構建濮陽市住宅專項維修資金使用安全環境的對策建議

孔秀琳

摘 要：如何構建河南省濮陽市住宅專項維修資金使用安全環境，必須要分析使用過程存在哪些安全隱患及防范方法。維修資金使用過程具有周期長、參與角色多、責任和義務主體更替頻繁等特點。文章根據使用過程的不同階段逐一進行了分析，并提出了相關建議。

關鍵詞：住宅專項維修資金 安全問題 濮陽市

中圖分類號：F293.30 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）08-187-03

一、針對住宅專項維修資金安全問題的改進思路

建立維修資金使用安全環境，必須要分析使用過程存在哪些安全隱患及防范方法。維修資金使用過程具有周期長、參與角色多、責任和義務主體更替頻繁等特點。我們根據使用過程的不同階段逐一分析。

1.使用項目申報階段。根據《住宅專項維修資金管理辦法》及各地方性維修資金管理辦法規定，一般由業主申請，物業服務企業提出使用建議或使用方案，并由業主委員會審核同意后向主管部門申請或備案。其中有三點容易出現問題：

（1）申報工程項目是否在維修資金允許的范圍內。

（2）因普通人缺乏工程造價專業知識，難以判斷維修工程造價是否合理，有沒有發生亂報、多報、錯報的情況。

（3）在收集列支范圍的業主簽名過程中，是否存在偽造業主簽名、代替業主行使表決權利的情況？另外，業主具有知情權，維修方案是否公示？是否對業主存在隱瞞、欺騙、有意不公開不透明的情況。

對維修范圍，可以建設或強化維修項目分類管理，規范工程項目范圍對工程造價合理性，需要建立相應的維修工程審價制度。對于保障業主的知情權和表決權，一方面要加強業主自我管理意識，另一方面建立維修資金審計制度和公示體系。

2.工程施工階段。由于業主或物業缺乏專業的施工管理能力，難以確保工程質量。一般問題出在：

（1）施工方未經過公平、公開挑選。

（2）施工合同的簽訂是否較好的維護業主利益。

（3）施工過程及用料得不到有效監督和控制，工程質量得不到保證。

對此可利用建設領域管理的經驗，建立相應的維修工程招投標制度和工程監督制度。提出對施工企業進行優選、對施工過程質量進行管控的法律指導。

3.資金使用劃撥工程。備案通過劃撥資金階段，資金的安全管理容易出現以下幾個方面問題：

（1）維修項目完工后管理部門的資金審核是否能嚴格把關？資金的撥付方式是否合理？

（2）使用劃撥資金如何在相關業主賬戶中進行合理分攤？

（3）專用管理銀行劃撥程序是否確保規范、安全？

上述問題表明，資金劃撥階段是保證資金安全的重要關口。資金劃撥時必須預想到劃撥出去之后，有可能出現資金被占用、挪用、錯誤劃撥的風險。因此通過各種風險后果的分析，應通過加強對資金劃撥要件完善及核實、正確進行分攤、對支出手續和目標賬戶的核對等手段，確保資金出口安全。

此外，行政主管部門在對資金使用監督管理時，需要考慮監督管理執行效率。如果備案審查過程和資金撥付手續過于細致、繁瑣，會增加使用申報難度，降低使用效率。因此，一要規范流程、提高運轉效率；二要積極引導業主參與管理、物業服務企業積極協助；三要充分利用技術手段，提高申報、審核、投票、公示等環節的執行效率。最終各個層面的措施，均是為了建立有序、規范流程，在各個環節保障業主決策權和知情權。并對業主缺乏專業判斷能力的方面，通過加強制度設計、引入專業機構等辦法，綜合構建維修資金使用安全的環境。

二、優化管理模式，創新住宅專項維修資金使用監督機制

要確保維修資金使用安全，首先要從管理模式及機制上想辦法、求實效。建立業主自我管理、物業服務企業協助管理、行政主管部門監督管理和專戶銀行監督資金風險的多方參與管理的維修資金使用“三管一控”新模式。

1.引導強化業主自我管理。根據《物權法》等相關法律政策的規定，維修資金的所有權人是業主，因此業主享有法律范圍內對資金的決策權。管理部門應當充分保障業主的知情權、參與權及決策權。應采取措施喚起業主的共同事務決策參與意識，引導業主加強自我管理。可采取的措施包括通過各種途徑宣傳維修資金相關知識和政策，對業主委員會及物業服務公司展開定期專項培訓等，培養業主的參與意識，使業主了解自己的權益及如何保障合法權益。

（1）通過各種途徑加強對業主維修資金政策的普及。根據我們了解，目前很多業主對維修資金政策不甚了解，甚至對資金的性質及如何使用一無所知，為保障其權益，必須加強對業主的政策宣傳。

