餐飲企業(yè)采購流程及成本控制管理

龔衍斌

(中海實業(yè)公司,北京　100027)

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餐飲企業(yè)采購流程及成本控制管理

龔衍斌

(中海實業(yè)公司,北京100027)

[摘要]一直以來,餐飲業(yè)都是競爭非常激烈的行業(yè)之一。餐飲企業(yè)要在愈演愈烈的市場競爭中實現(xiàn)良好的生存和發(fā)展,成本控制是非常重要的。餐飲的成本很大一部分用于物資的采購,因此清晰的采購流程、科學(xué)的成本控制是餐飲企業(yè)成本高效利用的最有效途徑。文章著重對餐飲企業(yè)的采購流程以及成本控制管理進(jìn)行探討。

[關(guān)鍵詞]餐飲企業(yè)；采購；成本控制

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.047

隨著城市化進(jìn)程的加快,我國餐飲業(yè)發(fā)展迅速,餐飲行業(yè)的市場競爭已經(jīng)進(jìn)入了白熱化階段。面對愈演愈烈的市場競爭,很多餐飲企業(yè)都面臨著巨大的壓力,需要將有限的資源高效地利用,使其效益最大化,達(dá)到既控制成本又獲取更高利潤的效果。成本是餐飲企業(yè)管理中最重要，難度最大的問題。餐飲企業(yè)大部分的支出用于物資的采購,根據(jù)中國烹飪協(xié)會公布的相關(guān)數(shù)據(jù),2010 年我國餐飲百強(qiáng)中,原材料占全部成本費(fèi)用中的比例約為50%,人工費(fèi)用為20%,租金費(fèi)用為15%,其他為水電燃料、廣告宣傳等費(fèi)用。因此要做好成本控制管理工作,首先就是要從物資采購方面著手,建立清晰明確的采購流程,這也是為成本控制打下基礎(chǔ)。筆者所在的公司為母公司在北京地區(qū)的各寫字樓提供餐飲服務(wù),不考慮使用自有房屋的租金的話,原材料采購成本所占比重更大,對成本的影響更為直接和重要。

1餐飲企業(yè)采購流程設(shè)計

1.1市場調(diào)研

餐飲企業(yè)的物資采購涉及多方面的問題,主要包括物資產(chǎn)品的種類、質(zhì)量、價格、信譽(yù)、售后服務(wù)等因素,餐飲企業(yè)要設(shè)立專門的采購部門,并派遣專職的市場調(diào)研人員對要采購物資的市場狀況進(jìn)行全面、系統(tǒng)的調(diào)研：第一,對要采購的物資根據(jù)物資的基本性質(zhì)、庫存情況以及采購需求來劃分種類,以對市場中的物資產(chǎn)品按照不同類別進(jìn)行調(diào)研。第二,了解過去企業(yè)物資采購的價格信息,以此為參照走到市場當(dāng)中調(diào)研實際的物資價格,并對不同供應(yīng)商的報價信息進(jìn)行匯總和對比,以此作為采購定價的參考依據(jù)。第三,整理現(xiàn)有的供應(yīng)商資料,走到市場中間廣泛調(diào)研供應(yīng)商的資料,尤其是對產(chǎn)品的質(zhì)量和價格,盡可能多方面地了解供應(yīng)商的信息并進(jìn)行對比分析。

1.2供應(yīng)商管理

為了保證企業(yè)所采購的物資具有良好的安全性、可靠性而且價格方面有優(yōu)勢,就要選擇好的供應(yīng)商,這就需要對供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行全方面的審核,并對供應(yīng)商進(jìn)行規(guī)范有效的管理。可在物資分類的基礎(chǔ)上對供應(yīng)商的等級進(jìn)行分類,將供應(yīng)資質(zhì)、食品質(zhì)量、價格等因素作為對供應(yīng)商選擇的參考依據(jù),擇優(yōu)選擇。盡可能地選擇大企業(yè)作為供應(yīng)商,減少中間環(huán)節(jié),從源頭上控制質(zhì)量。

1.3制訂采購計劃

為了使物資采購更具有目的性,更有計劃地進(jìn)行,防止盲目采購帶來的成本浪費(fèi),就要預(yù)先制訂出合理的采購計劃。首先在物料需求方面制訂計劃,在企業(yè)各部門的配合下,對餐飲用料情況進(jìn)行了解,依據(jù)實際用料需求和庫存情況制訂出用料計劃,既保證滿足企業(yè)經(jīng)營的需要,又最大限度地減少過度采購造成的物料浪費(fèi)。其次指定采購計劃。根據(jù)物料需求計劃,加上參考過去的采購記錄,進(jìn)一步確定物料供應(yīng)商以及采購方式,報告給財務(wù)及上級部門審批。

1.4采購活動的實施

采購前的所有計劃都是為采購活動的具體實施做準(zhǔn)備的,在采購過程中,不同種類的物資采購要有不同的采購方式。對于鮮蔬食品的采購,要保證其新鮮性和及時性,采購人員要根據(jù)采購計劃對費(fèi)用額度進(jìn)行合理的預(yù)算,由財務(wù)部門審核后預(yù)支貨款,以采取現(xiàn)金采購的方式來購買生鮮物資。與供應(yīng)商協(xié)商價格達(dá)成交易后即時支付貨款并開具發(fā)票。對于糧油、副食品等大牌采購的物資,往往采取批量訂購的方式,采購人員選擇好供應(yīng)商后發(fā)出訂單,供應(yīng)商在約定期限內(nèi)交貨,庫管人員核對訂單,點(diǎn)清數(shù)量。

