探索建立電子文件一體化集成管理系統模型
——以蘇州市相城區國土分局為例

燕楊（蘇州市國土資源局相城分局，江蘇蘇州，215131）

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探索建立電子文件一體化集成管理系統模型
——以蘇州市相城區國土分局為例

燕楊
（蘇州市國土資源局相城分局，江蘇蘇州，215131）

一、電子文件一體化集成管理思想的提出

文件存在生命周期。一般將文件生命周期劃分為前端（形成、辦理）、中端（歸檔、整理）、后端（保管、利用或鑒定、銷毀）等階段，并把歸檔作為其生命周期的分界線。前段屬于“文件管理”階段，中、后段屬于“檔案管理”階段。由于電子文件存在于計算機中，對設備和系統具有較強的依賴性，使得這種界線模糊了。為此，人們根據電子文件的運動特征，提出了文件連續體理論，將文件的保管形式、價值表現、業務活動、形成者四個“軸”，通過文件形成、捕獲、組織、聚合四個“維”，緊密地聯系起來，并在時空上互聯互動，體現了電子文件運動的連續性和整體性，揭示了電子文件運動過程中各階段界限日趨模糊、聯系更加明顯的特征。因此，在電子文件管理中，要充分考慮電子文件與業務環境及業務背景的聯系，將文件管理活動更多地融入業務活動中，加強與電子文件運動相關者的配合與聯系，注重電子文件生命周期的全程一體化管理，這就是電子文件一體化集成管理的思想，如圖1所示。具體來說包括四個方面的集成。

第一，文件運動與業務活動的一體化集成。電子文件管理活動全面融入業務活動之中，確保電子文件運動和業務活動同步高效運行。

第二，文件管理與檔案管理的一體化集成。通過實行前端控制，將檔案管理的要求、規范、標準等全面融入各應用系統中，保證電子文件管理和檔案管理互通互融。

第三，文件運動各環節的一體化集成。對電子文件運動過程中的各個環節進行集成，保證管理程序、管理標準、管理原則的一致性和連續性。

第四，文件運動與相伴而生的相關要素的一體化集成。更加關注電子文件運動過程中相伴而生的其他要素，對其統籌規劃、綜合管理，保證電子文件運動過程與運動環境的協調統一。

圖1電子文件一體化集成管理理論模型

二、電子文件一體化集成管理系統（ERMS）功能模型

從電子文件管理實踐看，真正對電子文件管理系統開發具有指導意義的是開放檔案信息系統參考模型（OAIS），如圖2所示。我們研究的思路是在對蘇州市相城區國土分局電子文件一體化集成管理系統需求分析的基礎上，通過對OAIS功能模型的映射，推導出相應的功能模型。

蘇州市相城區國土分局目前運行的應用系統有：行政辦公系統、土地登記系統、建設用地報批系統等。所有這些系統生成的電子文件都是以Word、PDF、CEB格式存在。

為對這些應用系統中的電子文件進行一體化集成，首先必須建立緩存區，按照規定的文件格式集中存儲。同時，為保證電子文件與紙質文件同步歸檔，必須建立一個電子文件集成中心，逐件捕獲緩存區中的電子文件及著錄信息，并為每份電子文件賦予“檔號”，唯一標識其“身份”，以正式納入到電子文件一體化集成管理系統中，紙質檔案隨電子文件同步入庫。

納入到電子文件一體化集成管理系統（ERMS）中的所有電子文件，隨同既定的分類方案和保管期限與處置表集中存儲在數據存儲中心，并按身份標識進行分類，包括文書類、用地類、規劃類、耕保類、地籍類、監察類、財務類、人事類等等。

為做好數據的集中管理，必須建立數據管理模塊，用于對電子文件著錄信息的管理和對數據庫的維護更新。

為實現電子文件的查詢利用，必須建立數據訪問模塊，根據訪問需求，定位、讀取數據存儲中心的電子文件。此外，還必須建立系統管理模塊和保存規劃模塊，前者主要是對系統數據傳輸實施一致性控制，包括格式管理、移交數據接口管理以及維護系統的軟、硬件配置等。后者主要是為長久保存提供必要的技術支持和管理策略，如多重備份、格式轉換、數據恢復、數據遷移等技術方法。

圖2 OAIS功能模型

圖3電子文件一體化集成管理系統需要分析

圖4電子文件一體化集成管理系統功能模型

綜上所述，就可得出蘇州市相城區國土分局電子文件一體化集成管理需求模型，如圖3所示。將其與OAIS功能模型進行映射，即得出功能模型，如圖4所示。與OAIS功能模型相比，蘇州市相城區國土分局電子文件一體化集成管理系統功能模型規劃出電子文件緩存區和電子文件集成中心，主要是考慮到目前我國電子文件還采用雙套制歸檔方式，通過建立電子文件集成中心，按照國家標準封裝、逐件接收電子文件，保證在接收電子文件的同時，逐件歸檔相應的紙質文件。另外，長期和永久保存的電子文件按規定與紙質檔案同時移交檔案館。

