淺議基層院檢察機要工作

■ 天津市濱海新區大港人民檢察院副檢察長　劉孟海

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淺議基層院檢察機要工作

■ 天津市濱海新區大港人民檢察院副檢察長劉孟海

副檢察長 劉孟海

機要（confidential）本義為機密重要。基層院機要員（機要秘書）的工作職責就是周一和周四定期到轄區黨委公文交換中心（交通站）收發文件，再初步分流，對其中的紅頭文件、會議通知和其他重要文件分門別類，貼好辦文單送辦公室主任分報院領導批閱，再分別將領導有批示要辦的文件送到各部門或外單位。同時每日定期查收責機要室內機要通道中市院文件和上傳本院文件。負責周一至周四期間通過本地郵局郵寄本院機要文件工作。機要還要負責保管和登記所有文件的辦理情況，隨時備查。機要工作是基層院辦公室的重要組成部分，常與保密工作同部署并由專人負責，保證檢察機密和利益不被竊取，稱為機要保密工作。機要保密工作無小事，基層院應嚴格按照《保密法》的規定,認真貫徹落實機要保密工作的要求,積極深入抓好機要保密工作的落實。具體來說，就是要：明確機要工作基本流程和操作規程；加強硬件基礎設施建設，加強各項機要管理制度建設；通過強化教育來提高人員素質，通過加強監管來保證各項機要管理機制的落實。筆者通過學習檢察機關機要保密管理相關文件，現僅對其中的機要工作進行簡單的理論梳理，以廣見識。

熟悉工作流程，知曉操作規程

機要室是基層院各類文件的中心集結地，無論是上級來文、外單位來文，還是指揮部發文，都要經過機要室。因此，機要秘書崗是辦公室的重要崗位，機要員必須要了解機要工作流程和操作規范，這是做好機要工作的前提。

（一）收文工作流程

1.收文辦理

包括公文簽收、拆封、登記、傳閱和公文辦理（清辦、擬辦、公辦）等流程。

2.公文的保密與保管

包括公文的登記制度、翻印、復制上級機關的秘密文件（公文）、復印文件、傳閱秘密文件、秘密文件的郵寄與傳遞、攜帶秘密文件外出工作、秘密文件的存放、秘密文件的清查清退制度、秘密文件和其他公文的銷毀

3.公文的清退和立卷歸檔

總體而言，基層院收文辦理是比較完整、獨立的事，主要包括簽收、登記、擬辦、請辦、分發、傳閱、承辦、催辦等環節。其基本要求是準確、及時、安全、保密。發文流程與收文流程相似，本文不再贅述。機要簡化流程圖為：

（二）機要文件郵寄流程

機要郵寄是由黨、政、軍、企等機關保密（機要）部門通過機要通信或派專人送取的郵件傳輸形式之一。作為一種特殊的郵件種類，其有著與普通郵件不同的交寄、分揀、投遞、接收方式，資費種類（按件計收掛號費、機要保密費和查詢費等）、計費單位、資費標準等也有所不同。機要文件有專門的機要號，郵局有專門途徑保障其安全。當前，針對綜合部門和業務部門不知密、亂定密、機要文件過濫等老問題，基層院對機要文件的細類要做出界定。涉案文件應屬于機要文件范疇，如業務部門上報的案件材料、來往的法律文書，檢察委員會辦公室編寫的上報市院或分院的指導性案例、案件質量分析報告、人民監督員工作文書、檢察委員會會議紀要、涉及敏感數據或典型案例的重要調查報告等。機要郵寄交寄流程設計：首先，基層院各部門涉密的機要郵件交本院辦公室機要員，機要員于周一至周四時段，將機要郵件送到當地郵局的機要班，辦理登記手續；其次，機要班將機要郵件通過機要交通方式郵寄到本省省會城市，由省郵政局機要班登記；再次，省郵政局機要班通過機要交通將機要郵件寄到目的省份的省會城市，當地省郵政局機要班加以登記，然后通過機要交通送達機要郵件接收單位。

（三）機要規范要求

收文應及時點清、查對、登記，避免號碼和份數出現差錯；送領導傳閱的文件，盡量做到當天收回。密級以上文件必須當天收回。借閱文件應履行簽字手續，并必須一周內返還。分發各單位的文件，內部刊物應認真管理，年底清退，交黨委辦公室機要室；任何單位或個人不得擅自復印秘密級以上文件，確需復印的必須報請上級發文單位批準，黨委辦公室統一復印，復印后的文件按同等密級文件管理；領導參加會議帶回的秘密文件，資料，應及時交機要室登記，簽收，傳閱。

