突擊填補檔案資料空缺，致使工程檔案的系統性、準確性、真實性得不到有效保障。

2.檔案管理機制不完善。很多重點建設項目建設單位與總承包單位及各分包單位之間檔案工作職責不清。一是缺乏配合與溝通，造成資料運行和管理渠道不暢通，不能保障檔案材料的完整性，直接影響了工程檔案的收集、整理和歸檔。二是檔案人員職責不清，檔案資料流向網絡不健全，經常出現工程建設中人員變動后檔案無人接管的現象，檔案質量大打折扣。三是制度執行難度大，檔案管理科室雖然針對重點工程檔案管理工作制定了規章制度，但執行不力，借閱檔案登記欠到位，檔案歸還不及時，造成檔案資料流失。

3.缺乏有效的檔案管理組織。示范區建設涉及面廣、時間跨度長，但沒有形成行之有效的檔案管理組織。主要情況為:一是檔案管理人員不固定，檔案管理人員的職責不清；二是檔案資料流向不明確，各自為政，沒有統一的管理，出現人走檔案走、人走檔案沒人管的現象。另外，只重視經濟建設，忽視檔案的收集和整理工作，使得檔案散落在個人手里。

4.檔案管理人員業務水平有待提升。在檔案管理中，建設單位普遍存在檔案管理不規范、案卷質量不高等現象。一是無專職檔案管理員?，F有的檔案工作人員多為新同志、工程技術人員或是兼職，有的甚至臨時抽調，身兼數職，沒有經過專業培訓，缺乏工程檔案知識，很難適應重點工程檔案管理工作的需要。二是檔案管理人員業務不熟。由于文化水平低，缺乏應有的工程技術知識或檔案專業知識，造成歸檔材料不齊全、案卷質量差、不規范等問題。三是檔案收集不全面。有的只收集紙質材料，忽視照片、錄音及錄像等材料的收集。

5.檔案質量需進一步提升。不少重點工程在建期間都是由政府職能部門抽調人員臨時組成“工程建設指揮部”，工程完工后“指揮部”解散，管理權限移交，導致工程施工過程中產生的檔案資料得不到足夠的重視。報送的重點工程檔案普遍存在成套性差，準確性、真實性、完整性不夠，材料歸檔不齊，內容缺項、漏項，簽章手續不到位，隱蔽工程驗收記錄不準確，整理不規范，圓珠筆和復印件居多，竣工圖編制更改不規范、不真實、不完整等現象，導致重點工程檔案不能真實反映情況，不能發揮應有的依據及憑證作用，給日后的維護和利用帶來困難。

沛縣國家現代農業示范區陳油坊葡萄園農戶采摘葡萄

二、加強現代農業示范區檔案規范化管理的建議

現代農業示范區的建設，對于本地區的社會經濟發展具有深遠的意義。做好示范區建設項目工程檔案的管理工作，是我們每一個檔案工作者，特別是工程檔案工作者義不容辭的工作職責。因此，建設和施工單位的每一個檔案工作人員都要有強烈的檔案意識，嚴格按照《檔案法》和《建設項目（工程）驗收辦法》的有關規定，對建設項目檔案工作實行集中統一領導，分級管理，保證項目檔案完整、準確、系統，確保安全保管和有效利用，為竣工后的生產、運行維修、改擴建服務。

1.提高認識，明晰責任。示范區工程建設項目單位在重視工程進度、質量的基礎上，要進一步提高檔案管理意識，要把檔案的收集、整理、歸檔、驗收工作列入重要議事日程。檔案行政管理部門要加大宣傳力度，組織參建單位負責人和員工認真學習《檔案法》及有關重點建設項目的法律法規，不斷提高地方領導、參建單位領導及工作人員對重點建設工程檔案工作的思想認識。建設單位在工程建設過程中，要建立健全涉及建設、設計、施工、監理等部門的檔案網絡管理機制，明確一位項目主管領導主抓項目檔案工作，安排一名既懂業務又有責任心的檔案人員，全程跟蹤在建工程的整套檔案，確保工程檔案系統、完整、準確、規范。

2.健全機制，規范管理。重點建設項目由于規模大、工期長、資料多、環節復雜，要建立規范、標準的項目檔案，需健全管理機制，實行規范化管理。一要加強領導。根據項目的規模、特點和需要，合理配備檔案管理人員，建立相配套的網絡管理體系。二要完善制度。建立健全重點建設項目檔案管理條例，完善項目工程檔案管理人員制度，制定切合實際、行之有效的檔案管理體制和工作程序。三要規范管理。做到“四同步”，即：項目下達任務與提出項目文件材料的歸檔相同步；檢查項目計劃進度與檢查項目文件材料積累情況相同步；驗收、鑒定項目成果與驗收鑒定項目材料歸檔情況相同步；項目總結與項目文件材料完全歸檔相同步。

3.強化培訓，提升素質。對項目單位檔案管理人員進行相關檔案知識培訓，持證上崗；對技術人員側重檔案管理專業知識培訓；對檔案人員側重工程專業知識培訓。從而提高檔案人員和資料管理人員的專業水平，更新知識結構，擴大新知識領域，提升管理人員的素質及綜合管理水平，以更好地適應園區高速、高效發展的需要。加強對園區檔案工作各個環節的過程管理，確保材料完整、準確和系統。在現代農業示范園區高效、快速的建設過程中，要積極探索檔案工作的新思路、新機制、新方法，創造性地開展工作，創新工作機制、管理手段，運用現代化技術，努力提高檔案信息化管理水平，為現代農業示范區建設和發展服務。

沛縣國家現代農業示范區內生態肉鴨網上架養

4.加強指導，跟蹤服務。示范區重點建設項目檔案管理部門在獲取重點工程計劃安排信息后要主動出擊，與建設單位或“重點工程指揮部”取得聯系，要根據項目的實際情況制定出簡單實用、操作性較強的規章制度，提出具體的檔案收集、整理、移交、驗收等工作要求。一要加強指導。在工程建設過程中，要經常深入工地進行檔案資料管理工作的檢查和指導，了解工程動態和資料流向，確保檔案材料收集齊全、完整、準確。二要跟蹤服務。根據重點建設項目工程的主要特征，檔案管理部門要深入施工現場進行跟蹤指導服務，隨時了解工程進度及現場施工文件材料的形成情況，要定期或不定期地進行檢查，發現問題及時解決。

5.加強監督，及時歸檔。由于示范區工程存在著一些特殊性，通常的行政程序對其難以產生有力的制約。因此，檔案管理部門要主動介入，掌握工作的主動權。一要加強監督。根據相關法律法規和文件要求，與建設單位或工程指揮部簽訂重點工程竣工檔案驗收移交協議，規定在工程竣工時，工程檔案通過檔案管理部門驗收后，工程方方可進行竣工驗收。工程管理或質量管理部門進行項目階段審查驗收時，要有檔案管理部門人員參加，負責檢查指導工程檔案工作，將工程檔案的質量同工程質量同步抓。參建單位要及時做好工程檔案的審理鑒定工作，完成一項審理一項。二要及時歸檔。工程竣工后，在一定期限內必須向檔案管理部門報送竣工檔案，以確保示范區工程檔案的順利歸檔。