采購流程中的風險點分析及管控措施

劉　沛

(中國石化集團　國際石油勘探開發有限公司,北京　100029)

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采購流程中的風險點分析及管控措施

劉沛

(中國石化集團國際石油勘探開發有限公司,北京100029)

[摘要]采購是保證企業生產經營正常進行的必要前提,也是控制成本的重要手段。通過采購可以節約實際成本,提高銷售邊際利潤。識別采購流程中各主要環節的風險,并提出管控措施,可以提高采購質量。

[關鍵詞]采購流程；風險管控；成本控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.049

采購處于企業經營運作的前端,在供應鏈快速發展的今天,已成為維系整個供應鏈安全、可靠和及時的重要部分。有效地對采購進行管理成為企業成本控制、提高利潤率以及取得競爭優勢的關鍵和保障。全流程的采購涉及采購計劃制訂、供應商選擇、合同簽訂和執行、貨物檢驗、貨款支付等一系列環節。每個環節都存在風險點,從采購流程著手,識別存在的風險,進而采取有效管控措施以規避防范,能夠幫助企業降低采購成本,提高采購質量。

1采購風險的定義和識別

采購是企業在一定條件下從市場獲取資源,以保證生產經營活動正常開展的一項經營活動。采購風險則是指由于多種因素的綜合作用,在采購過程中可能出現的一些意外情況,不能實現預期采購目標。

隨著基于供應鏈的采購流程不斷優化,采購風險具有復雜性、隱蔽性,幾乎貫穿供應鏈的所有環節。因此在分析時應當綜合考慮采購流程的系統性,從供應鏈的角度對風險進行識別和分析,進而提出對應的管控措施。

2采購流程中的風險點及管控措施

2.1采購計劃管理

采購計劃指企業按照生產經營活動過程中物資需求和消耗規律,對計劃期內物資采購活動所做的預見性安排。完善的采購計劃管理能夠提高采購計劃的可靠性,降低物料庫存,提升物資的及時供應能力。

采購計劃管理風險主要有：一是未編制采辦計劃,盲目采購,造成庫存短缺或積壓；二是采辦計劃未能建立在準確判斷市場環境或是貨幣匯率變化的前提下,沒有科學囤貨,導致采購價格上漲；三是采購計劃編制不合理,與生產計劃不匹配；四是在制訂計劃時沒有充分考慮庫存情況,導致積壓庫存產生。針對這些風險,采購部門要根據物資需求情況制訂采辦計劃及預算并在逐級審批后嚴格執行；采購人員對常用物資的市場行情和匯率市場要有一定的了解和判斷,對于常用材料可在價格較低或交易貨幣匯率較高時與用戶部門核對,酌情多儲備一些；采辦部門接到需求計劃后,要與使用部門充分溝通,核實采購關鍵信息的準確性；定時盤庫,掌握庫存結構,積極利用庫存物資,在了解庫存情況的基礎上制訂采辦計劃。

2.2供應商選擇

供應商是企業的重要戰略合作伙伴,是決定采購產品質量的關鍵因素。在采購需求確定后,采購部門應根據物資的質量、價格、交貨期等要求,科學全面評估供應商,建立合適的供應商短名單,在此基礎上選定供應商簽訂采購合同。

供應商選擇風險主要體現為：一是未對供應商進行有效全面評估,導致供應商選擇不適當；二是由于信息不對稱,未能識別出不合要求的供應商,導致所選的供應商不能持續滿足企業的要求；三是由于需求的特殊性,出現單一貨源,缺乏有效競爭；四是簽訂合同時,對合同履行過程中可能出現的情況考慮不全面,給企業帶來損失。針對供應商選擇風險,企業在選擇供應商的過程中,首先，應當根據企業對物資的要求,從生產、質量、財務、售后、業績等多方面建立綜合的評估體系,對不同供應商建立差異化的風險評價指標體系。其次,應從企業需求出發,培育主力供應商,提高資源獲取能力。最后,在簽訂采購合同時,要對合同主體、數量、質量、價款、履行期限、責任、驗收標準等作出盡可能詳盡的規定。要建立合同審批流程,合理設置合同簽署權限；根據物資不同屬性,編制不同合同標準文本,并根據所在地法律法規和內部需要及時修訂完善,在簽訂合同時盡量使用標準合同文本。

