高校規劃檔案管理工作存在問題及對策

摘 要：高校發展規劃作為一種積極主動、面向未來的高校管理方式日益受到高校的重視，越來越多的高校制定了五年發展規劃，中長期發展規劃以及專項發展規劃等，在高校發展規劃制定和執行過程中產生了大量有保存價值的規劃檔案。如何科學管理高校發展規劃檔案，充分發揮其在高校發展中的效用，已成為高校檔案管理工作的一項重要內容。本文從高校發展規劃檔案的歸檔范圍、特點以及規劃檔案管理中存在的主要問題為切入點，提出相關對策，旨在提高高校檔案管理工作質量。

關鍵詞：高校 發展規劃 檔案 管理

高校發展規劃對學校定位、達成共識、增強資源配置效率具有十分重要的價值和意義。近年來，我國高校普遍加強了發展規劃工作，越來越多的高校制定了五年發展規劃，中長期發展規劃以及專項發展規劃，通過制訂發展規劃有效促進了高校各方面事業的快速發展。高校在制訂發展規劃的過程中，產生了大量有保存價值的發展規劃檔案。這些規劃檔案是高校發展規劃工作的真實記錄，是高校建設與發展歷史的再現，是對高校發展情況進行檢查、監督、驗收及修正的重要依據，在高校可持續發展中起著不可替代的作用。因此，如何科學管理高校發展規劃檔案，充分發揮其在高校發展中的效用，已成為高校檔案管理工作的一項重要內容。

一、高校發展規劃檔案歸檔范圍

高校發展規劃檔案是指高校規劃管理部門在規劃編制管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料。高校發展規劃檔案歸檔范圍應當包括高校規劃文本以及在高校規劃編制過程中、執行過程中形成的具有保存價值的過程檔案資料。第一，高校發展規劃文本資料。高校發展規劃是一種具有導向性的行動綱領，明確學校在一定時期內的發展方向、奮斗目標以及實現目標的途徑和措施。它包括學校總體規劃、學校專項規劃、學院及直屬附屬單位規劃三大類。學校總體規劃是學校各項事業發展的全面規劃。學校戰略規劃和五年期規劃及中長期發展規劃都屬于總體規劃。學校專項規劃由若干條塊規劃構成，是總體規劃的補充和支撐，是總體規劃的具體化。如高校事業發展規劃、學科和師資隊伍建設規劃、科技規劃、實驗室建設規劃、數字化校園建設規劃等。學院和直屬附屬單位規劃是學校的微觀規劃，在學校總體規劃框架下，具有更強的操作性。第二，高校發展規劃編制過程資料。高校規劃的編制過程一般由前期調研分析、規劃文本起草、評價論證三個階段。在規劃編制過程中形成了規劃編制機構設立、調研報告、會議紀要、評價論證意見梳理及修改完善建議等文字、圖表、聲像資料。第三，高校發展規劃執行過程資料。在高校規劃執行過程中，將對規劃執行情況進行階段檢查及修正，其間將形成階段檢查意見等文字、圖表、聲像資料。

二、高校發展規劃檔案的特點

一套完整的發展規劃檔案的形成，需要收集整理規劃編制每一個階段的文字、聲像記錄，最終形成的規劃文本，以及對規劃執行情況檢查意見等文字、圖表、聲像資料。其特點是規范編制周期長，涉及面廣，成套性強，現實價值性高。首先，周期長，連續性強。目前，國內高校發展規劃編制過程從成立專項工作領導小組啟動編制工作，進而組織專題調研，規劃部門寫出規劃草案文本，到召開座談會聽取師生、校友、社會各界意見，召開黨委常委會討論修改，教代會通過，直至最終形成正式文本，通常需要近兩年時間才能完成。而在發展規劃正式執行中，高校戰略規劃執行期通常為中長期在十年以上，發展規劃執行期與國家五年期規劃相對應為五年時間，在此期間學校將組織對規劃執行情況進行階段檢查及修正。因此檔案收集具有周期長、連續性強的特點。其次，涉及面廣，工作量大。高校發展規劃涉及到校內各學院、直屬附屬單位以及教學、科研、人事、財務、物資等職能部處。規劃文本總數多，規劃過程文件多，檔案收集具有涉及面廣，工作量大的特點。最后，成套性強，現實價值高。高校發展規劃檔案記載和反映了規劃工作的全過程。一套完整的規劃工作檔案，其內容應包括：對學校基礎數據的搜集與整理，為規劃制定提供的信息資料；規劃草案出臺后師生員工、校友及各界對規劃草案提出的意見和建議材料；規劃制定者在對規劃進行評價論證環節中提交的各種調研報告和規劃說明；規劃草案經過評價論證后，對規劃草案中存在的不足進行完善最后形成的規劃正式文本；規劃制定后評估和監督規劃執行情況的階段檢查及修正文件。

