淺談如何做好高職高專院校系教學秘書工作

李娜

摘要：高職高專院校屬于我國人才的主要培養基地，教學是養成人才關鍵環節，教務管理則是提高教學質量的重點。高職高專院校的教學秘書主要負責教務管理工作，且自身工作呈現復雜多變特征，經常面臨多重工作關系與人際關系，因此，做好高職高專院校的教學秘書工作至關重要。對此，文章首先分析高職高專院校系教學秘書，其次進行角色定位的闡述，最后研究做好此項工作的措施。

關鍵詞：高職高專院校；教學秘書；角色定位

伴隨高職高專院校的迅速發展，國家高等教育模式隨之發生較大變化，即從辦學規模不斷擴張轉變為人才培養方面，各高校更是將內部管理改革和探索作為重點，以便于及時解決當前存在的問題，如系行政人員的減少，需要教學秘書承擔系辦公室相關工作內容，使其在教學工作的開展中發揮重要作用。對此，認真做好教學秘書相關工作，能夠有效促進高職高專院校的發展。

一、高職高專院校系教學秘書工作的分析

對于高職高專院校系的教學秘書來講，其主要是輔助領導完成相關工作，不僅需要具備教學管理基礎知識，而且還承擔考勤員和報賬員等文字工作，工作內容包括：信息檔案的管理和辦公用品相應采購等，具有工作量大和涉及范圍廣的特點。伴隨學生與教工規模不斷增加，其教學秘書的工作范圍隨之逐漸增加，從而面臨較大工作壓力。當對教學秘書工作特點進行分析發現，其主要表現為以下幾點：第一，機要性，由于教學秘書工作相對比較復雜，同時接觸較多人和事物，主要承擔上傳下達作用，因此，教學秘書需要對每項工作內容予以準確了解，堅持做到守口如瓶。第二，事務性，通常情況下，教學秘書工作會涉及科研活動與教育管理等，和學校多個部門存在聯系，在對此項工作進行具體實施時，不僅需要服從領導相關安排，還應管理學校其他部門。第三，服務性，因為教學秘書工作性質是以服務為主，所以，其工作對象相對比較廣泛，如職能部門或本系師生等，通過良好溝通和交流，為領導提供有利建議。

二、教學秘書角色定位的淺析

在對教學秘書進行角色定位時，其主要為協理和助理類崗位，通過對教學秘書特點和職能進行了解可知，只有對此項工作予以正確了解，認真做好上傳下達工作，才能正確樹立工作態度。基于此，在對高職高專院校系教學秘書角色進行定位時，需要特別注意以下幾點：強化主動服務意識，避免停留于傳統被動式服務狀態，只有保證教學秘書認真做好相關工作的前提下，才能做好參謀；對信息進行有效傳遞的基礎上，對信息內容進行深入研究和處理；基于經驗管理，強化科學管理，同時對其進行不斷創新和優化，使其管理素質得以充分彰顯；加大工作積累與原始資料保存力度，避免出現資料丟失的情況，其原因為：原始資料屬于教學運行情況的真實展現，同時也是教學檢查的關鍵，需要教學秘書重點關注資料整理與歸檔等工作。

三、做好高職高專院校系教學秘書工作的有效措施

（一）加強教學秘書能力素質

在高職高專院校的教學活動中，管理人員屬于其組織者，應該全面了解心理學和教育管理等學科內容，同時積極學習相關政治理論，確保政治素養得到顯著提升，以便于教學秘書可以正確樹立價值觀與人生觀。與此同時，教學秘書還需要具備扎實專業知識，從而更好以專業角度對教學計劃進行修訂和實施，并為院校學科建設和課程建設等作出貢獻。

（二）對教學管理予以重視

教學秘書需要轉變傳統錯誤思想，正確認識到自身工作的重要性，通過培養其責任感等方式，使其更好向師生提供服務。由于教學秘書和教師存在本質上的差異，即教學秘書缺少奉獻精神，無法高效完成自身本職工作，因此，教學秘書需要認識到發展和創新的重要性，其中創新是指：對方法和措施的創新，使其教學管理迎來新的發展機遇。對此，教學秘書需要通過借鑒與學習，對教學管理新內容和新方法等進行不斷創新，確保教學管理工作水平得到顯著提升。

（三）強化教學秘書綜合能力

因為高職高專院校教學管理和師生、院系存在直接聯系，所以，教學秘書需要具備全局意識與合作精神，以多方面進行問題的考慮，保證各項工作任務得到及時準確傳達。除此之外，教學秘書還是院校教學管理組織人員，需要對各學期、學年事務提前做出相應計劃，避免出現超出工作范疇的情況，從而發揮教學秘書的重要作用。為了更好實現以上目標，高職高專院校需要重點加強教學秘書綜合能力的培養，如統籌能力、溝通能力和協作能力等，以便于更好勝任自身工作。

（四）激勵機制的合理構建

為了做好高職高專院校系教學秘書工作，要求院校正確認識到此項工作的重要性，同時根據其工作能構建相應激勵機制，通過有效措施進行教學秘書培養與教育。針對優秀秘書應予以鼓勵，如提高相應待遇等，確保教學秘書工作行為得到有效規范，在提升教學管理整體水平的同時，還能有效提高高職高專院校的教學效率，進而促進教學管理工作的更好發展。

結束語：

對于高職高專院校來講，若要成為優秀教學秘書，需要院系領導予以重視的同時，還應該通過自身努力與學習，使其工作水平得到顯著提升，在高職高專院校系教學秘書工作中，教學管理屬于院校主要管理內容，同時也是提升辦學質量的關鍵。因此，對教學秘書工作給予正確了解，重點加強教學秘書的綜合素質，不僅可以發揮其在教學工作的價值，而且還能為教學管理工作的發展起到促進作用。

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