對當前機關事業單位數字化檔案管理現狀及措施探討

王金華

摘 要：檔案管理是機關事業單位工作的重點，對機關事業單位資料收集、保存，日常工作開展有著重要意義。隨著網絡技術和電子信息技術的發展成熟，數字化檔案管理模式越來越多地被應用到機關事業單位的檔案管理事務中，但是由于技術條件和一些客觀因素、主觀因素的制約，當前機關事業單位數字化檔案管理存在很多問題。通過對數字化檔案管理的現狀、問題分析，探討對應的措施和改進方式，為機關事業單位數字化檔案管理工作作出一定的建議參考。

關鍵詞：機關事業單位；數字化檔案管理；對策

一、機關事業單位數字化檔案管理現狀和問題

（一）檔案數字化管理專業人才缺乏

當前很多機關事業單位的檔案數字化管理工作主要依靠具有一定資質和實力的檔案掃描公司，機關事業單位僅僅提供管理、監督和指導服務方面的人力，機關事業單位本身并不具備檔案數字化管理方面的專業人才，甚至有的單位的檔案管理者是其他部門人員的兼職，檔案數字化管理人才結構不合理，高層次、高技能、創新性和復合型計算機管理人才缺乏，由于編制、經費等方面條件制約，絕大部分的機關事業單位幾乎沒有能力自主培養和吸納高層次人才，人才匱乏的問題已成為影響和制約機關事業單位檔案數字化建設的重要因素。

（二）技術落后、理念陳舊

機關事業單位的工作重心基本上全部集中在本職工作上，對于檔案管理的重視程度不夠，檔案的有效利用率也低，沒有在意識層面將數字化檔案管理工作提升到與本職工作相等地位的層次上來，進而有關數字化檔案管理的理念準備不充分，相應的技術條件落后，即便有些單位實現了數字化檔案管理，但都是外接的技術和管理模式，存在很大的弊端。不同的單位對于數字化檔案管理的需求和方法是不一致的，而現實中，很多機關事業單位并沒有因地制宜，結合單位具體發展實際去制定科學的數字化檔案管理方法。

（三）缺乏全面、統一的管理標準

目前我國市場上的機關事業單位數字化檔案管理軟件質量參差不齊，有的軟件缺乏管理功能，有些軟件在信息流通上不完善，在市場上購買的通用軟件存在各種各樣的缺陷和漏洞，安全系數低、穩定性差[1]。與此同時，我國機關事業單位在檔案工作中缺乏全面、統一的管理，標準收集、管理信息的技術方法落后，經常性出現檔案的目錄和細則之間不兼容、軟件之間系統不兼容等問題，再加之檔案管理人員的專業素質較低，對檔案安全存儲的意識不足，容易將數據丟失或者損壞，無論是技術開發、還是人員管理都是目前我國機關事業單位在數字化檔案建設中難以逾越的困境。

二、機關事業單位數字化檔案管理改進措施

（一）建立數字化檔案管理系統

機關事業單位需要根據事業單位自身的實際情況，著手建立有效的數字化管理系統，主要內容包括設備選型、總體設計、檔案整理、系統管理、軟件開發、查詢管理、光盤備份、安全措施、掃描錄入等[2]。檔案管理系統的建立是數字化檔案管理的最基本方法，也是最基礎的工作，穩定成熟的檔案管理系統會讓事業單位在日后的檔案管理工作中節省極大地人力和財力。

（二）制定統一管理標準，明確檔案管理工作的責任分配

機關事業單位只有制定統一的檔案管理標準，才能在制度層面保證檔案管理工作有序進行，首先要對檔案進行明確詳細的分類，譬如財務報表、工作計劃和總結、員工個人檔案和單位發展規劃等要進行分門別類的電子信息輸入和歸檔，其次對于檔案的提交格式、提交時間等做出明確規定，對檔案資料的調取和應用也應該設計標準化的程序。

隨著我國機關事業單位各項事務的進行和發展，檔案資料內容越來越多、分類也越來越詳細，紙質檔案的數字化轉化過程比較復雜，管理工作和任務越來越重，所以迫切需要機關事業單位明確檔案管理工作的責任分配，建立科學的獎懲制度，責任到人，誰出問題就找誰，明確一項工作一個負責人，保證人人有事干，事事有人干，強調在數字化檔案管理的過程中，任何一個環節都有優秀的管理工作者能夠快速地完成工作任務、解決工作問題。

（三）加強檔案安全管理，注重自主技術開發和應用

網絡世界是開放的，存在很多的不確定性因素，事業單位在進行數字庫建設時要選擇合適的、值得信賴的設備生廠商和供應商，要建立多重防護系統，加強對病毒和網絡黑客的防范，在軟、硬件設備上，要反復檢測，定期維護，全面提升數字化檔案管理系統的穩定性和安全性[3]。同時機關事業單位要加強自主技術的開發和應用，外接的技術始終無法讓人真正放心。

（四）創新管理方法，加強人才培養

機關事業單位的工作氛圍的流程性較強，都是按部就班地開展工作，對于創新意識的培養有一定的阻礙，在數字化檔案管理工作中，機關事業單位和管理人員不能一直沿用傳統的紙質檔案管理模式和方法，要推陳出新，結合自身單位發展實際和現代先進管理理念，不斷創新管理方法，提高數字化檔案管理質量。同時還要加強人才培養，進一步解決檔案管理人員的待遇和編制問題，多吸收檔案管理專業人才，建立合理的獎勵機制，提高管理工作者的積極性。

三、總結

機關事業單位數字化檔案管理在重要資料保存、信息篩選查閱等方面發揮著巨大的作用，對著相關技術的改進和成熟，機關事業單位的重視和投入，數字化檔案管理會步入新的發展階段，智能化、自動化、安全性將得到進一步地提升，檔案數字化管理無疑有著廣闊的發展前景，盡管目前存在一系列的問題，但有理由相信它會朝著越來越好的方向發展。

參考文獻：

[1]王英忠.機關事業單位養老保險檔案管理需把握的幾個問題[J].蘭臺內外，2015（04）.

[2]樸松子.機關事業單位檔案管理的有效策略[J]. 中國管理信息化，2015（16）.

[3]潘亞麗.信息化時代機關事業單位檔案管理的創新[J].辦公室業務，2015（07）.