淺析文化館檔案的數字化管理

肖 梁　（紹興市文化館　312000）

淺析文化館檔案的數字化管理

肖 梁（紹興市文化館312000）

摘要：隨著我國互聯網和數字化技術的迅猛發展，文化館檔案作為文化大發展大繁榮中的一種重要的信息資源之一，傳統的檔案管理已顯然不能滿足新形勢發展的需要，檔案數字化管理勢必成為當今社會文化館檔案建設中的必要內容。本文首先簡要敘述了檔案數字化管理的含義和必要性，闡述了目前文化館檔案數字化管理中存在的一些問題，最后探討了如何提高文化館檔案的數字化管理水平的有效措施。

關鍵詞：文化館檔案；檔案管理；數字化管理

近年來，各級各地文化館一直非常重視檔案的建設和管理工作，采取積極措施，有效地推進了檔案的建設和管理工作。然而，作為一名在文化館工作多年的我，在利用檔案資源時，總碰到一些問題，最突出的是檔案資源的完整性不夠，查閱資料費時，利用檔案不方便，弄不好還會在利用過程中丟失資料造成嚴重的后果。分析其原因，這些年來文化館的檔案建設和管理往往都是沿用傳統的管理手段，以紙質檔案為主，幾張數碼照片和幾段數字視頻刻成光盤為附的管理方式。對檔案管理缺乏現代化數字技術管理手段。在此，我就文化館檔案中的數字化管理談點自己的想法。

一、文化館檔案數字化管理含義及必要性

所謂文化館檔案中的數字化管理是以紙質檔案資料為基本工作對象，管理人員通過掃描、錄入到數據庫服務器存儲中，實現檔案的存儲、備份和檢索利用，達到檔案管理保密性好、成本低、檢索方便、壽命長等目的的管理方式。

其必要性：1.文化館的檔案有其特殊性，展覽、表演、培訓類活動較多，如組織一場展演：從起草活動方案、節目單的設計制作、通訊稿的撰寫、演出隊伍回執單的整理、演出食宿情況統計、演出時的全程攝影攝像、到新聞稿的撰寫，從頭到尾會產生很多文檔、表格、照片和視頻。無不反應了檔案數字化管理的重要性；2.目前文化館積極利用現代媒體開展宣傳推廣工作，就我館而言，手機app終端、微信微博、門戶網站、互動觸屏等宣傳平臺都已使用多年，這些平臺上的宣傳資料更需數字化檔案資料來支撐；3.文化館檔案的數字化管理大大提高工作效率，減輕工作強度，隨著單反照相機、高清攝像機、掃描儀、計算機等數字設備的普及使用，可以豐富檔案的數據表現形式，提高檔案資料的完整全面；4.檔案的數字化管理可以對每個環節分別進行權限的控制，存儲迅速、查詢方便、傳遞快速、備份簡單、資源可共享。有的信息和數據可根據檔案利用者的需要方便修改和補充。

二、文化館檔案數字化管理目前問題所在

由于檔案的數字化管理涉及技術面較廣，而且數字化檔案建設和管理專業性很強，目前文化館檔案的數字化管理中還存在一些問題：

1.檔案數字化處理設備不齊全，有一臺電腦和掃描儀已經算不錯了。數字化建設和管理的存儲設備落后，還停留在本機上處理本機上保存的管理模式，沒有專業的數據庫服務器、存儲設備及配套的安全設備。導致檔案共享利用不方便，安全性不高。

2.檔案工作人員的職業能力與數字化管理需求不匹配。檔案管理人員往往都是老職工，缺乏檔案數字化管理的理念，加上平時系統性的培訓極少，技術性很強的數字化處理能力更不說了。就我們熟悉的單位來說，檔案管理人員不僅不是計算機專業畢業的，檔案的數字化管理也沒有一個配套的標準軟件。處理數據時總會出現一些不盡人心的問題，如處理的數據格式不統一、照片變形等問題。要進行高效地數字化建設和管理確實有一定的困難；

3.目前檔案管理人員習慣性地把各部門轉交上來的材料存檔，缺少主動采集的意識。會導致部分檔案資源的全面性、完整性不夠。

三、提高文化館檔案的數字化管理水平的有效措施

1.根據文化館業務特點要求，制定一套檔案管理制度，如《檔案管理工作標準》《檔案數字化規范》《檔案保管保密制度》《檔案查閱利用制度》等相關制度。使檔案數字化管理在市級應用過程中少走彎路。并要求各部門落實人員，負責對自己部門搞過的活動資料按照檔案管理的數據格式要求全套完整的交給檔案管理人員，由檔案管理人員進行仔細檢查管理。在檔案的數字化工作中，不管是數字化之前的檔案檢查，還是數字化后的圖像、數據質量檢查工作都要認真對待。要求檔案管理人員將每日的工作檔案目錄進行公示和集體檢查。保證文化館檔案數字化工作能夠有序、有效、有質的推進。

2.要提高檔案管理工作人員的職業能力。隨著文化館事業的不斷發展，人才隊伍的壯大，服務內容發生了變化，活動形式也發生了改變。首先要改變檔案管理工作人員的管理理念，這就要求檔案管理工作人員對工作形成科學的、先進的工作意識。應對年齡偏大的檔案管理人員要進行計算機類的職業技能培訓，使他們熟練使用計算機進行檔案管理，提高工作效率；其次，爭取引進具備數字化技能的人才，保證有效推進先進的檔案管理模式。檔案管理人員還必須提高保密意識，維護檔案的安全穩定。

3.根據文化館業務特點要求，結合檔案管理有關條款。如展覽展演、培訓講座、會議、日常館務等業務都有各自的檔案特點。定制開發一套適合文化館檔案特點的數據庫管理軟件系統，系統集權限分配設置功能、數據錄入上傳功能、搜素查詢功能、導入導出打印功能、遠程備份功能等一體的軟件系統。并配有專業的數據存儲訪問服務器。并請專業人員教會檔案管理人員如何使用系統，面對常見系統故障如何解決。

4.在數字化檔案管理工作中，需要配備高性能的硬件設備。提高數據處理的效率，避免在處理圖片或視頻時頻繁死機。通常使用的設備有：支持A3的高速掃描儀、PC機、文本轉換儀、單反相機等。

四、文化館檔案數字化管理目標和要求

文化館檔案數字化管理需要對移交的電子檔案驗收、核對，認為收集的資料無誤、合格后再注明案卷號、文件名。然后對所有的文字檔案、圖片檔案、音頻、視頻資料分門別類錄入到數據庫系統，并設置權限。當需利用檔案時，必須遵守有關管理規定，并能第一時間檢索到需要的完整的檔案資料。

工作方式的轉變是一個時代發展的需要。文化館檔案的數字化管理是文化大發展大繁榮的重要途徑之一，也是適應信息化時代的必要途徑。檔案管理的數字化能夠徹底地改變對檔案的利用形式，并且能促使檔案管理工作從利用和保管只能轉向信息管理、信息服務的職能。隨著文化事業的大發展，文化館檔案的數字化管理將會有更廣闊的發展空間。

參考文獻：

［1］周潔璇.對檔案數字化管理的幾點思考［J］.辦公室業務，2014（17）.

［2］吳雪蕾.文化系統檔案的數字化管理［J］.參花：下，2013（10）.