淺談人事檔案管理工作的重要性

陳怡君

摘 要：人事檔案管理工作屬于是社會性活動，不僅僅是對檔案資料進行收集和管理，還要承擔提供檔案信息的服務。隨著中國人事制度改革的不斷深化，傳統的人事檔案管理模式存在著明顯的滯后性。高度重視人事檔案管理工作是非常必要的。本論文針對人事檔案管理工作的重要性進行分析。

關鍵詞：人事檔案管理；社會價值；重要性

在人事管理工作中，人事檔案管理工作是重要的工作內容，不僅可以為人事工作考核評定提供重要指標，而且也是檢驗單位整體工作質量和工作效率的關鍵。中國進入到新常態時期，如果在人事檔案管理中依然采用傳統的管理方式，就難以適應目前的行業發展環境，而且難以與時代同步。因此，要高度重視人事檔案管理工作，采取有效措施將檔案管理工作人員的積極性充分地調動起來，特別要注重檔案管理的細節工作，以提供高質量的檔案管理服務，為促進單位更好地發展發揮作用。

一、人事檔案的社會價值

人事檔案管理是重要的管理內容，具有社會屬性，對于任何一個單位而言，都是必不可少的。要使人事檔案的社會價值充分發揮出來，就要在人事檔案管理工作中對人事檔案的社會屬性以準確定位，才能夠使其社會價值發揮作用。

（一）人事檔案涵蓋著個人基本信息

人事檔案的基本內容以個人資料為主，包括個人的學歷信息、身份信息以及工作的起止日期等等在人事檔案中都會有所詳細記述，特別是個人的人生經歷都會在人事檔案中有所詳細說明。用人單位通過查閱人事檔案就可以獲得個人信息以作為評價個人資歷和能力的參考依據[1]。

（二）人事檔案是個人工作待遇提升的重要依據

單位領導對個人能力的評價，除了以工作業績作為一項重要標準之外，還要通過人事檔案獲得員工的個人信息，包括學歷、以往的工作成績以及工齡等等，通過綜合評價才能夠為員工確定工資待遇，考慮是否需要給予晉升職位的機會。所以，人事檔案是員工職位晉升和調節工資待遇的主要依據。

二、當前人事檔案管理特點

（一）人事檔案管理的社會性更為顯著

中國處于進一步深化改革開放時期，市場環境呈動態發展著，多種與市場形勢相適應的經濟組織形式得以形成，人才自由流動，相應地，新型人事管理制度產生。人事管理中，人事檔案管理作為重要的工作內容，社會化程度逐漸提升，特別是處于市場環境中，人事檔案管理已經不再局限于單位管理，而是成為社會服務內容的一部分，因此，人事檔案管理中，要建立開放性的思維方式，所服務的對象由單位延伸到社會，特別是社會流動人員的管理，人事檔案的社會化管理極為重要。

（二）人事檔案管理呈現出多樣性

市場經濟環境多變，多種經濟形式下，人事檔案管理就要不斷地滿足各種新要求，緊跟時代的步伐。隨著人才引進的自由化，人才來源充滿著不確定性，檔案管理工作就越顯重要。由于檔案使用者對人事檔案的使用用途不同，就會導致檔案的使用中會有所不同要求，人事檔案管理中，就要的擴展檔案服務范圍，以期多樣性而使其服務滿足多方面需求。

（三）人事檔案管理趨于復雜化

人事檔案來源已經不再是單一化的單位員工，而是來自于多方面，使得檔案管理服務要充分考慮到服務對象的要求。特別是人事檔案管理對象社會化，就使得人事檔案管理服務中，要注重社會服務[2]。對于社會性質的檔案，由于個人身份存在著不確定性，就會導致人事檔案內容多種多樣，必然會使人事檔案管理趨于復雜化。

三、強化人事檔案管理的應對措施

（一）對人事資源檔案不斷完善

現行的人事檔案具有動態性，要使其能夠將員工信息充分地反映出來，就要做到人事檔案實時更新。隨著人才流動速度的加快，人事檔案的流通性速度加快，所涵蓋的內容不僅僅是員工的個人基本信息以及員工的工作年限、職務和職稱等等，還包括與員工的工作能力和綜合素質相關的功能，使人事檔案的參考價值更為突出，發揮著人力資源管理功能。單位領導要對員工深入了解，查閱員工的人事檔案就可以獲得所需要的信息，包括工作業績、職業素質考評以及員工的知識更新情況等等。

（二）將規范化的人事檔案管理機制制定出來

事檔案管理要發揮時效性，就要將規范化的人事檔案管理機制制定出來，確保人事檔案管理系統化展開、科學化管理。人事檔案管理機制中所涵蓋的內容包括員工的學歷、資歷、專業技術水平以及個人能力等等，這些信息量化為元素而經過優化配置后，構成人事檔案內容。即便是人才流動靈活多樣，人事檔案管理機制的運行也會確保人才處于良性循環狀態。

（三）人事檔案信息化管理

已經進入信息時代，人事檔案管理應用信息化技術，改善了管理環境。將信息管理平臺建立起來實施人事檔案管理，可以提高管理效率，而且還可以將檔案管理部門與其他各個部門之間通過網絡建立溝通，以使檔案管理機遇互動效應而使得工作更為完善[3]。人事檔案的信息化管理，使得人事檔案管理更具有開放式，包括收集資料、整理資料等等各個環節的工作，都要從服務的角度出發實施信息化運作，以使人事檔案管理的服務功能增強，且在人力資源管理中將其優勢充分地發揮出來。

四、總結

綜上所述，人事檔案管理具有社會性和服務性。處于市場經濟環境中，人才流動日益自由化，人事檔案也呈現出多樣化的趨勢。人事檔案管理工作中，要適應目前的人才流動環境，就要從其社會性角度出發注重提升服務性能。將人事檔案管理機制構建起來，可以對人事檔案實施動態化管理，且根據管理需要而對各項管理元素以優化配置，使人事檔案能夠為服務對象提供更為優質而全面的檔案信息。

參考文獻：

[1]清泉.淺議人事檔案管理工作的重要性及其發展現狀[J].檔案天地，2013（02）：50-51.

[2]姜韜.淺談人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].黑龍江檔案，2012（03）：115-115

[3]劉冬梅.高校人事檔案管理工作：意義、研究現狀與創新[J].吉首大學學報（社會科學版），20132（03）：141-143.