（2）開展對業主委員會、物業服務企業的專項培訓工作。業主委員會及物業服務企業在維修資金使用中扮演著舉足輕重的角色，但實踐中他們的作用往往得不到應有的發揮，究其原因在于缺乏責任心、缺乏公共管理意識及專業知識等原因。因此對他們的管理行為極待加強。建議管理部門加強業主自治自律體系建設，通過深入研究、創新方式，推進物業項目業主委員會及物業服務企業的責任心和服務意識建設。可以通過組織定期培訓活動，開展先進業委會及物業服務企業的評選，促進業主委員會及物業服務企業人員合法維權、依法履職。

2.規范服務企業協助管理。根據國務院《物業管理條例》的規定，物業服務企業是與業主委員會簽訂物業服務合同，對房屋及配套的設施設備和相關場地進行維修、養護、管理，維護相關區域內的環境衛生和持續的活動組織。因此物業服務企業具有積極參與維修資金管理的責任。因此，應采取措施加強物業服務企業相關管理工作，促使物業服務企業協助管理。如通過標準量化評價物業服務企業對維修資金相關活動的誠信力度、支持力度和執行結果，與物業服務企業的誠信檔案、資質審批等方面掛鉤（具體方式根據地方物業管理情況需單獨設計）。

可以出臺相關政策要求物業服務企業積極誠信履職，如在選擇施工單額（比如10萬元以上）時，必須通過招投標的方式確定施工企業。在維修資金申請使用工程中物業服務企業應及時對工程施工企業資質、維修方案工程報價、業主簽名及分攤明細予以公示。在業務服務合同中明確物業服務企業對工程施工、工程質量負有監督責任。不負責任的，對工程施工造成不良影響的，應按照物業管理條例的相關規定和物業服務合同進行處罰或要求賠償。

3.加強行政主管部門監督管理。維修資金有資金數額大、管理項目多等特點，決定了維修資金管理的復雜性。對于維修資金的使用，管理部門應規范操作行為，嚴格進行程序監督。把好“四關”：

第一，把好材料審核關，對使用維修資金的申請資料進行嚴格的完備性、合法性、有效性審查。在特殊情況下，要對是否屬于維修資金使用范圍、資金使用方案的合理性以及業主簽名的真實性進行核實。公示、分攤時，發現問題，及時處理.

第二，把好現場勘查關，為確保資金的安全合理使用，管理部門必須進行現場勘察。對使用維修資金達到一定資金（如5萬元以上）的工程，行政部門可以派出兩名以上專業人員進行現場勘察和拍照，并估算工程量、工程造價等，防止套用、濫用維修資金的現象發生。

第三，把好工程驗收關，行政管理部門要監促業主、業主委員會、物業服務企業和施工單位搞好工程驗收，并簽署督促業務、業主委員會、物業服務企業和施工單位搞好工程驗收，并簽署工程驗收報告。沒有完善的工程驗收報告，不撥出最后一筆工程款項。

第四，把好層級管理聯防關，完善市、區（縣）、街道三級維修資金管理機制，強化區域屬地管理。對重大維修資金使用項目，可實行市、區（縣）、街道管理部門聯防監控。

4.做好專戶管理銀行風險監控。資金支出時，可能發生資金劃撥至非正常使用對象賬戶上的情況，即資金被挪用。因此專戶管理銀行應仔細審查專用票據真偽、是否具備支出條件，認真核實維修工程費用數額、施工企業專用賬戶等情況。核準確認后，方可劃撥資金。如發現專用票據不符、專用賬戶不對、支出手續不齊全的，應立即停止辦理。并及時與行政主管部門取得聯系，切實查明原因。防止資金支付發生意外，把好資金出口安全。

三、完善濮陽市住宅專項維修資金合同范本，加強維修資金使用的監管

當前資金使用方面的政策較粗，對維修資金的使用范圍分攤方式以及維修過程中的程序把控沒有操作性強的統一規定，對相關角色的約束力不足，也是造成過程漏洞的原因之一。因此需要細化相關政策，完善相關制度。

1.細化使用過程操作規范。對于維修資金的使用范圍，各地方的維修資金管理辦法都有明確規定，即用于房屋共用部位、共用設施設備保修期滿后的維修、更新、改造等。

但對于不得使用維修資金范圍的規定不盡相同。《住宅維修資金管理辦法》對不得從維修資金中列支的情況進行了明確規定，通過分析，我們認為該辦法的規定較為合理。而某些地方或者沒有將應由當事人承擔的費用排除在列支之外，或者沒有將應由相關單位如供水、供電應承擔的費用排除在外，特殊情況除外。這種不統一的規定給資金使用的操作帶來混亂，且損害了業主的合法權益，容易造成資金的濫用。因此建議各地對維修資金的使用范圍進行明確規定，包括例外情形等。

