完善企業人事檔案管理的思考

唐一月

摘 要：計劃經濟和市場經濟協同發展以來，企業人事檔案的作用逐漸凸顯，逐漸成為企業招人、用人、留人的重要管理方式之一。但就目前企業人事檔案管理工作的現狀來看，在環境、人員、信息化建設等方面都存在不同程度的問題?；诖?，本文以如何高效的完善企業人事檔案管理工作為根本的出發點和落腳點，采用理論分析和實地研究的方式分析了我國企業人事檔案管理的現狀，發現了其中存在的問題和不足，并提出了有效的完善建議。希望能夠起到拋磚引玉的作用，進而引起更多的專業人士關心和重視企業人事檔案管理工作。

關鍵詞：企業；人事檔案管理；問題；完善建議

一、我國企業人事檔案管理的現狀

據調查，現階段越來越多的企業逐漸意識到人事檔案管理工作對企業發展的重要作用，并且也試圖通過完善相關的制度規范，提高企業工作人員的綜合素質等方式來提高企業人事檔案管理工作的績效，但就實際落實情況來看，與預期還存在一定的差距，存在一些問題和不足，主要表現在以下幾個方面：

（一）企業人事檔案管理環境差

優越的企業人事檔案管理環境是確保企業人事檔案管理工作得以高效開展的前提和基礎。但是就目前情況來看，一些企業的的檔案管理室條件比較簡陋，缺乏恒溫設備，檔案被蟲蛀、霉爛的現象時有發生；其次，一些企業沒有一個固定的檔案管理室，檔案在來回搬遷的過程中不慎丟失的現象時有發生；另外，一些企業的人事檔案管理環境不夠安全，檔案丟失、人為篡改的現象依舊存在。

（二）企業人事檔案管理人員的綜合素質不夠高

企業人事檔案管理人員的綜合素質不夠高是現階段企業人事檔案管理工作中存在的又一比較普遍的問題。即一些企業的人事檔案管理人員的專業性不夠高，對于什么樣的檔案需要長期保存，檔案如何分類，檔案管理工作的重難點等掌握的不夠清晰，實際管理工作中比較混亂，隨著企業規模的不斷擴大，人事檔案管理工作的任務量逐漸增加，人事檔案管理工作的績效不得而知。另外，一些企業人事檔案管理人員的職業素養不夠高，受各種利益的誘惑或者其他因素，所以修改檔案的現象依舊存在。

（三）企業人事檔案管理工作的信息化程度不夠高

處在科學技術日新月異的今天，提高企業人事檔案管理工作的信息化程度顯得尤為重要和必要，但是就目前情況來看，一些企業，尤其是實力比較小的企業，人事檔案管理的信息化程度并不高，人事檔案管理工作全靠人工，工作績效不得而知；另外，一些企業雖然引進了現代化的人事檔案管理系統，但是并沒有將其落實的實際管理工作中去，信息化系統檢索、監督等功能沒有得到切實的發揮，形式化嚴重。

二、完善企業人事檔案管理工作的建議

企業人事檔案管理環境差/人事檔案管理人員的綜合素質不夠高/人事檔案管理工作的信息化程度不夠高等問題的存在確實在很大程度上影響了企業人事檔案管理工作應有價值的發揮，給企業其他各項經營管理工作埋下了潛在的風險?；诖?，筆者結合自身多年的實踐經驗和所掌握的理論知識就如何解決上述問題提出了幾點切實可行的完善建議，具體內容如如下所述：

（一）優化企業人事檔案管理環境

企業人事檔案管理環境的優化需要企業從以下兩方面著手，一方面，企業的管理層要加強對企業人事檔案管理工作的重視程度，以身作則，并加強宣傳力度，在企業內部形成人人重視人事檔案管理工作的工作氛圍；另一方面，企業要設立獨立的人事檔案管理組織，適當加大對人事檔案管理工作室的投資力度，優化人事檔案管理的外部環境，通過現代化信息設備的引進等方式增加其安全性，以防止檔案蟲蛀、霉爛、丟失等問題的發生。

（二）提高企業人事檔案管理工作人員的綜合素質

企業人事檔案管理工作人員綜合素質的提高是提高企業人事檔案管理工作績效的又一重要舉措。所以就需要企業從以下幾方面著手，一是要鼓勵涉事人員樹立終身學習的意識，不斷提高自身的專業知識和專業技能，達到專業的人干專業的事的效果；二是要加強對人事檔案管理人員的培養力度，定期組織講座、考試來豐富其專業知識，并通過請進來，走出去的方式引進更多的專業能力強，職業素養高的復合型人才；三是要完善配套的監督機制、獎懲機制，并將其與工作人員的切身利益直接關聯，以提高其工作熱情和工作積極性，減少人為因素造成的不必要的失誤和損失。

（三）提高企業人事檔案管理工作的信息化程度

信息化程度的提高是提高企業人事檔案管理工作績效的有效工具。這就要求企業從以下幾方面著手，一是要綜合考慮企業的實際經營能力和資本能力，在遵循實用、科學、有效原則的基礎上，引進適合企業特色的人事檔案管理信息系統；二是要落實逐漸推進原則，即信息化人事檔案管理系統價值的發揮不是一朝一夕就能實現的，需要企業循序漸進，投入一定的時間和精力，加大對涉事人員計算機知識的培養力度，來確保其應有價值的切實發揮；三是要全面協調發展，即信息化檔案人事管理系統的推進和應用必須與企業的信息需求相協調 ，與信息技術發展相協調 ，與全國信息化工程相協調。

三、結語

總之，企業人事檔案管理工作是一項專業性、管理性、保密性很強的工作，是現代企業管理工作的重要組成部分。對于企業戰略目標的實現、經濟效益的獲得以及企業的長遠發展都發揮著不可小覷的作用。所以加強對企業人事檔案管理工作的重視程度，在實際工作中善于發現問題、分析問題，并結合自身的實踐經驗和所掌握的理論知識提出切實可行的優化意見是需要需要相關工作人員一直努力的方向和目標。而由于本人能力有限，本文僅是筆者對完善人事檔案管理工作的探索性分析，筆者將在今后的學習和實踐工作中作進一步的研究和努力。

參考文獻：

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