三、高校規劃檔案管理中存在的主要問題

在高校發展規劃檔案管理實踐中，由于規劃檔案具有的特殊性，導致高校規劃檔案管理中存在一些不容忽視的問題，主要有以下幾方面：第一，檔案資料收集難度大。由于規劃檔案的成套性、形成周期長、涉及部門多等特點，規劃制定者往往只重視編制規劃文本工作，而忽視了規劃編制過程文件資料，導致相關檔案收集不完整，造成規劃檔案收集難的問題。第二，歸檔文件材料不規范。由于缺乏檔案意識，在規劃編制評價意見記錄材料中使用字跡易褪色脫落的紅墨水筆、圓珠筆、鉛筆等書寫，不利于規劃檔案的保存和利用。信息記錄缺失日期、紙質文本與電子文件不符等不完整、不準確等歸檔文件材料不規范的問題。第三，相關部門缺乏溝通與合作。高校規劃編制工作涉及多個部門，一些部門檔案意識淡漠，出于方便工作考慮，不能主動上交規劃文件材料。部門之間不能相互溝通，導致規劃檔案收集工作存在很多缺陷和漏洞，影響到規劃檔案和使用，給高校持續發展帶來不利影響。

四、加強高校規劃檔案管理的建議

充分發揮高校規劃檔案在高校改革發展中和特殊優勢，加強高校規劃檔案管理，應做好以下幾方面的工作。第一，加強領導，加大規劃檔案管理力度。第二，加大宣傳，提高檔案管理意識。高校規劃部門是收集、利用大量規劃檔案信息進行新一輪發展規劃的制定者，同時又是規劃檔案的形成者。因此，要加大宣傳，提高規劃部門全體成員檔案管理意識，充分理解規劃檔案的重要性，做到熟悉歸檔程序，知曉歸檔內容，認真負責，及時移交，共同做好規劃檔案管理工作。第三，堅持“四同步”，注重全程動態管理。規劃檔案管理工作堅持“四同步”要求，即在規劃工作下達規劃任務同時與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查規劃進度與檢查文件材料的形成情況同步；規劃評價結果與驗收檔案材料的完整、準確、系統情況同步；規劃上報登記和與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。注重歸檔工作關口前移，提前介入規劃編制，建立事前控制，事中監督檢查，事后嚴格把關的全程動態管理，及時歸檔，定期檢查文件材料收集是否完整，制定材料是否標準規范，發現問題，及時修正，確保歸檔材料的完整性和準確性。第四，加強業務培訓，提升檔案管理人員素質。加強對規劃檔案管理人員的業務培訓，鼓勵檔案管理人員加強檔案管理業務學習。通過培訓，使檔案管理人員熟練掌握檔案管理工作的先進方法，熟知規劃制定工作程序，熟悉計算機以及其它辦公自動化設備的操作，熟練使用檔案管理網絡系統，在提升檔案管理人員素質同時，進而提高高校發展規劃檔案管理水平。

綜上所述，高校發展規劃檔案反映了學校的發展理念、發展指標和行動舉措，是高校發展的歷史記錄，高校發展規劃檔案管理具有非常重要的意義。只有充分重視和加強高校發展規劃檔案管理工作，才能使高校發展規劃檔案的管理和利用更好的適應高校管理的需求，在學校的運行、管理過程中發揮更大的作用。

參考文獻：

[1]舒暢. 高校檔案的管理現狀[J].《高教學刊》， 2016.

[2]楊凡. 高校檔案工作與高校發展研究[J].《四川文理學院學報》， 2016.

[3]劉子俠. 高校檔案收集工作存在的問題與對策探究[J].《黑龍江檔案》， 2015

[4]中國大學怎樣規劃自己的未來——來自“中國高校戰略規劃現狀”的調查報告[N]. 光明日報，2014-05-20.

[5]羅云，梁敏樂. 問題與對策：我國高校發展規劃工作透析[J].《中國電力教育》， 2011.

作者簡介：白育紅，（1966-），女，蒙古族，遼寧阜新人，現為重慶大學發展研究中心發展調研室主任，公共管理碩士。