對于維修資金的分攤方式，各地均有原則性的規定，即遵循“誰受益，誰分擔”原則。但是在實踐中出現了受益與分攤不一致的情形，導致損害了分攤人的權益。與此同時也出現了“受益”難以界定的問題，如一樓用戶不使用電梯，是否應當分攤維修費用？由此產生了對“誰受益，誰分擔”原則合法性及合理性的質疑。維修資金的正確分攤與否直接關系業主的切身利益，因此建議管理部門對資金的分攤方式出臺實施細則予以規范。

2.制定并完善了濮陽市房屋住宅專項維修資金使用程序。

（1）申請單位（人）帶相應證件。查詢維修資金、制定維修方案（施工方做預算、施工方由申請單位、人確定）、電腦輸入、相關業主簽字

（2）業主簽字完成后，要經過以下程序：一是勘察現場；二是公示（預算公示7天、相關單位、業主自行公示）；三是物業公司、業委會或相關業主簽字、蓋章；四是組織施工。

（3）工程竣工。一是驗收：相關單位、業主組織驗收簽字蓋章；二是申請單位（人、施工方）做決算；三是勘察現場；四是決算公示7天；五是通知申請單位（人）開發票；六是整理相關手續轉財務科。

維修資金使用程序是根據《住宅專項維修資金管理辦法》（建設部、財政部令第165號文件第三章）、《河南省住宅專項維修資金管理實施細則》【豫建（2012）76】文件第二十條、第二十一條規定進行辦理。

3.引入第三方參與監督制度。管理部門對資金的安全使用負有監管責任，但一般來說管理部門缺乏相關專業人員，也不具備審計、監理的職能和資質，為確保資金使用過程的合理、合法，我們建議引入第三方專業機構參與維修資金的使用過程，建立工程的招投標管理制度、工程審價制度以及維修資金財務核算審計制度等。

四、規范操作流程，打造住宅專項維修資金使用安全鏈條

在維修資金使用過程中，業主委員會或物業服務企業不按程序操作的現象時有發生，容易造成使用混亂或漏洞。因此，如何規范維修資金操作流程，打造安全鏈條，顯得尤為重要。

1.管好源頭，加強審查備案。維修工程使用方案審查是管好維修資金使用的第一環節，主管部門必須從源頭抓起。

2.理清責任，規范辦理流程。申請使用、備案審查、組織施工、工程驗收、申請列支、資金劃撥是維修資金使用的基本操作流程，這些流程環環相扣，稍有不慎，維修資金使用安全鏈條就可能出現裂痕，甚至斷裂。因此，要嚴格劃清管理部門、業主委員會、物業服務企業、專戶管理銀行的責任，明確分工，嚴格規范操作流程，并對違反操作規定使用維修資金的行為予以嚴厲處罰，打造結構緊密、防控到位的維修資金使用安全鏈條。

3.管住出口，把好最后一道關。資金劃撥是最后一道程序，行政管理部門應認真核實維修工程驗收報告、工程質量監理報告、資金預決算審核報告、維修工程發票和相關公示相片資料等。專戶銀行要對撥付款項資料進行仔細核查。確認無誤后，才可開具維修工程費用專項票據進行撥款。

五、加大智力支撐，提升住宅維修資金使用環節安全

維修資金的規范管理離不開信息化系統建設。系統建好了，資金管理的工作往往能事半功倍。因此建議加大資金和技術投入，建立和完善一套可與互聯網相互訪問的維修資金信息化管理系統。實現短信通知服務、電子對賬單傳送、業主網上投票、維修服務對象數據庫、資金使用統計分析等功能，為業主、業主委員會、物業服務企業、專戶管理銀行和行政主管部門搭建高效的信息平臺。減少信息不對稱。確保業主的知情權，構建技術防范維修資金使用風險的監管體系。

1.提供多種告知服務，提升業主監督能力。使用過程應充分保障業主的知情權、參與權及監督權。可以利用信息平臺將維修資金使用項目的工程造價、涉及戶數、分攤方案、小區公示、業主表決、賬戶余額及增值收益等信息。通過發送手機短信、電子郵件和開通有線電視陽光政務等技術手段，及時告知每位業主，方便業主隨時掌握情況。提升業主主動參與和監督的能力。

（1）方便業主查詢。業主可通過信息平臺及時查詢責任主體、維修方案、資金使用、工程施工等信息。

（2）提供便民服務。物業服務企業可通過信息平臺對小區共用部位、共用設施設備的當前狀態、維修記錄、資金使用進行登記和管理，便于業主隨時查詢。

（3）及時告知業主。行政管理部門可利用信息平臺將維修資金使用項目的工程造價、涉及戶數、分攤方案、小區公示、業主表決、賬戶余額及增值收益等信息，通過發送手機短信、電子郵件等形式，及時告知每位業主。也可發布“住宅共用部位、共用設施設備維修項目分類”、“維修工程計價規范或標準”、“維修工程造價指數”等內容，便于業主掌握維修工程的使用范圍和計費標準。

