行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路初探

趙永春

吉林省煤田地質二〇三勘探公司

行政檔案管理存在的問題以及新的管理思路初探

趙永春

吉林省煤田地質二〇三勘探公司

近年來，伴隨著我國行政體制改革，行政檔案管理工作的重要性越加明顯，同時管理工作中存在的專業性不夠、管理方式混亂、管理人員落后等問題矛盾也非常突出。做好行政檔案管理工作對新常態下的行政管理服務工作具有非常重要的意義。筆者結合自身從事行政檔案管理工作的經驗，對如何完善管理措施、提高管理實效、增強服務功能進行深入剖析，并結合工作實際提出了相關建議意見，以期進一步推進行政檔案管理工作，發揮好檔案在行政管理服務工作中的重要作用。

行政檔案管理；存在問題；新的管理思路；分析研究

行政檔案相對于一般檔案而言，既具有檔案的共性，也具有其作為行政工作檔案的特點，主要表現為，政治性，即由政府機關代表國家意志作出行政行為，行政檔案體現了統治階級的意志；執行性，即多數檔案記載了行政機關執行黨和國家政策方針的事宜；權威性，這是行政工作的嚴肅和公信力所決定的，檔案具有較強的權威。此外，行政檔案還具有服務性，這體現了行政檔案服務行政工作。行政檔案的特性決定其無論是在管理還是在使用等方面，都應當具有嚴格的規章制度和操作規范。下面，筆者將對當前行政檔案管理工作中存在的問題以及如何利用新的思路做好行政檔案管理工作進行分析。

一、行政檔案管理存在的問題

（一）缺乏投入和重視

近年來，檔案管理新理論、新知識逐步被引入，但由于當前對行政檔案管理工作缺乏足夠的投入和重視，各地仍然按照原來的老思路、老辦法對檔案進行管理，造成檔案管理質效降低，跟不上社會發展的步伐。比如，某地檔案局根據本地區近年來查閱檔案人數增多的要求，欲引進電子檔案查詢系統，但是由于主要領導把更多的資金和人力放在經濟發展、民生保障方面，不愿投入更多的資金，造成該項目停滯不前，檔案管理工作明顯滯后，檔案服務效率低下。

（二）缺乏專業的人員

政府工作由于人員流動性較小，往往造成部分人員由于跟不上時代而被淘汰，而多數單位都將這些人員安排到檔案管理崗位，造成檔案管理工作專業人員匱乏。行政檔案管理需要專業人員，接受專業的培訓，這樣才能有效利用專業知識，更好地發揮檔案的服務、查詢等功能。而當前多數行政檔案管理人員年齡偏大、對新知識吸收能力較差，存在保平安、少創新的思維，這在一定程度上大大降低了檔案的使用效率。

（三）內容鑒定不嚴格

檔案工作最重要的就是保證信息工作的準確性，畢竟記錄在檔、保存在案的各項信息將被不斷地傳承下去，為后面的子子孫孫提供重要的數據參考。然而，當前行政檔案記錄工作卻存在缺乏真實性的問題。其主要原因就是單位領導不重視，對記錄在檔的內容缺乏有效鑒定，沒有及時剔出不真實的內容。如，某些人員為個人私利，提供虛假個人身份、學歷以及工作信息，而單位對此缺乏有效的堅定，造成個人信息不真實，影響了公職人員競爭的公平性。這個問題已經被組織部門多次提醒并糾正。

（四）管理方式不嚴肅

行政檔案管理應該是一件非常嚴肅的事情，主要領導應當承擔主要責任，提供信息的人員應當承擔直接責任，管理檔案的人員應當承擔管理責任，然而，在現實工作中，部分單位將人事檔案擅自進行管理與更換，在一定程度上導致人事檔案的管理方式非常混亂，并且還造成在收集檔案時出現很大的失真問題。

二、行政檔案管理中的新思路

（一）落實“一崗雙責”，強化問責力度

投入不足是因為領導重視不夠，內容鑒定不嚴格是因為領導對檔案管理缺乏應該得重視，管理方式不嚴肅則更突出領導對檔案管理存在的問題視而不見聽而不聞，這些問題的解決根本在于落實“一崗雙責”，讓每一個參與的公職人員都擔起主體責任，對出現問題的檔案，嚴格倒查責任，嚴格問責主要領導和分管領導。比如，某地針對檔案造假問題出臺了監督檢查問責制度，對檔案造假的，不僅追究相關責任人員的責任，還要對管理不嚴、審核不清的分管領導和主要領導進行問責，從而確保了檔案管理工作有效推進。

（二）加大專業培訓，增強檔案質效

一是建立一套完整的培訓機制，積極組織現有檔案管理人員開展專業培訓，尤其是對從其他崗位調入檔案管理崗位的人員進行系統化的培訓。通過培訓增強檔案管理人員的專業知識、專業能力，增強檔案管理人員的責任意識，同時也不斷提高檔案管理人員的創新意識，為檔案管理的改革創新提供重要支撐。二是建立完善專業管理體制。通過制度建設，建立一套完善的組織領導體系、工作開展體系，促進檔案管理質量的提升。三是構建專業服務機制。檔案工作的目的是為工作提供服務，躺在檔案館的檔案沒有任何意義，應加大對檔案管理信息化水平的建設，通過構建專業的服務機制，不斷增強檔案服務的效率。

（三）大膽探索創新，提高檔案管理科技性

21世紀是一個科級創新的時代，信息化建設水平的提高為行政檔案管理工作提供了重要支撐。因此，應當加大對檔案管理創新的投入，逐步實現科技建檔、科技管檔、科級用檔。比如，可以通過云技術的應用來實現對檔案的科學管理，有效地提升檔案管理的效率以及科學性。當前，在檔案管理中應用高新科學技術已經成為一個社會發展的趨勢，而針對現階段檔案管理繁重的工作量來說，應用高新科技大大增強了工作效率，確保了檔案管理的全面性。

三、結束語

綜上所述，行政檔案管理工作對促進行政工作具有深遠的意義，加強改進行政檔案管理工作刻不容緩。在當前新常態下，政府體制改革和政策變化都是應對新問題的重要措施，對未來的行政工作具有重要參考價值，因此，應高度重視行政檔案管理，加強檔案建設，從而為推進“兩個一百年”奮斗目標提供重要的文籍資料。

［1］曹芮馨.淺議行政事業單位檔案管理的創新思路［A］.中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院.決策論壇——系統科學在工程決策中的應用學術研討會論文集（上）［C］.中國武漢決策信息研究開發中心、決策與信息雜志社、北京大學經濟管理學院，2015∶1.

［2］楊玥.我國檔案事業管理體制研究［D］.安徽大學，2014.

［3］黃煥敏.行政事業單位會計檔案管理存在的問題［J］.合作經濟與科技，2014，02∶80-81.