淺談事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范管理的內(nèi)容及其要求

周曉松

（吉林省洮南市委老干部局 137100）

淺談事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范管理的內(nèi)容及其要求

周曉松

（吉林省洮南市委老干部局 137100）

事業(yè)單位辦公室檔案管理的規(guī)范化、標準化是事業(yè)單位辦公室管理的重要內(nèi)容，是整個事業(yè)單位協(xié)調(diào)、掌握、高效管理運行的有效保證。現(xiàn)代化事業(yè)單位管理中的辦公室檔案規(guī)范及標準化管理，不但能有效地利用已有的良好硬件設(shè)施，且影響著日常文書工作效率。本文闡述了加強事業(yè)單位規(guī)范辦公室檔案管理工作的意義，對事業(yè)規(guī)范辦公室檔案管理工作的內(nèi)容以及事業(yè)單位辦公室檔案管理的要求進行了分析。

辦公室檔案；規(guī)范管理；意義；內(nèi)容；要求

事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范化管理是指按照規(guī)范化的質(zhì)量和效率，強化系統(tǒng)思維意識以適應(yīng)事業(yè)單位標準化、規(guī)范化、科學(xué)化運行的需要。辦公室檔案管理是事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的重要保證，因此建立系統(tǒng)、科學(xué)、民主的管理制度對于事業(yè)單位發(fā)展來說非常重要。

1 加強事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范管理的意義

辦公室檔案管理的好壞，直接決定著事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)是否能把握住本單位整體運營情況，是否能及時調(diào)整運營政策。所以，在我國規(guī)范好事業(yè)單位辦公室檔案工作，提升其管理理念，將事業(yè)單位的總體運營成果及發(fā)展情況如實具體地反映出來，不僅有利于推動社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，且更有助于提高本單位的市場競爭性，擁有著深遠的現(xiàn)實意義。規(guī)范辦公室檔案管理工作可以提高對辦公室檔案工作的認識。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人們忽略辦公室檔案管理在社會發(fā)展中的現(xiàn)實作用及戰(zhàn)略意義。但是實際工作中出現(xiàn)的無責(zé)任感、缺崗、辦公室檔案工作宣傳力度不足，且辦公室檔案工作無用論不斷影響整個事業(yè)單位，使其形成較弱的辦公室檔案工作管理理念，不利于事業(yè)單位的健康發(fā)展。因此，必須規(guī)范對辦公室檔案工作的管理。

2 事業(yè)單位中辦公室檔案規(guī)范管理的主要內(nèi)容

（1）制發(fā)公文。通常辦公室檔案都以公文演變，作為其前身，如何制定與發(fā)布公文，能直接影響其質(zhì)量的好壞，也決定著未來辦公室檔案及其管理工作規(guī)范式的質(zhì)量問題。①要規(guī)范好公文用紙，嚴格遵照國家相關(guān)規(guī)定，選擇質(zhì)量上乘，規(guī)格尺寸統(tǒng)一的紙型。按照橫寫橫排的排版模式，需將裝訂線安排在左面。②要確保公文字跡打印的清晰性，且易于長期保存。無論公文是打印或草擬，還是不同的手寫批注、簽字、報表及記錄等，選的紙張、墨汁及筆型應(yīng)不易褪色，確保有清晰明了的字跡，便于將來長期保存使用。③要對公文制發(fā)的簽發(fā)手續(xù)、審核權(quán)限、正文標題、主/抄送單位、落款及日期等進行嚴格的檢查。④文種的使用要合理，格式擬定標準，對簡稱及不標準的字盡量少用或不用于行文中，有助于未來規(guī)范管理及應(yīng)用信息化檢索方式的實行。

