采購流程中的風(fēng)險點(diǎn)分析及管控措施

劉沛

[摘 要] 采購是保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營正常進(jìn)行的必要前提，也是控制成本的重要手段。通過采購可以節(jié)約實際成本，提高銷售邊際利潤。識別采購流程中各主要環(huán)節(jié)的風(fēng)險，并提出管控措施，可以提高采購質(zhì)量。

[關(guān)鍵詞] 采購流程；風(fēng)險管控；成本控制

[DOI] 10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.049

采購處于企業(yè)經(jīng)營運(yùn)作的前端，在供應(yīng)鏈快速發(fā)展的今天，已成為維系整個供應(yīng)鏈安全、可靠和及時的重要部分。有效地對采購進(jìn)行管理成為企業(yè)成本控制、提高利潤率以及取得競爭優(yōu)勢的關(guān)鍵和保障。全流程的采購涉及采購計劃制訂、供應(yīng)商選擇、合同簽訂和執(zhí)行、貨物檢驗、貨款支付等一系列環(huán)節(jié)。每個環(huán)節(jié)都存在風(fēng)險點(diǎn)，從采購流程著手，識別存在的風(fēng)險，進(jìn)而采取有效管控措施以規(guī)避防范，能夠幫助企業(yè)降低采購成本，提高采購質(zhì)量。

1 采購風(fēng)險的定義和識別

采購是企業(yè)在一定條件下從市場獲取資源，以保證生產(chǎn)經(jīng)營活動正常開展的一項經(jīng)營活動。采購風(fēng)險則是指由于多種因素的綜合作用，在采購過程中可能出現(xiàn)的一些意外情況，不能實現(xiàn)預(yù)期采購目標(biāo)。

隨著基于供應(yīng)鏈的采購流程不斷優(yōu)化，采購風(fēng)險具有復(fù)雜性、隱蔽性，幾乎貫穿供應(yīng)鏈的所有環(huán)節(jié)。因此在分析時應(yīng)當(dāng)綜合考慮采購流程的系統(tǒng)性，從供應(yīng)鏈的角度對風(fēng)險進(jìn)行識別和分析，進(jìn)而提出對應(yīng)的管控措施。

2 采購流程中的風(fēng)險點(diǎn)及管控措施

2.1 采購計劃管理

采購計劃指企業(yè)按照生產(chǎn)經(jīng)營活動過程中物資需求和消耗規(guī)律，對計劃期內(nèi)物資采購活動所做的預(yù)見性安排。完善的采購計劃管理能夠提高采購計劃的可靠性，降低物料庫存，提升物資的及時供應(yīng)能力。

采購計劃管理風(fēng)險主要有：一是未編制采辦計劃，盲目采購，造成庫存短缺或積壓；二是采辦計劃未能建立在準(zhǔn)確判斷市場環(huán)境或是貨幣匯率變化的前提下，沒有科學(xué)囤貨，導(dǎo)致采購價格上漲；三是采購計劃編制不合理，與生產(chǎn)計劃不匹配；四是在制訂計劃時沒有充分考慮庫存情況，導(dǎo)致積壓庫存產(chǎn)生。針對這些風(fēng)險，采購部門要根據(jù)物資需求情況制訂采辦計劃及預(yù)算并在逐級審批后嚴(yán)格執(zhí)行；采購人員對常用物資的市場行情和匯率市場要有一定的了解和判斷，對于常用材料可在價格較低或交易貨幣匯率較高時與用戶部門核對，酌情多儲備一些；采辦部門接到需求計劃后，要與使用部門充分溝通，核實采購關(guān)鍵信息的準(zhǔn)確性；定時盤庫，掌握庫存結(jié)構(gòu)，積極利用庫存物資，在了解庫存情況的基礎(chǔ)上制訂采辦計劃。

2.2 供應(yīng)商選擇

供應(yīng)商是企業(yè)的重要戰(zhàn)略合作伙伴，是決定采購產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵因素。在采購需求確定后，采購部門應(yīng)根據(jù)物資的質(zhì)量、價格、交貨期等要求，科學(xué)全面評估供應(yīng)商，建立合適的供應(yīng)商短名單，在此基礎(chǔ)上選定供應(yīng)商簽訂采購合同。

供應(yīng)商選擇風(fēng)險主要體現(xiàn)為：一是未對供應(yīng)商進(jìn)行有效全面評估，導(dǎo)致供應(yīng)商選擇不適當(dāng)；二是由于信息不對稱，未能識別出不合要求的供應(yīng)商，導(dǎo)致所選的供應(yīng)商不能持續(xù)滿足企業(yè)的要求；三是由于需求的特殊性，出現(xiàn)單一貨源，缺乏有效競爭；四是簽訂合同時，對合同履行過程中可能出現(xiàn)的情況考慮不全面，給企業(yè)帶來損失。針對供應(yīng)商選擇風(fēng)險，企業(yè)在選擇供應(yīng)商的過程中，首先，應(yīng)當(dāng)根據(jù)企業(yè)對物資的要求，從生產(chǎn)、質(zhì)量、財務(wù)、售后、業(yè)績等多方面建立綜合的評估體系，對不同供應(yīng)商建立差異化的風(fēng)險評價指標(biāo)體系。其次，應(yīng)從企業(yè)需求出發(fā)，培育主力供應(yīng)商，提高資源獲取能力。最后，在簽訂采購合同時，要對合同主體、數(shù)量、質(zhì)量、價款、履行期限、責(zé)任、驗收標(biāo)準(zhǔn)等作出盡可能詳盡的規(guī)定。要建立合同審批流程，合理設(shè)置合同簽署權(quán)限；根據(jù)物資不同屬性，編制不同合同標(biāo)準(zhǔn)文本，并根據(jù)所在地法律法規(guī)和內(nèi)部需要及時修訂完善，在簽訂合同時盡量使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本。

