淺論電子檔案安全管理的有效策略

潘鑫江蘇省鹽城市黃沙港閘管理所

淺論電子檔案安全管理的有效策略

潘鑫
江蘇省鹽城市黃沙港閘管理所

摘要：在如今的信息時(shí)代，科學(xué)技術(shù)的不斷突破，信息技術(shù)設(shè)施的普遍應(yīng)用，極大的提升檔案管理的水平。為了提高檔案管理工作的效率，電子檔案的使用范圍越來越廣。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，確保檔案管理更好的為社會主義建設(shè)事業(yè)服務(wù)，需要加強(qiáng)宏觀監(jiān)督管理，設(shè)置專職的檔案管理部門機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的檔案管理人員，增強(qiáng)人們的安全意識，完善電子檔案管理系統(tǒng)的功能，健全檔案的安全應(yīng)用管理制度，應(yīng)用先進(jìn)安全的技術(shù)等，確保檔案管理的安全性。

關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；安全性；策略

檔案是很多具有特殊用途、極具保存價(jià)值的文件資料，在安全性方面具有很高的要求。在當(dāng)前數(shù)字化、智能化的信息時(shí)代，當(dāng)前社會各個(gè)領(lǐng)域的快速發(fā)展，信息資料越來越多，紙質(zhì)檔案的人工管理模式已經(jīng)明顯的落后于時(shí)代，檔案管理方式和手段也不斷創(chuàng)新，利用了很多先進(jìn)的器械設(shè)備和信息技術(shù)，檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變。提升電子檔案管理的安全性，確保檔案管理事業(yè)的健康良好發(fā)展，才能更好的發(fā)揮檔案管理的服務(wù)功能。結(jié)合當(dāng)前電子檔案管理的現(xiàn)狀，提升電子檔案管理的安全系數(shù)的具體做法如下。

一、加強(qiáng)宏觀監(jiān)督管理，設(shè)置專職檔案管理的部門機(jī)構(gòu)

檔案管理是社會管理工作的重要組成部分，電子檔案是當(dāng)前數(shù)字化時(shí)代的產(chǎn)物，也是現(xiàn)代檔案管理中至關(guān)重要的內(nèi)容，做好電子檔案的安全管理工作，是時(shí)代進(jìn)步和社會發(fā)展的必然要求。盡管當(dāng)前我國已經(jīng)基本上建立層次分明的檔案管理機(jī)構(gòu)，但是，相對來說，有關(guān)電子檔案安全管理工作的落實(shí)和監(jiān)管仍然存在著很多不到位的情況，對于電子檔案管理的安全性方面留下了一些隱患，造成了不利的影響。為了更好的做好檔案管理工作，發(fā)揮電子檔案的應(yīng)用價(jià)值，首先需要國家政府對于檔案管理工作高度重視，以檔案安全管理的先進(jìn)理念指導(dǎo)當(dāng)前的檔案管理實(shí)踐，更好的履行政府機(jī)關(guān)部門的管理監(jiān)督職能，設(shè)置專門進(jìn)行檔案管理的組織機(jī)構(gòu)，明確工作職責(zé)，完善各種功能，對于檔案管理的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)，加強(qiáng)有關(guān)檔案管理方面的理論研究，學(xué)習(xí)借鑒先進(jìn)的電子檔案管理經(jīng)驗(yàn)，出臺有關(guān)政策文件，做好各級各類電子檔案安全管理工作的指導(dǎo)，加大宏觀方面的教育引導(dǎo)，為做到電子檔案的安全管理打造一個(gè)有利的外部環(huán)境。