（4）設置反饋渠道。通過信息平臺及時發布使用申請、投票表決、維修結果等公示信息，業主如有異議，可以直接進行咨詢、建議、投訴和舉報

2.建立住宅維修資金使用數據庫，提高審查質量和效率。為加強對維修資金使用數據的分析和管理，總結經驗，提高管理水平，建議建立設施設備信息庫及維修對象數據庫。

（1）將每個物業管理區域建立設施設備信息庫，記錄各類設施設備的維護維修信息，制定檢修、維護計劃和重要設施設備的維修預警機制，提高維修資金的合理利用效率。

（2）將使用維修資金維修的物業進行分類羅列，對已備案的維修項目的基本要素進行歸類整理，建立維修對象數據庫，供管理人員參考其有關信息數據進行判斷，提高備案審查的質量和效率。

（3）加強信息數據采集和分析，為安全提供數據支持。通過加強信息數據的采集，并在數據基礎上進行量化分析，通過信息化技術為資金使用安全提供科學依據，藉此強化管理。

（4）加強資金使用數字影像檔案管理。將資金使用方案、工程審價、工程監理等數據存檔備案，對維修工程造價、合同、竣工驗收報告及業主簽字等重要材料通過數字影像檔案技術，轉換為可長期保存的數據資料，便于查閱、核實和審計工作。

（5）加強中介機構信用檔案管理。對中介機構在維修工程實施過程中的各種違法違規行為進行監督，記錄信用檔案，并與資質評定、信用等級、工程選聘掛鉤。

3.加強信息數據統計分析。精確統計住宅維修資金使用量、維修工程類型、維修對象使用頻率等基本信息數據，提供科學的統計分析報告，對相關數據進行類比，摸索維修資金使用的內在規律，預測維修對象的使用周期，初步判斷資金使用的趨勢走向，為維修資金的安全使用提供有力支撐。

4.保障住宅維修資金使用簡便規范。當發生屋頂、墻體嚴重滲漏、電梯故障、消防設施出現功能障礙等危及房屋安全或嚴重影響業主正常使用的緊急情形時，維修工程的資金使用按照緊急使用程序辦理。物業服務企業或業主委員會只須提出書面緊急使用方案，經主管部門核實后，便可先使用后備案、邊公示邊施工。待維修工程竣工后，再組織嚴格的評估驗收工作，補辦相關手續。緊急使用程序簡化了資金使用操作流程，保障了緊急維修工程及時維修，維護了業主的切身利益。

5.保障住宅維修資金使用監管力度。我們要重點抓好“四項審查”。一是審查維修工程是否屬于使用范圍。對每項維修工程都指派工作人員到現場勘察，仔細查明工程屬性、維修原因、列支對象等要素，發現超出使用范圍的，及時予以糾正。二是審查使用方案是否嚴格按要求進行公示。使用方案必須包括維修項目、費用預算、列支范圍、分攤金額等。三是審查工程造價是否合理。當工程造價超過10萬元上，則建議采取招投標的方式選擇施工企業。四是審查維修工程竣工驗收報告是否符合要求。認真核實業主委員會或業主代表、物業服務企業、施工企業是否已經認可工程質量，并簽署了工程驗收報告。對工程規模較大或工程質量要求較高的項目，積極建議聘請工程監理機構，確保工程質量。

6.保障住宅維修資金使用安全。濮陽市實行了住宅維修資金專戶銀行管理，資金支出時，必須經管理部門審核后才開具專用票據，再由專戶管理銀行核準確認后將維修費用直接劃轉至施工企業。

六、結束語

維修資金和其他資金如社保基金、公積金等在性質方面有相通之處，即都屬于個人所有資金。所有權的歸屬決定了對資金的責任及處置權。因此維修資金的管理是備受各界關注的敏感話題。對于管理部門來說，資金管理關系到業主的切身利益和公信力，責任重大。維修資金使用管理更具有其復雜性，其復雜性源于資金的所有權人、管理部門、使用申請人、維修工程實施方、第三方專業機構等各方面利益主張、責權和義務的不同。對此，我們要把握住維修資金制度設計的初衷，在此基礎上平衡各方關系、梳理各方責任義務。通過管理模式創新、政策制度完善、操作流程規范，借鑒國內其他城市較好的管理實踐和引入較新的技術手段，促使管理行為規范運作，保障業主的知情權、決策權、監督權，提高資金使用效率，從而維護業主的合法權益。

參考文獻：

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[4] 孫雅靜.已售公有住房專項維修資金管理問題分析.財經界，2012（2）

（作者單位：河南省濮陽市房地產交易所 河南濮陽 457000）

（責編：若佳）