加強硬件基礎建設，注重制度軟件作用

（一）加強硬件基礎設施建設

基層院應加強機要基礎設施建設，特別是要借“兩房改造”和辦公自動化之機來對機要室升級改造。要高度重視密碼安全保密工作，根據轄區黨委密碼安全保密專項檢查組和市院領導提出的整改要求，結合本院實際，高起點規劃，高標準配置，投入專項經費，爭取單獨設置機要室，鐵門、鐵柜、防電磁干擾器、通信工具，完成室內防靜電地板、監控、報警器、門禁的安裝別落實了等項要求以及加密機屏蔽機柜等硬件設施的配備。要加強三級機要通道建設，高標準配置三級機要通道臺式計算機、密碼機、傳真機和掃描儀，保證市院和新區院、縣院之間的文件傳輸，依托檢察內網，通過網絡就可直接傳送，徹底擺脫郵寄方式。

（二）注重制度建設的軟件作用

密碼工作是黨和國家事業的“生命線、保障線、指揮線”，是黨和國家最核心的機密，基層院要高度重視密碼工作，要成立保密工作領導小組，健全組織，明確職責，落實責任，保證機要保密工作的順利開展；要堅持“機要保密工作一把手負責制”，院領導逢會必講機要保密安全工作，要求全體干警樹立保密意識，并將保密條款寫進目標管理責任書，落實保密責任，年終統一考核；制定相應的密傳機房工作制度、三級機要通道管理辦法、機要文件管理制度、傳真文件管理辦法等制度，進一步強化密碼工作日檢查，落實臺賬登記制度，嚴格管理，嚴肅紀律，確保密碼安全。

加強教育，加強管理，加強監督

（一）重點是加強對機要人員的教育培訓

基層院黨組要高度重視全院要害部門、重點部位上的干部配備，堅持把政治素質好、文化程度高、責任心強的干部配備到機要保密要害部門任職和擔任內勤，把干部素質作為干部作用考慮的重要因素，努力為機要保密工作的開展創造良好的條件。要通過對機要秘書的崗位教育使其充分重視對有關機要保密法規的學習和理解，牢固地樹立“機要保密無小事”、“保守秘密，慎之又慎”的意識。基層院機要秘書的主要職責包括當年文件的登記、流轉、跟蹤、查詢、分發和保管;定期做好文件的清退、銷毀工作，并按有關規定做好年度歸檔、上繳工作；負責公文制發和管理，審核院內對外發文的格式、編號工作；機要文件下載及本院電子文件上傳及掃描工作；各類會議通知、行政接待工作的送簽、流轉和跟蹤;保密紙的銷毀；密級文件的清退；檢察報刊雜志的征訂；以及所有領導交辦的其他日常事務。這些看似簡單的工作內容，其實每一件都要經過好幾個流程才能辦結。而機要員手上的日常工作常常紛繁交錯，往往一件還沒處理完，另一件又接踵而來。因此就需要其有高度的責任心和較強的辦文辦事水平，這些都要通過專門的能力培訓才能保證做到。

（二）加強管理和監督，保證各項機要制度的落實

基層院應把機要工作放在與檢察業務工作同等重要的位置，從規范隊伍管理，加強技術防范，健全保密制度，狠抓督促檢查等多方面入手，全面推進機要工作的常態化管理，力求工作萬無一失。機要文件多是涉密的，因此機要與保密工作很難分開。因此，做好涉密文件的管理工作是機要秘書的重要工作之一，其中機要文件的傳閱、辦理都是有嚴格規定的。所以，機要秘書務必保守機密，做到不該透露的絕不透露，不該說的絕對不說。同時，還必須注意時效性。在收到文件后，首先要注意傳遞文件的時間，避免發生文件傳遞不及時的錯誤。要注意做好文件的傳閱管理登記工作，及時將傳閱完的文件收回，按順序分類，確保文件安全。基層院可以設立保密宣傳月，每年確定一個月的時間作為保密宣傳月集中進行機要保密宣傳，同時開展保密專項檢查，并將機要工作作為專項檢查的重點，通過強化內部監督來促進機要管理，防止失泄密事件的發生。

孫悟群/攝