高速公路項目檔案信息化管理策略研究

趙雪靜

摘 要：近幾年來，我國的高速公路建設發展迅速，高速公路項目作為一項復雜而系統的綜合性工程，建設過程中各類文件資料的管理對工程建成后的管理、維護及改建具有重要的參考價值，而高速公路項目檔案信息化管理的引入，在滿足高速公路項目檔案管理要求的同時，實現了項目檔案的有效管理，本文將以某高速公路項目檔案的信息化管理為例，深入探討高速公路項目檔案信息化管理的策略。

關鍵詞：高速公路；項目檔案；信息化管理；策略

高速公路項目檔案指的是在高速公路建設的全過程中產生的用以反映高速公路項目質量、進度、費用和安全管理等情況，并在后期工程管理、維護、改建中具有一定參考價值，有系統整理并歸檔的項目文件資料。為充分利用高速公路項目檔案信息，必須對其進行規范化的管理，檔案信息化管理已成為了檔案信息管理的一種發展趨勢。

一、高速公路項目檔案信息化管理概述

高速公路項目檔案信息化管理以信息化管理標準為依據，構建檔案信息資源數據庫，利用檔案管理應用系統，借助網絡技術對檔案信息資源進行有效管理及利用，其管理的內容涵蓋標準規范的建設、基礎設施建設、數字檔案信息資源建設、檔案管理應用系統的創建、信息化人才隊伍的培養、檔案信息安全保障體系的構建六個方面[1]。

高速公路項目檔案管理是一項復雜、難度較大的工作，往往需要耗費大量的人力物力，信息化管理在其中的應用具有非常重要的意義。高速公路項目檔案信息化管理改變了傳統的檔案管理模式，傳統的檔案管理模式多存在編制不規范、查詢檢索困難、信息利用低等問題，檔案信息化管理很好地解決了這些問題，提高了管理水平；檔案信息化管理是做好檔案信息資源利用工作的前提，檔案信息資源的共享及利用是高速公路項目檔案管理的主要目的，信息化管理的應用可實現項目檔案工程數據資料快捷高效的利用，且能遠距離進行利用，為后期工程建設更好地提供服務，使檔案信息資源的利用價值得以實現；檔案信息化管理是降低管理成本、提高管理效率、減輕室藏壓力的必要手段，高速公路項目檔案的管理工作不僅需要專人負責，也需要耗費大量的資金和時間來完成，管理效率往往較低，而這也增加了項目成本，通過信息化管理，可有效解決這一問題，降低成本，提高效益。另外，對檔案文件進行整理，以光盤、電子文件等形式進行保管，可大大節省藏儲空間，減輕室藏壓力[2]。

二、高速公路項目檔案信息化管理存在的問題

（一）檔案信息資源平臺建設問題

目前檔案信息資源平臺的建設多存在形式化的現象，信息資源的建設不單單是對數據資料進行簡單的加工整理，對擬數字化檔案的管理同樣重要。沒有進行需求分析，就對整個項目檔案進行數字化加工掃描，不僅浪費了存儲空間，還降低了信息化管理的效益。另外，檔案信息數據格式及文件格式的不統一，增大了檔案信息資源標準數據庫的建設難度，不利于信息資源的共享。

（二）硬件設施配置問題

項目檔案信息化管理的物質基礎是完善的基礎設施，然而一些管理單位沒有購置信息化管理所需的相應設備，一些已配置的硬件設備存在配置不合理的問題，比如管理系統服務器配置不合理的問題；另外，管理設備、設施資金投入不夠，一些建設單位往往會將資金集中到一些性價比低的設施上，信息化管理的基礎設施配置不到位；而一些設備的過度配置不僅沒有提高設備的利用率，還造成了資金的浪費。

（三）檔案管理應用系統用途單一

目前一些檔案管理應用系統大多采用的是通用的管理軟件，缺少針對性，不適用于一些項目檔案的管理，這些系統所采用的數據結構不同，無法根據實際需求作出相應的調整，約束了信息資源的共享，降低了檔案信息資源的利用效率。

