關于檔案信息化建設與檔案管理的探討

程艷

摘 要：檔案信息化建設與管理結構實現了人們對檔案數據管理結構的時代要求，本文針對檔案信息化建設和檔案管理的內涵、操作流程進行了簡要的分析，并對檔案信息化建設與管理過程中存在的問題以及對應策略展開了討論，旨在為項目管理人員提供有效的管理意見，以供參考。

關鍵詞：檔案 信息化 建設 管理

伴隨著科學技術的不斷進步，信息化技術的使用范圍已經擴散至各個領域，其中，檔案管理工作和信息化技術的融合是隨著時代進步逐漸形成的一種全新的信息管理機制。只有確保信息結構的先進性，才能真正實現檔案管理工作與供需關系的平衡態發展，確保檔案信息化收集、歸檔以及管理項目的效率得到有效的升級。

一、檔案信息化建設與檔案管理的內涵

檔案管理工作對于企事業單位來說具有重要的意義，不僅是提供數據資源的路徑，也是企事業單位發展進程以及發展趨勢的直觀化信息匯總，因此，將其與信息化結構結合在一起是時代發展的必然趨勢。檔案信息化建設項目主要就是利用現代化的信息技術進行整體建設結構的升級，并且借助計算機以及網絡對其檔案管理內容進行科技化的收集、存檔以及管理，從而為管理人員提供調取服務的應用模式。在檔案信息化管理過程中，人們借助最新的科技力量，是對傳統實體化管理模式的優化轉型，強化了數字化信息管理機制的重要價值。在檔案建設和管理過程中，利用信息化建設結構，不僅能實現檔案信息的數字化和網絡化，也能最大程度的實現信息的共享，真正實現了信息建設、利用、管理結構的一體化。在利用信息化結構升級檔案管理和收集的過程中，能提升整體信息調取和使用的便捷度，在企事業單位內部得到了廣泛的推廣。

二、檔案信息化建設與檔案管理操作流程

1.初始化創建。在進行檔案信息化建設與管理過程中，操作人員要根據網絡實際情況建立對應的數字化網絡系統，從而建立專屬于企事業單位的獨立電子信息技術平臺，操作人員要在建立平臺的過程中，有效的結合企事業單位自身結構特點優化創建內部檔案服務系統以及公眾服務平臺，從而升級項目的管理效率。操作人員要借助計算機進行網絡技術的應用，為整體檔案平臺建立有效的服務窗口和宣傳窗口，并且利用企事業單位內部建立的檔案服務系統有效的接收不同的資料信息和數據，利用網絡平臺結構進行信息的推送和宣傳推廣，只有優化利用，才能確保檔案服務窗口能有效的實現檔案信息的最大化價值。另外，在創建初始化界面和平臺后，操作人員要有效的提升其技術安全性能，且確保信息結構初始狀態完整以及原本資料的真實可靠。

2.綜合文件結構。在推進檔案信息化建設的過程中，企事業檔案管理人員要綜合利用電子文件的推送部門、檔案歸檔部門以及計算機信息管理部門之間的配合。首先，電子文檔在形成過程中，由于建立檔案信息的部門對信息資料比較熟悉，因此，對信息的創建要負有一定的責任。其次，檔案歸檔部門在接收到信息后，要對電子文件進行預處理，將其形成部門獨立的傳輸文件，并且利用對應的規章制度對檔案內容進行熟知和分析，利用信息的基本結構對其進行歸類和辨別，留存其中比較有價值的信息和數據，將其傳輸給信息管理部門。計算機信息管理部門要對信息進行網絡技術處理，實現檔案信息化結構的建立，發揮檔案的歸檔價值。在實際運行過程中，要優化處理三者之間的關系。

3.文件歸檔操作。操作人員利用計算機技術以及處理技能，對信息進行復審和鑒定，確保了信息的實用價值之后，直接進行信息歸檔。

4.文件保存工作。利用電子信息技術能最大化的提升信息保存時間，較之傳統檔案管理結構和形式，檔案信息化管理運行機制能確保信息不會受到空氣破壞以及磨損，并且能保證信息的完整性以及原始結構，也能有效的降低檔案信息的丟失概率。

三、檔案信息化建設問題分析

1.管理結構缺失。檔案信息化管理項目能有效的升級檔案信息管理項目的基礎結構，不僅便于查找而且能在建立信息存儲和管理內容的同時，強化其應用價值。然而，對于檔案信息化項目的運行效率來說，并不完全取決于計算機技術的升級，而與管理體制和結構息息相關，企事業單位內部管理人員若是不能對管理工作提高責任心，檔案內容不能及時傳遞和歸檔，也就不能發揮信息結構對于檔案使用效率的優化效用，反而會嚴重的制約和影響管理人員對于檔案的使用效率。

2.數據異構。這是傳輸和接收平臺建立過程中的問題，計算機網絡傳輸資料庫存在數據異構性質，就導致信息檔案在傳遞后出現了信息的變更，有的信息甚至屬性和數據結構都出現了問題，甚至還會出現特殊文件等病毒類文件，就會導致信息結構在建立過程中遇到問題，反而徒增了信息收集和管理的復雜性，在接受和傳遞過程中出現問題，整體信息的歸檔和信息化結構建設遭遇瓶頸。

3.數據分散。在信息傳輸和運行結構中，由于是傳輸通道傳遞信息，就會導致不同部門之間共同主題任務后形成了同源信息，一樣的信息出現多次，這便是信息數據分散的主要原因，例如，各個相關部門財務總結過程中，都會上交財務報表，而各部門之間的信息就會在電子傳遞過程中出現信息重復的現象。這就會徒增信息收集中心的篩選工作，經過反復的比對分析選擇出可以供各個部門共享且具有利用價值的信息，增加了工作量。

四、優化檔案信息化建設路徑分析

1.優化管理機制。在實際管理過程中，在信息接收之后，管理人員要根據實際情況建立健全信息的分辨組合操作，并利用計算機技術進行信息的數字化結構轉換，在這個過程中，管理人員要有效的甄別具有實際意義的信息，確保信息留存的真實性以及完整性，同時要根據檔案信息管理規定有效提升管理的規范化操作，按照指定的制度進行實施和信息歸檔，保證信息收集和歸檔任務的實時性。

2.提升人員素質。在檔案信息化建設和管理過程中，管理人員要具備一定的計算機操作知識，并且能應對突發情況，因此，只有提升管理人員的根本素質，才能進一步升級檔案信息的管理工作。單位要針對檔案方管人員建立考評和獎懲制度，以激發管理人員的工作積極性，從而更好的提升自我創造性，全面優化檔案信息化建設和管理工作。企事業單位也要對管理人員進行定期的培訓，在提升其專業能力的同時，提升管理的素養，優化整體檔案信息化建設和管理項目的效率。

3.強化信息共享。檔案信息化建設和管理工作就是對傳統管理結構的升級，這就需要管理人員在管理模式和管理結構方面提升認知，強化信息技術、計算機、網絡平臺以及大數據融合機制，在信息傳遞的過程中，深化運行有效的信息捕捉能力以及信息共享機制。在檔案信息化建設和管理過程中，有效的提高信息內容以及電子軟件的檢索機制，從而提高信息管理的安全和規范。

五、結語

總而言之，在信息化高速發展的當下，利用計算機以及網絡技術進行檔案的信息化建設和管理具有非常重要的作用，不僅能優化整體檔案管理項目的運行結構，也能提升信息傳遞的時效性以及信息留存的長效性，管理人員要在提升自身管理素質的同時，實現信息的優化共享，促進我國檔案信息化建設和管理項目可持續發展。

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