電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析

張會(huì)寬

摘 要：網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推廣應(yīng)用推動(dòng)了政府檔案管理模式的改革。本文就政府檔案管理模式的理念、檔案載體、服務(wù)手段、主要工作流程、服務(wù)方式方面的轉(zhuǎn)變進(jìn)行了探究，并提出了一些建議措施，以期為完善政府檔案管理模式提供一定參考。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù)環(huán)境 政府檔案 管理模式 轉(zhuǎn)變

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的推廣和廣泛應(yīng)用促進(jìn)著政府檔案管理模式的深化改革，電子信息技術(shù)走進(jìn)行政管理工作，使電子政務(wù)成為政府與時(shí)俱進(jìn)的標(biāo)志。政府電子政務(wù)已基本上擺脫時(shí)間、地點(diǎn)的限制，提供方便、快捷的服務(wù)。各部門在資料傳閱、資源共享、管理文檔等方面受到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響，也在發(fā)生著改變。政府檔案管理作為政府政務(wù)的組成，在電子政務(wù)的影響下，其模式也在轉(zhuǎn)變。

一、電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

1.政府檔案管理理念轉(zhuǎn)變。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的極大發(fā)展，政府電子政務(wù)的施行催生了政府檔案的科學(xué)管理理念，并逐步取代傳統(tǒng)的管理方式。政府檔案管理工作已趨向信息化、數(shù)字化和自動(dòng)化，并由此變得更加科學(xué)和高效。政府檔案工作者轉(zhuǎn)變發(fā)展觀念，借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對檔案的儲(chǔ)存、傳輸、共享進(jìn)行科學(xué)合理的管理。同時(shí)，充分發(fā)掘檔案資源的潛能，合法、合理開發(fā)利用。檔案資源從被收錄收藏，變?yōu)榭梢怨蚕砝玫摹⒂虚_發(fā)價(jià)值的流動(dòng)資源，這對現(xiàn)代檔案管理有極其重要的戰(zhàn)略意義。

2.政府檔案載體的轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的政府檔案管理中，主要通過文字記載的形式來完成。政府辦公中引入電子政務(wù)的形式，加快了政府部門應(yīng)用數(shù)碼技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及其他高科技現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用的步伐。同時(shí)，時(shí)下某些新型材料也應(yīng)用到了政府檔案管理中。這在很大程度上豐富了政府檔案載體的形式，使得政府檔案管理能夠依靠聲音、圖像等方式，將管理對象生動(dòng)地呈現(xiàn)出來，打破了傳統(tǒng)文字記載的政府檔案載體模式。儲(chǔ)存材料方面，也漸漸從紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)榇艓А⒐獾盤、移動(dòng)硬盤等磁性材料，豐富了政府檔案資料收藏的形式，使檔案管理往多元化方向發(fā)展，并推進(jìn)著檔案結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)變。

3.政府檔案管理服務(wù)手段的轉(zhuǎn)變。隨著政府網(wǎng)絡(luò)智能辦公系統(tǒng)及電子政務(wù)的推廣應(yīng)用，政府檔案管理開始依賴數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)，使得政府檔案管理的服務(wù)方式也在發(fā)生改變。傳統(tǒng)的政府檔案信息服務(wù)方式依靠管理人員對檔案進(jìn)行收錄、整理以及存儲(chǔ)保管，較為被動(dòng)，方式較為單一，也不夠靈活，存在著一定的局限性。電子政務(wù)的應(yīng)用改變了政府檔案信息服務(wù)方式的被動(dòng)局面，一改傳統(tǒng)服務(wù)的間接和靜態(tài)方式，依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與政府檔案管理的統(tǒng)一，逐步轉(zhuǎn)向主動(dòng)服務(wù)，以網(wǎng)絡(luò)資源為主，向服務(wù)對象更多地提供直接的、動(dòng)態(tài)的開發(fā)、編輯及參考咨詢，減少了因人員管理而出現(xiàn)的失誤。政府檔案管理的各個(gè)部門依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，加強(qiáng)了彼此之間的溝通和交流，并實(shí)現(xiàn)資源共享。政府檔案管理工作依靠電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了服務(wù)手段的多樣化，為管理人員和服務(wù)對象都帶來了快捷和便利，從而將工作的中心轉(zhuǎn)移到服務(wù)上，打破了政府檔案傳統(tǒng)的管理模式，讓人們能夠及時(shí)、快速地找到需要的檔案資源。這不僅使政府檔案管理工作效率得到提高，也標(biāo)志著政府檔案管理服務(wù)在向著便捷化方向發(fā)展。

4.政府檔案管理主要工作流程的轉(zhuǎn)變。政府檔案部門依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，改變了檔案收集的方式。政府各個(gè)部門結(jié)合本部門的實(shí)際情況，可以直接將檔案數(shù)據(jù)錄入存檔，也可以將檔案文件傳輸?shù)綑n案管理部門，并及時(shí)錄入到數(shù)據(jù)庫，從而對各類檔案文件進(jìn)行分類歸檔，確保存儲(chǔ)的完整與準(zhǔn)確，避免檔案文件的遺失，加強(qiáng)了各部門間的聯(lián)系與資源共享。同時(shí)，政府檔案管理人員還可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對各類檔案信息跟蹤服務(wù)，必要時(shí)調(diào)取各部門的檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行核對，這在極大程度上縮短了檔案管理周期，提高了工作效率。另外，在電子政務(wù)環(huán)境下，通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來完成政府檔案管理工作，已避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)載體管理的安全問題，但網(wǎng)絡(luò)安全問題成為了檔案管理工作流程中重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。政府檔案管理部門在工作中做好安全防范工作，對于確保檔案信息的安全具有重要意義。