（四）檔案信息化管理人員素質較低

檔案管理人員專業性知識不足，不能夠熟練掌握計算機操作技術是目前檔案信息化管理中存在的一大弊端。一些管理人員雖對工程建設方面有一定的知識基礎，但對檔案信息化管理的管理模式及檔案管理的相關知識沒有堅實的基礎，沒有得到專業性的培訓，對檔案信息化管理認識不到位，在實際管理過程中，管理水平低下，管理效率低，極大地限制了對檔案信息資源的有效利用。

三、高速公路項目檔案信息化管理策略

（一）合理建設高速公路項目檔案信息化管理平臺

建設檔案信息化管理資源平臺，建立相應的數據庫，可利用數據庫中既有的模型結構對各類數據文件進行存儲，不同的數據要采用不同的格式進行傳輸，各系統配置內置數據庫，可將數據匯總到數據中心，各系統也可從數據中心獲取數據。在自動化辦公系統的基礎上，統合其他管理系統，實現操作界面、數據格式的統一。

（二）加強基礎設施建設

加大資金投入力度，配置相應的硬件軟件設施，根據實際需求購置性價比高、先進的設備，不能為節省成本而去購置價格低廉、性能低下的設備設施。另外，應在設備的技術壽命期限內，提高已配置設備的利用率，在對相關設備進行更新改造時，如果該設備在有限的使用壽命內已不能創造足夠的效益，則不應更新改造，以免造成資金的浪費。

（三）采用針對性強、功能完善的管理系統

檔案信息化管理系統應具備檔案組卷、保管、檢索、統計、數據開發利用等多項功能，針對檔案管理的各個環節流程，結合計算機硬件特性，構建一個高效率、快捷簡便的管理系統（圖1），檔案管理系統應對數據信息進行實時動態更新，自行錄入數據后，上傳至檔案中心，各單位的數據也上傳至檔案中心，檔案中心再利用網絡將數據可錄入光盤等微縮存儲設備中，然后將數據移交給集團總部，由總部對數據進行檢查糾錯整理。某高速公路項目在進行檔案管理時，采用了一套兼容性強的商業性檔案管理軟件，該軟件引入了數據錄入模塊和數據轉換模塊，數據錄入模塊可在用戶操作界面實現數據的快速錄入，數據轉換模塊是將錄入的數據轉錄進數據庫中，該軟件檢索快捷方便，操作界面簡單，功能完善，實現了項目檔案的信息化管理[3]。

（四）規范檔案信息化管理標準

規范檔案數字化的技術標準，采用灰度和彩色掃描，可將檔案保存為圖像格式，也可將其以電子文件的形式進行保管。制定高速公路項目檔案信息化管理標準，規范信息化管理流程，標準的制定應涵蓋信息化管理實施方法、信息化數據庫結構格式標準、檔案數字化加工標準、信息化管理效益評價標準等內容。

（五）加強管理人才培訓力度

定期對管理人員進行專業性知識的培訓，加強管理人員檔案管理、計算機網絡方面知識的學習，讓管理人員掌握計算機技術、網絡技術、通信技術等多門技術知識，培養管理人員的設備操作能力，保證其正確掌握信息化管理設備的使用方法，提高管理人員的信息分析、鑒選能力。積極引進檔案專業人才和計算機網絡技術人才，完善檔案管理隊伍。

（六）建設完善的信息化管理安全保障體系

利用各種保護技術，完善檔案信息化管理安全保障體系。一些保密檔案應設置相應的保護權限，只有職級合格的人才能查看；可設置電磁屏蔽等保護設施，保障管理設備、設施的正常運行；開展保密教育，增強工作人員的保密意識。

四、結語

高速公路項目檔案具有周期長、種類數量繁多、涉及部門多等特點，其管理工作復雜、難度大，檔案信息化管理不僅能夠提高管理效率，也能實現檔案信息的高利用率，保證了檔案信息的完整性、標準化，為后期工程建設提供了良好的參考依據。

參考文獻：

[1]池文敏.解析高速公路項目檔案信息化管理[J].辦公室業務，2014（21）：112.

[2]白潔.高速公路項目檔案信息化管理研究[J].檔案時空，2013（12）：31-32.

[3]白潔.高速公路項目檔案信息化管理研究[J].黑龍江檔案，2013（6）：91.