高校檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)路徑探析

張銀丹

陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院基礎(chǔ)課部

高校檔案管理規(guī)范化和信息化建設(shè)路徑探析

張銀丹

陜西國(guó)際商貿(mào)學(xué)院基礎(chǔ)課部

檔案工作是高校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)。檔案工作記錄的是事件，承載的是歷史。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息量暴增，隨之而來(lái)的是越來(lái)越多的信息資料，對(duì)于高校檔案工作來(lái)說(shuō)，傳統(tǒng)的管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)發(fā)展的要求，因而高校檔案管理工作的目標(biāo)，就應(yīng)該以信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、檔案管理規(guī)范化來(lái)支撐教學(xué)和科研，為高校的建設(shè)和發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、快捷的檔案信息，是高校檔案工作發(fā)展的目標(biāo)。

高校；檔案管理；規(guī)范化；信息化

當(dāng)前，高等院校發(fā)展呈現(xiàn)出多樣化、特色化態(tài)勢(shì)，對(duì)高校檔案的歸集、整理及保管提出更高標(biāo)準(zhǔn)的要求。檔案的價(jià)值開(kāi)發(fā)利用隨著信息技術(shù)手段的發(fā)展更為高效。由于信息存儲(chǔ)可以依賴模塊化，精準(zhǔn)的程序設(shè)計(jì)，使得查閱與檢索更加方便。檔案管理的規(guī)范化和信息化建設(shè)，必將為高校發(fā)展提供有力的輔助。

一、高校檔案管理的現(xiàn)狀分析

隨著國(guó)家對(duì)檔案管理一系列法律法規(guī)的出臺(tái)和頒布，我國(guó)高校的檔案工作得到了進(jìn)一步加強(qiáng)。特別是國(guó)家教委發(fā)布了《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》（6號(hào)令），給高校檔案工作的發(fā)展提供了制度保障。例如，由分散在各個(gè)職能部門管理檔案，變?yōu)榧薪y(tǒng)一管理；由僅注重紙質(zhì)文字檔案，變?yōu)槌堎|(zhì)文字檔案外還收集和管理音像、實(shí)物檔案。但是檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化必須與高速發(fā)展的信息時(shí)代相吻合，在科技迅猛發(fā)展的今天，不重視檔案管理的信息化建設(shè)，必將難以充分發(fā)揮檔案的作用。

（一）檔案缺乏規(guī)范化管理，利用率不高。高校檔案管理普遍存在檔案歷史悠久、資料龐雜的問(wèn)題。從計(jì)算機(jī)還沒(méi)有普及的年代到現(xiàn)在的信息化社會(huì)，檔案材料一直以紙質(zhì)材料為主。由于每個(gè)時(shí)期檔案整理標(biāo)準(zhǔn)不盡相同，很多資料頁(yè)碼不全或者沒(méi)有目錄等，給查找翻閱帶來(lái)很大困難。長(zhǎng)期不重視收藏與保管、使用的舊觀念，使得重要性資料或者涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)的資料讓很多學(xué)者無(wú)法查閱，無(wú)法進(jìn)行技術(shù)方面的支持與交流。據(jù)有關(guān)資料介紹，2013年，曾對(duì)全國(guó)二十八個(gè)省、市、自治區(qū)198所高校檔案工作現(xiàn)狀進(jìn)行了調(diào)查，雖有75%的高校建立了科級(jí)以上建制的綜合檔案室，但在檔案管理辦法、歸檔范圍、分類大綱、保管期限表等相關(guān)制度還不健全。檔案管理的有關(guān)文件、法律法規(guī)的學(xué)習(xí)、宣傳工作在各高校間也存在較大的差距。檔案管理工作的建設(shè)缺乏持續(xù)性、規(guī)范化管理，不能有效對(duì)檔案資源進(jìn)行挖掘、開(kāi)發(fā)利用。

（二）檔案收藏門類不豐富，信息化程度低，服務(wù)范圍受到限制。黨政、基建、設(shè)備、財(cái)務(wù)這些門類的檔案是當(dāng)前高校檔案的主體，其他門類則不全，數(shù)量也不全。而能夠運(yùn)用計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的聲像檔案比較少，很大程度上限制了這類圖文聲形并茂檔案的利用，就不能滿足各層次主體對(duì)檔案利用的需求。雖然看似許多高校配備了計(jì)算機(jī)，但檔案室里計(jì)算機(jī)適用范圍主要停留在文檔目錄的鍵入和查詢，基本游離于信息技術(shù)之外。筆者通過(guò)實(shí)地調(diào)研陜西7所民辦本科高校及網(wǎng)上搜索引擎訪問(wèn)30所民辦高校的檔案管理工作得知，目前民辦高校檔案管理工作只是進(jìn)行最基本的材料收集、整理歸檔與保管，還沒(méi)有發(fā)展到主動(dòng)分析，編研檔案資源，建立有效提供利用服務(wù)的意識(shí)，工作上處于封閉、被動(dòng)、守?cái)傋拥臓顟B(tài)，無(wú)法充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值及參考作用。

