辦公自動化系統在制造業企業中的應用

趙冬博

隨著我國經濟的快速發展，計算機網絡技術已經被廣泛的應用到社會各個行業的信息化建設當中。而作為基礎管理軟件，辦公自動化系統（簡稱OA系統）被當做企業信息化建設的必備系統，在企業發展中發揮著舉足輕重的作用。文章先就OA系統的發展歷程進行了簡要概述，然后重點論述了OA系統在制造業企業中的應用。

【關鍵詞】辦公自動化系統 制造業企業 應用分析

在當前網絡技術飛速發展的新形勢下，越來越多的企業都在重視加強企業的信息化建設，OA系統作為現代化企業運營的必備系統，在企業管理中充分展現著其應用價值。隨著現代化科技的日益發展，制造業企業必須進一步加強OA系統應用能力的提升，以滿足企業自動化辦公的需求，同時也應當重視加強員工的OA系統操作技能培訓，讓員工熟悉OA系統的功能及使用方法，以便于各部門之間的交流與協作，從而大幅的提升工作效率。

1 發展歷程

OA系統的發展是一個不斷更新和完善的過程，從設計之初到現在大致經歷了四個發展階段：第一個階段是簡單的文字信息向數字化轉換的過程，就是將文字圖表信息人工轉換到電腦當中，這是OA系統最為基本的一項功能；第二個階段是以工作流為核心的一個階段，包括公文流轉以及流程審批等功能；第三個階段是以B/S應用模式為主的階段，這一階段的OA系統已經日漸成熟，較為接近目前應用的最為先進的第四階段OA系統；第四階段的OA系統出現了協同辦公這一概念，是目前正在廣泛應用的辦公系統，是將公文流轉、業務審批、制度管理以及門戶技術等綜合為一體的辦公系統。經過這四個階段的發展，如今OA系統的結構已經得到了極大的豐富和完善，其功能也更加的強大及多樣化。

2 OA系統的應用特點

由于OA系統的核心是公文處理及事務處理，兼顧信息通訊等功能，因此，OA系統除了具備公文檔案管理、會議管理、領導活動管理以及信息采集與發布等功能以外，還應當能夠和互聯網進行連接，實現移動辦公等功能。概括而言，OA系統的應用特點可以分為以下幾個方面：

2.1 提供電子郵件功能

OA系統當中通常都會囊括很多應用子系統，譬如會議管理系統、檔案管理系統、活動管理系統、信息服務系統以及收發公文系統等等。各個子系統中，可以將電子郵件作為統一的接口，員工只需要通過個人的E-mail就可以清楚地了解到個人所需要處理的工作內容。利用如此設計不僅大大提升了系統的便利性，而且還能為企業節省額外的培訓支出。

2.2 工作流的應用

工作流，指"業務過程的部分或整體在計算機應用環境下的自動化"，是對工作流程及其各操作步驟之間業務規則的抽象、概括描述。在OA系統中，流程式的子系統非常普遍，例如公文審批，就是由文件起草者發起流程，到部門主管審批簽字，直至流程終點。多數情況下，工作流既可以相互連接，也可以交叉循環，某個工作流的起點往往可能是另一個工作流的終點。目前比較多見的工作流實現模式有三種：即以郵件為基礎、以數據庫為基礎和以群件模式為基礎。三種模式當中，群件模式借助了郵件模式和數據庫模式的技術優勢，但又彌補了郵件和數據庫兩種模式的不足，是辦公系統中十分理想的處理模式。制造業企業生產管理當中，生產管理者通過查閱所有生產環節的信息，能夠及時掌握上下游生產的進度情況，便于生產計劃的落實及管理。

2.3 處理大量數據信息

OA系統可以對多種形式的信息數據進行有效的處理，例如文件、傳真、報表以及信函等等，所以從某種角度來說，又可以將OA系統看作是文檔處理系統。一般情況下，OA系統所處理的信息數據都是非結構化的數據，而關系數據庫對于這類非結構化數據的處理以及儲存效率都不高，因此，數據庫領域中引入了文檔數據庫，目的就是為了高效的處理和儲存此類數據。需要強調的是關系數據庫也是OA系統中的有機構成部分，但OA系統的核心還是文檔數據庫。

2.4 支持協同辦公和移動辦公

在以前，企業員工需要花費大量的時間和精力在一些重要事項的交流與討論上，這種工作方式的效率比較低，特別是在當前網絡技術飛速發展的新形勢下，這種工作方式的弊端也不斷的凸顯出來。現階段，網絡會議的出現為協同辦公提供了新的方式，通過利用計算機網絡和通信技術實現了異地協作，突破了時間和地點的限制，極大的提升了工作效率。另外，移動辦公的出現節省了大量的辦公費用，企業員工可以借助互聯網隨時訪問企業OA系統，極大方便了外出辦公人員。

2.5 集成其他業務應用系統

在當前的新形勢下，企業管理的正常運轉有賴于諸多系統的支撐，譬如財務系統、庫存管理系統、生產銷售系統以及人力資源管理系統等等。然而，受制于信息孤島建設方式的影響，企業內部各種系統無法實現緊密協調，這種情況普遍存在于現今的企業當中，大大影響了工作效率。為切實改善這一現狀，部分企業采用ERP來集成各個系統，然而效果并不理想。在科技飛速發展的今天，OA系統可以通過連接互聯網使其他業務系統的集成變為可能。

綜上所述，辦公自動化系統是目前信息化飛速發展的情況下，制造業企業與信息化建設的一個良好結合。制造業一般都是生產流程比較復雜，并且制造環節很多，但通過引入辦公自動化系統可以很好地促進企業生產每個環節的銜接，提高員工的操作技能水平和工作效率，同時為企業決策提供了依據，提高了企業的管理水平和信息化建設水平，讓制造業企業在市場中得到更好的發展。

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作者單位

沈陽飛機工業（集團）有限公司 遼寧省沈陽市 110000