2.3采購執行過程

在采購執行過程中,即采購合同執行中,合同雙方必須嚴格按照合同約定履行各自的責任和義務。但是由于信息不對稱和利己動機,采購方面臨著供應商的不合作行為。例如,供應商生產不能按照合同約定供貨等,影響企業供應鏈正常運行。對于合同執行中的風險,主要通過有關供應商風險的關鍵信息,加強對供應商行為的監控。對于關鍵或是長周期物資,要組織包括用戶部門和供應商參加的開工會,會上明確生產進度、質量控制、文件提交、聯系人等要求和信息。在合同執行中,要確保廠家生產所使用的技術資料是通過審核的最終版,并通過廠家提交的生產進度報告及時掌握生產進度,采購方可以根據需要聘用合格的第三方機構,對廠家的生產進行監造,并按照審核通過的ITP,在約定的時間參與或進行對應的檢測,確保生產按進度進行,符合質量要求。

2.4出廠檢驗

按照生產進度和ITP,在收到供應商的檢驗通知后,采購方應當嚴格執行檢驗程序,根據合同中規定的標準進行檢驗。檢驗過程中發現任何問題,都要在檢驗報告上顯示,并要求廠家進行整改,直至驗收合格,由第三方檢驗機構出具無不符合要求的檢驗報告并開具放行單后,物資方才可以出廠。

檢驗過程中的風險主要有：一是采購單位缺乏專業人才和設備,不能進行有效檢驗,影響物資質量；二是缺乏第三方檢驗機構的參與,由非獨立的檢驗機構進行檢驗,可能導致檢驗不能有效。對于這些風險,首先，采購方應當成立專門的質量部門負責檢驗,明確檢驗責任,要對檢驗人員進行全面系統培訓,建立專業化的隊伍；其次,對于一些關鍵的物資,可以委托第三方檢驗機構參與；最后,為保證檢驗結果的準確性和客觀性,檢驗結果要按相應的審核程序確認。

2.5審核

對采購開展的審核是企業對采購過程進行監督、審核、評價,以確定采購的合理和合法性。主要是審核采購過程中包括請購單、發票、合同等的各種文件。審核要對各種文件之間所反映的信息一致性進行審核。同時,采購計劃、時間、方式、供應商、招投標過程等也要進行審核。

在審核過程中也存在著一定的風險,主要是：一是審核不及時,起不到預防的作用；二是審核不全面,沒有對各類文件的一致性進行細致審核。針對審核中的風險,審核部門要建立科學嚴謹的審核制度和程序,明確各種審核的時間,對采購文件的真實性、正確性、合規性等進行嚴格審核,防止審核不及時導致的采購失誤。對于因審核不全面導致的采購問題,要追究審核人員的相關責任；另外,要加強與相關業務部門的溝通和交流,提高審核工作的有效性。企業還應建立相關的考核辦法,定期對采購管理情況進行考核。

2.6支付

支付是采購的一個關鍵環節,對支付文件核對無誤后,經授權人審批后向供應商支付貨款。支付環節存在的風險主要有：一是重復付款、付款金額有誤、支付延遲或提前等；二是支付方式和工具選擇不當,導致資金利用率降低。針對這些問題,首先,企業應當建立規范的支付流程,支付申請需要相應的部門審核并由授權人審批；其次,要綜合考慮采購物資的性質、價格以及企業的資金狀況確定合適的支付方式和支付工具,提高資金利用率。

綜上所述,從采購流程中各環節的角度看能夠較為系統地對采購風險進行識別。相對應的管控措施雖然增加了業務環節,但能相對減少或規避風險。隨著供應鏈管理的不斷發展,這種基于采辦流程的風險分析與防控體系還會進一步完善,采辦流程風險識別和管控,對于提高企業采購管理水平至關重要。

參考文獻:

[1]王志毅.采購流程中存在的風險分析及防范措施[J].物流工程與管理,2012(10).

[2]劉潔.對物資采購與付款控制流程設計的探討[J].商業會計,2012(12).