5.政府檔案管理服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變。政府檔案管理傳統(tǒng)的服務(wù)方式制約了檔案管理的發(fā)展，已經(jīng)不能很好地滿足時(shí)代對檔案管理的需求。由于受到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在政務(wù)工作中應(yīng)用的影響，政府檔案管理的服務(wù)空間得到拓展，服務(wù)方式因此而轉(zhuǎn)變。政府檔案管理部門利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，通過將檔案信息進(jìn)行錄入、調(diào)取、歸檔等方式，提供更加及時(shí)、簡便、快捷的服務(wù)給用戶，并且能及時(shí)收到用戶的反饋信息，時(shí)效性相當(dāng)高。另外，政府檔案管理部門還可以根據(jù)實(shí)際需要，利用相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，對使用者查詢檔案資料所處的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等進(jìn)行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析，根據(jù)使用者的反饋等，合理地調(diào)整服務(wù)內(nèi)容與方式。同時(shí)，及時(shí)配給各部門所需要的檔案資料，滿足各部門所需，確保政府部門工作的順利開展。政府檔案管理的服務(wù)方式經(jīng)過長期的發(fā)展轉(zhuǎn)變，已具有當(dāng)前時(shí)代的特點(diǎn)。然而目前的政府檔案管理服務(wù)方式還不能完全拋開傳統(tǒng)的服務(wù)方式，需要與傳統(tǒng)檔案管理的服務(wù)方式相結(jié)合，才不至于脫離實(shí)際。兩種服務(wù)方式各有所長，政府檔案管理人員在工作中應(yīng)取二者所長，避二者所短，才能在檔案管理工作中更好地為服務(wù)對象服務(wù)。

二、電子政務(wù)環(huán)境下完善政府檔案管理的建議

1.加強(qiáng)政府檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)。電子政務(wù)環(huán)境下，檔案管理工作作為政務(wù)工作的重要組成，受到高度重視。檔案管理工作的直接操作者是管理人員，因此管理人員需要保持較高的學(xué)習(xí)積極性，不僅要學(xué)習(xí)專業(yè)的檔案管理知識，還要總結(jié)工作中的經(jīng)驗(yàn)。上級領(lǐng)導(dǎo)除了重視檔案管理人員的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)外，還要進(jìn)行必要的思想教育，比如開設(shè)思想培訓(xùn)課等方式，引起管理人員對檔案管理工作思想上的高度重視，發(fā)揮良好的敬業(yè)精神和奉獻(xiàn)精神。

2.確保經(jīng)費(fèi)充足，硬件設(shè)施完善。政府檔案管理人員依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對檔案信息進(jìn)行科學(xué)管理，為用戶提供便捷的服務(wù)，從而提高政務(wù)工作的效率。政府應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理部門的重視，將檔案管理部門的經(jīng)費(fèi)納入到財(cái)政預(yù)算中，加大經(jīng)費(fèi)的投入。購置檔案收集、搶救、保護(hù)、編纂等所需的硬件設(shè)備，如電腦、空調(diào)、抽濕機(jī)、監(jiān)控設(shè)備、裝檔案的器具等，以確保檔案館的環(huán)境安全。

3.重視信息安全建設(shè)。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為政府的工作帶來便利時(shí)，也存在一些安全隱患，檔案資料涉及到政府機(jī)密，管理人員應(yīng)高度重視保密工作。首先應(yīng)加強(qiáng)日常網(wǎng)絡(luò)維護(hù)工作，及時(shí)更新電腦設(shè)備中的殺毒軟件及防火墻，嚴(yán)禁不當(dāng)上網(wǎng)帶來的病毒攻擊和泄密等。其次，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器可以采用雙主機(jī)形式，主用和備用主機(jī)之間相互鏡像備份，并使用U盤、移動(dòng)硬盤等設(shè)備進(jìn)行存檔備份，確保備份安全。

4.重視檔案管理部門的管理人員編制。根據(jù)《地方各級檔案館人員標(biāo)準(zhǔn)》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合自身的實(shí)際情況，妥善處理好檔案管理人員的編制問題。不僅免去了管理人員不必要的憂慮，還能增強(qiáng)其歸屬感與認(rèn)同感，工作積極性和學(xué)習(xí)積極性都極大提高。

5.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。對于館藏的紙質(zhì)檔案，可以開展數(shù)字化工作，將其中一些適合電子存檔的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。對于電子檔案信息，應(yīng)統(tǒng)一其使用和管理的標(biāo)準(zhǔn)及制度。

三、結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，推動(dòng)著電子政務(wù)的發(fā)展。政府檔案管理的傳統(tǒng)模式受到信息網(wǎng)絡(luò)的沖擊，發(fā)生了重大轉(zhuǎn)變，當(dāng)前的政府檔案管理已趨向信息化模式。充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)快捷、便利的優(yōu)點(diǎn)，通過規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理模式，為政府檔案管理創(chuàng)建一個(gè)安全、便捷、高效的管理平臺(tái)。

參考文獻(xiàn)：

[1]侯誠.電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理模式的轉(zhuǎn)變分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，09：38.

[2]劉國強(qiáng).淺析在電子政務(wù)環(huán)境下政府檔案管理的模式[J].才智，2015，25：329.