二、建立專業(yè)人才隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識

檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)水平、信息技術(shù)基礎(chǔ)，以及職業(yè)道德等各個(gè)方面都會直接影響從業(yè)人員的工作態(tài)度、行為和效果，成為干擾電子檔案全安管理的重要因素。目前來看，現(xiàn)有檔案管理人員還沒有從思想上真正認(rèn)識到電子檔案安全管理的重要性，整體安全意識還比較薄弱，現(xiàn)在的檔案管理人員的專業(yè)知識、技能普遍比較薄弱，人員的流動性也比較強(qiáng)，導(dǎo)致這些從業(yè)人員的工作態(tài)度不夠端正，在工作中存在著敷衍了事的情況，以及不按照規(guī)范進(jìn)行隨意操作的問題，對于電子檔案的安全造成了一定威脅。所以，為了實(shí)現(xiàn)電子檔案的安全管理，還需要重視檔案管理人員的因素，加強(qiáng)思想教育，轉(zhuǎn)變工作態(tài)度，豐富檔案管理的專業(yè)知識，提升專業(yè)技能，增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任感，強(qiáng)化其安全意識另外，做好檔案管理人員的職業(yè)道德教育，樹立從業(yè)人員的職業(yè)理想，培養(yǎng)愛崗敬業(yè)的精神，從而自覺嚴(yán)格的遵守各種檔案管理制度和流程，把各種電子檔案管理工作落到實(shí)處。

三、規(guī)范電子檔案操作，健全電子檔案管理的安全制度

電子檔案的安全管理涉及到人員、技術(shù)、平臺、系統(tǒng)等各個(gè)方面，是一項(xiàng)比較復(fù)雜而繁瑣的工作，只有建立了簡便易行的操作流程，按照嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的操作步驟，制定出科學(xué)合理的管理規(guī)制，讓電子檔案管理可以規(guī)范操作，避免人為操作過程中的各種疏漏，才能確保電子檔案的安全管理有章可循，有規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)可以參照。因此，除了國家方面需要加強(qiáng)電子檔案安全管理方面的立法、執(zhí)法工作之外，還需要結(jié)合當(dāng)前電子檔案安全管理的實(shí)際情況，針對已經(jīng)存在的和可能存在的各種問題，在參考國家相關(guān)政策、法律的基礎(chǔ)上，建立健全各種進(jìn)行電子檔案安全管理的規(guī)章制度，對于電子檔案的管理和應(yīng)用行為進(jìn)行約束，嚴(yán)格的按照檔案管理的操作權(quán)限，做好電子檔案的安全管理，以及電子檔案管理信息系統(tǒng)的合規(guī)操作。另外，為了避免電子檔案信息的泄漏、丟失和損壞等情況，還需要嚴(yán)格的落實(shí)電子檔案信息應(yīng)用的登記管理規(guī)定，做好檔案調(diào)取、查閱和應(yīng)用的詳細(xì)記錄，規(guī)避造成電子檔案信息的不安全因素。

四、應(yīng)用先進(jìn)管理技術(shù)，提升檔案管理系統(tǒng)的安全性能

在現(xiàn)代科技領(lǐng)域，信息技術(shù)的發(fā)展一直都是走在最前列。各種新技術(shù)、新設(shè)備層出不窮，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化、信息化提供了可能。不容否認(rèn)，在信息技術(shù)不斷突破的同時(shí)，各種技術(shù)方面的不安全因素也一直存在，也成為影響電子檔案管理安全性的重要原因。所以，為了提升電子檔案的安全管理水平，也需要不斷應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)，提高技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，更新各種電子檔案管理軟件和系統(tǒng)，增強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的安全性，有效的防范病毒侵害、黑客攻擊。在日常電子檔案管理工作中，做好各種病毒查殺、系統(tǒng)更新等防范措施，有效的維護(hù)電子檔案管理系統(tǒng)的安全。同時(shí)，通過分析各種電子檔案管理系統(tǒng)的安全性問題，找出原因，提出對策，制定出切實(shí)可行的預(yù)案，增強(qiáng)預(yù)防電子檔案管理系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)的效果。

綜上所述，檔案管理的安全性問題是一個(gè)老生常談的問題，尤其在當(dāng)前知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，信息技術(shù)手段也被應(yīng)用于檔案管理工作中，電子檔案的安全管理顯得更加重要，也引起了社會各界日益廣泛的關(guān)注。通過提升電子檔案管理的硬件水平，優(yōu)化各種軟件，制定各種檔案安全管理制度，增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識和綜合素質(zhì)，有效的防范各種不安全因素，讓電子檔案管理具有更好的安全性，實(shí)現(xiàn)檔案管理事業(yè)的更好發(fā)展。

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