（2）立卷歸檔。立卷歸檔是規(guī)范辦公室檔案管理工作的準則。公文相似、重復(fù)及無序的立卷組合給規(guī)范辦公室檔案工作造成困難，也對辦公室檔案價值使用的最大化及快捷檢索、案卷整體性基礎(chǔ)目標造成影響。在現(xiàn)實工作里，一方面應(yīng)嚴格按照國務(wù)院頒布的關(guān)于《銷毀不歸檔文件辦法》，另一方面需處理好如下三項內(nèi)容：①需正確掌握立卷歸檔文件的時間性，只有達成目前文件任務(wù)才可立卷歸檔，否則會使辦公室檔案工作出現(xiàn)混亂及無序而無法立卷歸檔。②需確立重點及合理分工。現(xiàn)實操作里應(yīng)重視資料及文件的區(qū)別，尤其是內(nèi)容、方式及意義的較多類似處的資料文件差別，詳細問題需詳細剖析，由此降低重復(fù)與冗余的辦公室檔案工作，有效提升辦公室檔案的使用效率。③需重視整體性的全宗維護。歸檔時不僅把握中心與主次，嚴格把守住全宗的出入口，禁止不能歸檔的文件進入，且需預(yù)防歸檔資料文件丟失情況發(fā)生。尤其是在歸檔立卷里，需將相同類型且擁有一定關(guān)聯(lián)的文件資料歸于一個卷里，確保同一問題的整體處理進程能體現(xiàn)，由此提升辦公室檔案的使用價值，讓完整的辦公室檔案文件為將來規(guī)范式的辦公室檔案工作奠定基礎(chǔ)。

（3）案卷質(zhì)量。案卷質(zhì)量是規(guī)范辦公室檔案管理工作的保障。辦公室檔案是否有價值直接取決于案卷資料是否能被全面搜集到，只有完整的文件資料才能確保辦公室檔案保存的意義。可見立卷方式及裝訂案卷對規(guī)范式辦公室檔案工作的操作起著決定作用。所以，提高辦公室檔案訂卷的質(zhì)量，顯得極為重要，因此我們除了重視處理好立卷方式，便于辦公室檔案目標化管理里的檢索與劃分，還需把握好裝訂案卷的質(zhì)量關(guān)，有效管理其辦公室檔案。

3 事業(yè)單位辦公室檔案規(guī)范管理的要求

（1）滿足事業(yè)單位辦公室檔案應(yīng)用的要求。事業(yè)單位辦公室檔案的有效應(yīng)用是體現(xiàn)其自身價值的徑直辦法，搞好其開發(fā)更是事業(yè)單位辦公室檔案管理的主要表現(xiàn)所在。要增強事業(yè)單位辦公室檔案的有效開發(fā)應(yīng)用，需要做好以下兩點：①需要共享信息資源。辦公室檔案員在做好搜集、整理、評定及保存辦公室檔案的同時，還需健全檢索系統(tǒng)及匯編辦公室檔案文件等資料，以便使辦公室檔案使用者之需。以外，還要加強事業(yè)單位辦公室檔案存放庫房設(shè)備。②需要順應(yīng)時代變化的要求，把死辦公室檔案變“活辦公室檔案”，尋找出更為新型便捷的服務(wù)渠道，提升其應(yīng)用的水平，這樣不僅增加了社會效益，而且能促進辦公室檔案工作健康發(fā)展。

（2）事業(yè)單位檔案規(guī)范管理需要依法治檔。事業(yè)單位辦公室檔案工作規(guī)范的根本在于依法治檔。現(xiàn)代化管理辦公室檔案設(shè)施，多樣性辦公室檔案載體及類別，直接影響著辦公室檔案工作的方式。辦公室檔案工作能持續(xù)不斷地發(fā)展需遵循依法治檔之路，唯有此方可發(fā)揮其影響力。而《辦公室檔案法》的頒布，正是我國辦公室檔案事業(yè)朝著健康方向發(fā)展的強力后盾。新形勢下的辦公室檔案工作需對不同地方給予充分應(yīng)用立法的權(quán)限，成立相應(yīng)的辦公室檔案法規(guī)。

[1]賈世寶.以檔案管理科學(xué)化促進機關(guān)管理高效化[J].佳木斯教育學(xué)院學(xué)報，2010.

[2]孫西寒.對事業(yè)單位辦公室檔案管理的若干思考[J].黑龍江史志，2015（10）.

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2016-9-25