2.3 采購執(zhí)行過程

在采購執(zhí)行過程中，即采購合同執(zhí)行中，合同雙方必須嚴(yán)格按照合同約定履行各自的責(zé)任和義務(wù)。但是由于信息不對稱和利己動機(jī)，采購方面臨著供應(yīng)商的不合作行為。例如，供應(yīng)商生產(chǎn)不能按照合同約定供貨等，影響企業(yè)供應(yīng)鏈正常運(yùn)行。對于合同執(zhí)行中的風(fēng)險，主要通過有關(guān)供應(yīng)商風(fēng)險的關(guān)鍵信息，加強(qiáng)對供應(yīng)商行為的監(jiān)控。對于關(guān)鍵或是長周期物資，要組織包括用戶部門和供應(yīng)商參加的開工會，會上明確生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量控制、文件提交、聯(lián)系人等要求和信息。在合同執(zhí)行中，要確保廠家生產(chǎn)所使用的技術(shù)資料是通過審核的最終版，并通過廠家提交的生產(chǎn)進(jìn)度報告及時掌握生產(chǎn)進(jìn)度，采購方可以根據(jù)需要聘用合格的第三方機(jī)構(gòu)，對廠家的生產(chǎn)進(jìn)行監(jiān)造，并按照審核通過的ITP，在約定的時間參與或進(jìn)行對應(yīng)的檢測，確保生產(chǎn)按進(jìn)度進(jìn)行，符合質(zhì)量要求。

2.4 出廠檢驗

按照生產(chǎn)進(jìn)度和ITP，在收到供應(yīng)商的檢驗通知后，采購方應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格執(zhí)行檢驗程序，根據(jù)合同中規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗。檢驗過程中發(fā)現(xiàn)任何問題，都要在檢驗報告上顯示，并要求廠家進(jìn)行整改，直至驗收合格，由第三方檢驗機(jī)構(gòu)出具無不符合要求的檢驗報告并開具放行單后，物資方才可以出廠。

檢驗過程中的風(fēng)險主要有：一是采購單位缺乏專業(yè)人才和設(shè)備，不能進(jìn)行有效檢驗，影響物資質(zhì)量；二是缺乏第三方檢驗機(jī)構(gòu)的參與，由非獨(dú)立的檢驗機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢驗，可能導(dǎo)致檢驗不能有效。對于這些風(fēng)險，首先，采購方應(yīng)當(dāng)成立專門的質(zhì)量部門負(fù)責(zé)檢驗，明確檢驗責(zé)任，要對檢驗人員進(jìn)行全面系統(tǒng)培訓(xùn)，建立專業(yè)化的隊伍；其次，對于一些關(guān)鍵的物資，可以委托第三方檢驗機(jī)構(gòu)參與；最后，為保證檢驗結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性，檢驗結(jié)果要按相應(yīng)的審核程序確認(rèn)。

2.5 審核

對采購開展的審核是企業(yè)對采購過程進(jìn)行監(jiān)督、審核、評價，以確定采購的合理和合法性。主要是審核采購過程中包括請購單、發(fā)票、合同等的各種文件。審核要對各種文件之間所反映的信息一致性進(jìn)行審核。同時，采購計劃、時間、方式、供應(yīng)商、招投標(biāo)過程等也要進(jìn)行審核。

在審核過程中也存在著一定的風(fēng)險，主要是：一是審核不及時，起不到預(yù)防的作用；二是審核不全面，沒有對各類文件的一致性進(jìn)行細(xì)致審核。針對審核中的風(fēng)險，審核部門要建立科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶徍酥贫群统绦颍鞔_各種審核的時間，對采購文件的真實性、正確性、合規(guī)性等進(jìn)行嚴(yán)格審核，防止審核不及時導(dǎo)致的采購失誤。對于因?qū)徍瞬蝗鎸?dǎo)致的采購問題，要追究審核人員的相關(guān)責(zé)任；另外，要加強(qiáng)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門的溝通和交流，提高審核工作的有效性。企業(yè)還應(yīng)建立相關(guān)的考核辦法，定期對采購管理情況進(jìn)行考核。

2.6 支付

支付是采購的一個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對支付文件核對無誤后，經(jīng)授權(quán)人審批后向供應(yīng)商支付貨款。支付環(huán)節(jié)存在的風(fēng)險主要有：一是重復(fù)付款、付款金額有誤、支付延遲或提前等；二是支付方式和工具選擇不當(dāng)，導(dǎo)致資金利用率降低。針對這些問題，首先，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范的支付流程，支付申請需要相應(yīng)的部門審核并由授權(quán)人審批；其次，要綜合考慮采購物資的性質(zhì)、價格以及企業(yè)的資金狀況確定合適的支付方式和支付工具，提高資金利用率。

綜上所述，從采購流程中各環(huán)節(jié)的角度看能夠較為系統(tǒng)地對采購風(fēng)險進(jìn)行識別。相對應(yīng)的管控措施雖然增加了業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，但能相對減少或規(guī)避風(fēng)險。隨著供應(yīng)鏈管理的不斷發(fā)展，這種基于采辦流程的風(fēng)險分析與防控體系還會進(jìn)一步完善，采辦流程風(fēng)險識別和管控，對于提高企業(yè)采購管理水平至關(guān)重要。

參考文獻(xiàn)：

[1]王志毅.采購流程中存在的風(fēng)險分析及防范措施[J].物流工程與管理，2012（10）.

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