（三）檔案管理人員認(rèn)識(shí)與素質(zhì)上的能力欠缺，缺乏現(xiàn)代化管理觀念。檔案管理人員對(duì)本職工作缺乏全面、正確的認(rèn)識(shí)，僅僅做好整理與收藏工作，而忽視檔案資料的二次利用。隨著信息化的發(fā)展，檔案管理人員逐步與信息技術(shù)發(fā)展脫節(jié)。在一些高校從事檔案管理的人員并非專職人員，也并非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，或者沒(méi)有進(jìn)行專業(yè)的檔案管理工作培訓(xùn)，檔案管理的專業(yè)化程度不高。在日常管理過(guò)程中還存在由于技術(shù)水平不夠而產(chǎn)生的信息文件丟失不能恢復(fù)，文件存放次序混亂無(wú)從查找等問(wèn)題。資料顯示，被抽樣調(diào)查的198所高校中，專職檔案人員的文化水平等方面的情況是：具有大專以上學(xué)歷的占73.5%，具有中級(jí)以上職稱的占30.1%，其中50歲以上人員占45.6%；不同高校專職檔案人員的數(shù)量在三人以下的占48.6%，四至十人的占42.4%，十人以上的占9%.高校檔案管理工作在人員配備方面，有新老脫節(jié)，文化素質(zhì)偏低，人力投入不足的問(wèn)題，顯然與現(xiàn)代化檔案管理的需要懸殊太大。

二、提升高校檔案管理規(guī)范化、信息化建設(shè)的路徑

（一）做好檔案的規(guī)范化管理。要按照《檔案法》、《電子公文歸檔管理暫行辦法》規(guī)定，制定出符合實(shí)際的具體辦法和措施，規(guī)范和指導(dǎo)高校檔案信息化的建設(shè)、運(yùn)行、管理和維護(hù)工作，使高校檔案管理工作有規(guī)可依，有章可循，以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和制度化保障高校檔案工作朝著正確的方向發(fā)展。

（二）做好檔案的現(xiàn)代化、信息化管理。檔案管理是一個(gè)服務(wù)性的工作崗位，不僅需要高素質(zhì)的管理者，更需要技術(shù)精湛的專業(yè)人才。隨著高校體制改革和轉(zhuǎn)型發(fā)展的深入，高校內(nèi)部和外部活動(dòng)都不斷豐富，檔案門類不斷增多，像個(gè)人業(yè)績(jī)檔案、職稱檔案、信用檔案等，內(nèi)容多樣，數(shù)量劇增。在信息化時(shí)代發(fā)展背景下，就要求提供軟硬件的支持，加大投入，配備專業(yè)技術(shù)人員，配備高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)備，如3D打印技術(shù)的應(yīng)用、文件加密處理、館藏的精細(xì)化操作和自動(dòng)化處理，這都將大幅提升了資料的使用率，讓館藏的資料得到最大化的價(jià)值呈現(xiàn)，更好地讓檔案服務(wù)于使用者。

（三）加強(qiáng)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)職能。根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，高校檔案機(jī)構(gòu)及檔案人員的任務(wù)是：“負(fù)責(zé)保管本單位的檔案，并對(duì)所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)”。而目前檔案人員的主要時(shí)間用于立卷的占29%以上，檔案人員和職能部門共同立卷的占41%，。時(shí)間和精力花費(fèi)在事務(wù)性工作上，缺乏對(duì)檔案的指導(dǎo)監(jiān)督工作，影響了檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（四）構(gòu)建檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。首先，可以實(shí)現(xiàn)文字、圖片、音像等不同形態(tài)檔案信息的系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學(xué)化管理。其次，可以保障檔案管理工作的質(zhì)量，減少因人的水平、能力等諸多主客觀因素產(chǎn)生的工作質(zhì)量和水平的差異。最后，可以擴(kuò)大檔案的共享面，提高檔案的利用效率。信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建已成為信息社會(huì)高校檔案管理工作的創(chuàng)新點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)推進(jìn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程，提供了良好的技術(shù)平臺(tái)及網(wǎng)絡(luò)支持。

三、結(jié)束語(yǔ)

高校檔案部門作為收集、保管和研究校史的部門，越來(lái)越受到重視。高校檔案管理工作理應(yīng)受到高度關(guān)注和得到應(yīng)有的重視，它影響和制約高校的整體發(fā)展。充分利用計(jì)算機(jī)軟硬件對(duì)檔案資料進(jìn)行自動(dòng)化歸檔與整理，用信息化技術(shù)存儲(chǔ)和提取利用檔案材料，使檔案管理工作規(guī)范、高效，把高校檔案管理工作提升到一個(gè)新的水平。

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