三、電子文件一體化集成管理系統（ERMS）邏輯模型

（一）電子文件的“歸”。文件管理活動全面融入業務活動之中，通過對業務活動的組織、流程、人員、設備的重組，使文件運動與業務活動在時間、空間上更加協同。同時，將檔案管理提前介入到文件形成辦理階段，統籌配置元數據方案、電子文件分類方案、電子文件保管期限與處置表、文件類型標識，實現文件管理與檔案管理的一體化集成。以相城國土分局土地登記系統電子文件一體化集成管理為例，首先對登記系統所產生的電子文件格式進行統籌配置，采用國家規定的電子文件標準格式。其次，對土地登記業務流程進行重組，對土地登記流程中的各類人員進行角色及權限分配，并設置前臺掃描、網上審批等工作流程，同時，通過運用條形碼識別技術，保證電子文件與紙質文件同步歸檔；審批完成的電子文件隨同著錄數據按國家標準封裝后存入緩存區，以便電子文件集成中心進行捕獲收集。

（二）電子文件的“收”。電子文件集成中心接收各應用系統存入緩存區的電子文件，包括文件捕獲和元數據捕獲。對收集的電子文件首先要進行真實性、完整性、可用性和安全性檢測，檢測合格的電子文件將按預設的分類方案與實體檔案同步進行分類組卷，并賦予唯一“檔號”以標明身份。

（三）電子文件的“存”。數據存儲中心接收電子文件集成中心提交的歸檔電子文件，以設置好的檔案號，按照電子文件保管期限與處置表進行分類存儲，滿足利用者的定制訪問。在線存儲的電子文件按照分類組織原則建立多級區域存儲，電子文件存儲管理系統還配備災難恢復、系統日志等功能，系統升級時還應適時進行數據遷移。

圖5電子文件一體化集成管理系統流轉邏輯模型

（四）電子文件的“管”。電子文件的著錄信息與系統信息保存在數據庫中。數據管理模塊通過對數據庫中著錄信息的管理，建立與電子文件的對應關系，唯一識別電子文件，根據使用者的查詢請求，生成結果集。同時，系統還應根據管理的要求，生成各類統計報表和系統報告，并控制訪問和打印權限。

（五）電子文件的“用”。電子文件利用者根據自己的權限，通過系統界面，向系統發出利用請求后，檢索系統將利用者的檢索信息提交給數據管理模塊，搜索引擎根據檢索策略檢索出電子文件的著錄信息，根據著錄信息與電子文件的關聯，從文件存儲中心檢索出所對應的電子文件。

（六）電子文件的“交”。按照系統預置的電子文件保管期限與處置表，對電子文件進行鑒定，區分出待移交、續存和銷毀的電子文件。需移交檔案館的電子文件，根據《國家電子文件移交與接收辦法》的規定，按照《基于XML的電子文件封裝規范》，以“件”為單位進行封裝，形成標準的電子檔案存儲格式和電子檔案載體標注信息，上傳至檔案館。

將上述六個步驟進行整合，即可得出蘇州市相城區國土分局電子文件一體化集成管理系統（ERMS）邏輯模型，如圖5所示。

為保證電子文件的真實性、可靠性、完整性、安全性和可用性，在電子文件一體化集成管理過程中，必須以電子文件生命周期為基礎，以數據流轉為導向，對電子文件流轉過程中的各節點進行全程一體化管理。

（一）數據配置一體化。一是統籌配置元數據方案。根據《電子文件通用元數據規范》，建立標準元數據方案，將元數據的形成、捕獲和管理貫穿于電子文件的整個生命周期。二是統籌配置電子文件分類方案。根據部門業務特點，將電子文件分類方案貫穿在電子文件形成辦理、收集歸檔、長期保存等各個環節，進行分類存儲、分類管理、分類利用。三是統籌配置電子文件歸檔范圍、保管期限及處置表。將電子文件歸檔范圍、保管期限及處置表植入系統，電子文件歸檔時建立相應的標識與關聯，在電子文件流轉全程中統籌配置。四是統籌配置文件類型。根據電子文件在保管要求、利用控制、文件種類或者重要元數據屬性的共性設置不同的管理層次，對電子文件流轉全程實施靈活的管理與控制。

（二）管理流程一體化。強調電子文件管理的“業務驅動”，通過對業務活動中人、財、物等資源的整合、流程再造，使電子文件運動與各相關因素協調協同，電子文件管理與業務管理相融相合。

（三）文件格式一體化。按照《版式電子文件長期保存格式需求》的要求，將非規范版式的電子文件格式，轉換為標準格式，為電子文件長期保存提供基礎支撐。

（四）安全監管一體化。明確電子文件生命周期各個環節的監控節點、監控內容、監控手段、解決措施，采用諸如身份認證、權限管理、文件加密、電子簽名等技術手段，保證電子文件的安全可靠。同時，建立系統日志，審計跟蹤電子文件運動過程中重要行為的記錄，對電子文件數據實施全程一體化監管。

參考文獻

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