推動檔案管理信息化的初步探索

耿艷江蘇省鹽城市西潮河閘管理所

推動檔案管理信息化的初步探索

耿艷
江蘇省鹽城市西潮河閘管理所

摘要：眾所周知，信息社會已經到來，為社會發展和人類的生活帶來了前所未有的便利，推動社會各項事業的信息化建設已經成為大勢所趨。檔案管理作為現代社會管理事業的重要組成部分，進行檔案管理信息化建設也是刻不容緩。通過加大信息化基礎設施的投入，培養高素質的檔案信息化管理人員，提升檔案信息化管理的安全水平，建立相關的規章制度，可以有效保障檔案管理信息化建設的效果，加快檔案管理信息化的進程。

關鍵詞：檔案管理；信息化；措施

檔案中記載著很多重要信息，是具有很強的保存價值的資料，對于社會各項事業、各類企、事業單位的發展具有著不容忽視的重要作用。在當前信息化社會建設的時代背景下，推動檔案管理信息化，改革傳統的檔案管理方法，提升檔案管理的規范化、現代化水平，可以推動檔案管理事業上升到一個新的高度，更好的發揮檔案管理的服務功能。相對來說，由于檔案管理工作沒有得到應有的重視，檔案管理的信息化建設水平也普及較低，因此，迫切的需要加快檔案管理信息化建設，提升檔案管理信息化水平，結合檔案管理現狀，具體可以從以下幾個方面實施：

一、加大檔案管理信息化基礎設施投入

在當前各種檔案不斷增多的情況下，傳統落伍的檔案管理方式已經遠遠跟不上時代的腳步，同時，檔案管理的實際需求也對于信息化建設提出了更高的要求。盡管我國各行各業在信息化建設方面也進行了一些有益的探索，取得了初步的成效，尤其是最近幾年，網絡方便快捷的優勢吸引著人們，帶動了網絡基礎設施的建設。但是，由于對于檔案管理的信息化建設的認識不足，重視程度不夠，相對于一些高科技行業來說，信息化基礎設施的投入明顯不足，檔案管理的信息化基礎設施還比較陳舊，很多先進的設備設施還沒有得到推廣應用，現有的信息化基礎設施也還存在著閑置的情況，利用率不高，設備設施老化，電腦等設備配置較低，導致檔案管理的工作效率不高，直接限制了檔案管理信息化建設的進程，使檔案管理電子化、數字化的程度還比較低，很多檔案管理工作還是靠人力手工操作，效率低下且容易出現疏漏。為了加快檔案管理的信息化建設進程，首先需要加大信息化所需要的硬件設施的投入，提高硬件的配置，加快基礎設施設備的更新換代，最大程度的開發利用信息化基礎設施的價值，為檔案管理的信息化建設提供強有力的支持。

二、做好檔案管理人員信息化技能培訓

檔案管理信息化建設除了需要先進的硬件設施給予支持之外，還需要運用各種規范化、簡便易行的軟件，實現檔案管理的數字化操作，才能真正實現檔案管理的信息化。但是，不論哪種軟件的應用，還是檔案管理信息化網絡系統的建設和運用，都需要檔案管理人員具有扎實的信息技術知識，能夠比較熟練的操作應用各種軟件系統。目前來看，檔案管理人員的檔案管理專業技能和信息技術普遍比較薄弱，成為制約檔案管理信息化建設水平的重要因素。由此看來，為了提升檔案管理的信息化水平，培養具備良好的信息技術和檔案管理專業知識的人才隊伍成為非常重要的一步。首先，針對現在檔案管理人員信息技術有限的情況，結合檔案管理信息化的實際需求，通過聘請專門的信息技術人員對檔案管理人員進行專門的信息技術方面的培訓，讓現在的檔案管理人員掌握必備的信息技術知識和操作技能，并且提升檔案管理人員的信息素養，增強這些人員的學習創新意識，調動他們自主學習的積極性。其次，信息技術發展日新月異，為了確保檔案管理人員能夠跟上信息技術發展的步伐，還需要定期的組織檔案管理人員進行有關信息技術方面的繼續教育，做好相關的考評工作，切實提升檔案管理人員信息技術水平。最后，高校在培養檔案管理人才時也需要注重信息技術的學習，為檔案管理事業輸送更多高素質人才，也為檔案管理信息化工作的開展提供人才保障。

三、提升檔案管理信息化安全保障水平

信息技術的快速發展確實為檔案管理的信息化建設創造了有利的條件，但是，由于檔案管理工作具有一定的特殊性，在安全性方面具有較高的要求，很多資料需要保密。在進行信息化建設的過程中，也還需要通過各種手段確保檔案管理的安全高效，這也是加快檔案管理信息化建設的重要條件。具體來說，可以通過從提高信息化基礎設施的配置，采取先進的信息技術手段，安裝各種性能優越的防病毒、防黑客軟件，從技術方面為檔案信息的安全提供支持，加強檔案管理信息化網絡的安全管理，增強檔案管理人員的信息安全意識等方面，保障檔案管理信息化的安全性。

四、建立檔案管理信息化規章制度體系

檔案管理是一項嚴謹、細致的工作。在進行信息化建設過程中，也需要進行相關規章制度的建設，建立檔案管理信息化的保障體系，完善工作流程，明確各個崗位的工作職責，清晰的界定檔案管理人員的職能，加強檔案管理人員的職業道德教育，讓檔案管理信息化工作可以有序的推進。比方說，為了確保檔案管理的安全性，專門制定檔案管理的安全制度、保密制度，檔案歸檔的規范和標準等，以及對檔案管理人員登錄檔案管理系統的權限進行科學的設置，以及對于違規操作的懲罰等相關的規定。通過嚴格、規范的制度體系讓檔案管理的信息化工作更加高效、安全。

總之，在檔案管理中應用先進的信息技術，進行檔案管理的信息化建設，實現檔案管理的數字化、網絡化，是當前信息時代的必然要求。尤其是隨著社會各項事業的快速發展，大量重要的資料需要保存、管理和應用，更加突顯了檔案信息化管理的重要意義。檔案信息化管理是一項龐大的系統工程，需要從信息化的硬件設施、軟件系統、人才團隊、制度規范的建設等各個方面全面推進，才能使檔案管理在信息化建設的進程中更加卓有成效。

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