1.5驗收入庫

采購人員與庫管員配合接收貨物,清點(diǎn)數(shù)量,檢查質(zhì)量。如其中存在問題,與供應(yīng)商協(xié)商進(jìn)行妥善的處理。貨物質(zhì)量檢驗合格入庫,對各項單據(jù)進(jìn)行核對,確定無誤后進(jìn)行采購結(jié)算。

2餐飲企業(yè)成本控制與管理

2.1嚴(yán)格控制采購定價,確保物美價廉

對于餐飲企業(yè)采購部門來說,要根據(jù)企業(yè)經(jīng)營的特點(diǎn)和采購需求,制訂科學(xué)合理的采購計劃。對于每天應(yīng)用率高的原料可根據(jù)當(dāng)日的經(jīng)營狀況和庫存情況來制定次日的采購量。減少盲目采購,對于采購計劃外的大件物資,必須報給企業(yè)高級管理層來進(jìn)行審批。建立周期性詢價報價制度并嚴(yán)格貫徹執(zhí)行,定價周期的長短依據(jù)企業(yè)經(jīng)營情況和廚房原料需求而定,對于價格相對穩(wěn)定的物資,可適當(dāng)延長定價周期。餐飲采購部實行周期性市場詢價制度,便于及時了解市場價格的變化,從而對采購計劃進(jìn)行恰當(dāng)?shù)恼{(diào)整。定價方案的制訂要具有可行性并嚴(yán)格執(zhí)行,餐飲企業(yè)不同的部門,如采購部、財務(wù)部、收貨部、餐飲部等多個部門可定期派出專職人員一同走進(jìn)市場進(jìn)行市場價格調(diào)查。各部門之間要明確職責(zé),共同負(fù)有成本控制的責(zé)任。部門之間要做好協(xié)調(diào)配合工作,共同對原材料的價格進(jìn)行比對,根據(jù)綜合情況來制定合理的定價。采購部門在進(jìn)行原料采購的過程中,要貨比三家,全面了解產(chǎn)品的市場價格,爭取以最低的價格成本采購到更優(yōu)質(zhì)的原材料。此外，也可以采用通過綜合選定一兩家供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議,形成利益共同體,爭取最大的價格折扣,同時根據(jù)市場行情定期對價格進(jìn)行調(diào)整。

2.2加強(qiáng)入庫驗收,保證采購物資質(zhì)量

首先,要制定明確的物資驗收標(biāo)準(zhǔn)。對于餐飲企業(yè)來說,行政總廚要根據(jù)本餐飲企業(yè)的菜肴情況,制定符合要求并且適應(yīng)市場的原材料標(biāo)準(zhǔn)。對于入庫的材料,要派遣專門的驗收人員對貨品進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量把關(guān),核對好數(shù)量、質(zhì)量和訂單報價,對于超量的、質(zhì)量不合格的物資要進(jìn)行退回處理,既保證數(shù)量又保證質(zhì)量。其次,明確職責(zé),將驗收工作責(zé)任落實到個人,由專門的驗收人員來負(fù)責(zé)物資的驗收并承擔(dān)責(zé)任。驗收人員要對原材料質(zhì)量熟練掌握,具有良好的鑒別能力,定期到市場中走訪,了解市場信息。如產(chǎn)品發(fā)生質(zhì)量問題,相關(guān)人員及第一責(zé)任人要承擔(dān)責(zé)任。最后,每日采購人員都要填寫采購報表,驗收人員填寫驗收報表,對原材料的采購和入庫情況進(jìn)行準(zhǔn)確的記錄,并對供應(yīng)商的服務(wù)和信譽(yù)進(jìn)行評價,上交上級管理部門。

2.3嚴(yán)格控制原料使用,杜絕浪費(fèi)情況

原料在粗加工過程中的成本控制主要是原料的凈料率的控制,要對凈料率準(zhǔn)確地把握。切配對原料成本控制具有重要意義。在切配的過程中,要根據(jù)原材料的實際情況,遵循“整料整用,大料大用,小料小用,下腳料綜合利用”的基本原則,從多方面控制食品加工的成本。對于餐飲廚房的廚師來說,要努力提供烹飪技能,做好菜品的設(shè)計,投料要合理,盡可能地減少輔料的浪費(fèi),減少廢品,從而達(dá)到控制烹飪成本的目的。

3結(jié)論

對于餐飲企業(yè)來說,除從以上論述的幾個方面來控制成本外,還要在成本控制方面加強(qiáng)監(jiān)督,加大控制力度。企業(yè)可設(shè)立專門的成本控制部門,由成本控制總監(jiān)對成本控制管理工作進(jìn)行總負(fù)責(zé),加強(qiáng)成本控制工作的貫徹落實,避免成本控制淪為一紙空文,流于形式。保證消費(fèi)對抵的既定利益,消費(fèi)對抵的方式可以使餐飲企業(yè)本有的資源更加高效地利用,減少自檢方面的壓力,但是消費(fèi)對抵是在保證獲得利潤的前提下,盡可能地創(chuàng)造更多的效益。總之,餐飲企業(yè)要做好成本控制工作,需要多部門之間良好的協(xié)調(diào),全體員工的共同努力,不斷提高節(jié)約意識,充分發(fā)揮團(tuán)隊合作精神,樹立高尚的職業(yè)道德情操,認(rèn)真負(fù)責(zé)完成本職工作,只有這樣才能保證餐飲企業(yè)在競爭中立于不敗之地。

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