基于Excel的建設(shè)工程成本管理模式

摘 要：建設(shè)工程成本管理是工程項目管理的核心內(nèi)容，本文利用Excel的強(qiáng)大表格和函數(shù)功能，對其進(jìn)行全面真實準(zhǔn)確地管理。

關(guān)鍵詞：Excel 成本管理 模式

建設(shè)工程存在規(guī)模大、工期長、多方參與、情況復(fù)雜等因素，這些特點決定了建設(shè)工程成本管理具有特殊性，財務(wù)人員可以利用Excel強(qiáng)大的表格和函數(shù)功能，實現(xiàn)對建設(shè)工程成本的管理。具體分三部分，第一部分建立工程成本管理模型的樣式，第二部分對其進(jìn)行表格的設(shè)置，第三部分建立工程項目資料。

一、對模型樣式的建立

3.在Sheet3、Sheet4、Sheet5中分別建立貨物合同情況、咨詢合同情況、其他合同情況，輸入如圖2表格里的主要內(nèi)容，修改“施工單位”為“購貨單位”“咨詢單位”；修改“累計完成投資額”為“累計購貨額”“累計咨詢額”；其他合同情況根據(jù)具體內(nèi)容做相應(yīng)的修改。

4.在Sheet6中建立合同基本信息情況，輸入如圖3表格里的內(nèi)容。

5.在Sheet7中建立具體的合同號，如是土建合同，輸入如圖4表格里的內(nèi)容；如果是貨物合同、咨詢合同，修改“施工單位”為“購貨單位”“咨詢單位”；修改“工程形象進(jìn)度”為“購貨額”“咨詢額”；如是其他合同，根據(jù)具體內(nèi)容做相應(yīng)的修改。

根據(jù)工程項目的合同個數(shù)，在Sheet7表頁后面按一、5.建立多個不同合同號的Excel表。

最后，更改 “Sheet1”為“總體”，“Sheet2”為“土建工程”，“Sheet3”為“貨物合同”，“Sheet4”為“咨詢合同”，“Sheet5”為“其他合同”，“Sheet6”為“合同基本信息”“Sheet7” 及以后Sheet頁為具體的合同號，如“合同號1”“合同號2”……，便于以后信息的查找與核對。

二、對模型進(jìn)行表格的設(shè)置

1.對具體的合同號表格中格式的屬性進(jìn)行設(shè)置：全選F列-J列，設(shè)置單元格格式為“格式→單元格格式→數(shù)字→數(shù)值→小數(shù)位數(shù)（D）：2；選擇‘使用千位分隔符（，） →確定”。對表格公式進(jìn)行設(shè)置：單擊“D2”單元格，錄入“=INDEX（合同基本信息！$A$1：$F$12，MATCH（$C$7，合同基本信息！$D$1：$D$12，0），5）”； 單擊“D2”單元格，把光標(biāo)移動到單元格“D2”的右下角（也就是填充柄的位置），這時光標(biāo)變成一個黑色的十字架， 向右一直拖曳到需要填充的最后一個單元格，即“E2”，修改公式中的“5”為“6”；單擊“J2”單元格，錄入“=IF（$H2>$I2，I2，H2）- H2* $I$8”， 向下填充至“J6”；單擊“F7”單元格，錄入“=SUM（F2：F6）”，向右填充至“J7”。

2.對“土建工程”表格中格式的屬性進(jìn)行設(shè)置：全選E列-J列，設(shè)置單元格格式為“格式→單元格格式→數(shù)字→數(shù)值→小數(shù)位數(shù)（D）：2；選擇‘使用千位分隔符（，） →確定”。對表格公式進(jìn)行設(shè)置：單擊“C2”單元格，錄入“=INDEX（合同基本信息！$A$1：$F$12，MATCH（$B2，合同基本信息！$D$1：$D$12，0），5）”；向下填充至“C6”；向右填充至“D2”，修改公式中的“5”為“6”，向下填充至“D6”；單擊“E2”單元格，錄入“=IFERROR（VLOOKUP（$B2，合同號1！$C$2：$K$7，4，F(xiàn)ALSE），0）+IFERROR（VLOOKUP（$B2，合同號2！$C$1：$K$7，4，F(xiàn)ALSE），0） +……”（該工程項目有多少個合同，就加“IFERROR（VLOOKUP（$B2，合同號XX！$C$1：$K$7，4，F(xiàn)ALSE），0）”多少個這樣的公式），向下填充至“E6”；向右填充至“I2”，修改“F2”-“I2”公式中所有的“4”為“5”“6”“7”“8”，F(xiàn)列-I列向下填充至“F6”-“I6”；單擊“J2”單元格，錄入“=IF（$F2>0，F(xiàn)2，E2）-I2”，向下填充至“J6”；單擊“E7”單元格，錄入“=SUM（E2：E6）”，向右填充至“J7”。

3.對“貨物合同”“咨詢合同”“其他合同”表格中格式的屬性、公式進(jìn)行設(shè)置，按照二、2.進(jìn)行。

4.對“總體”表格中格式的屬性進(jìn)行設(shè)置：全選C列-G列，設(shè)置單元格格式為“格式→單元格格式→數(shù)字→數(shù)值→小數(shù)位數(shù)（D）：2；選擇‘使用千位分隔符（，） →確定”。對表格公式進(jìn)行設(shè)置：單擊“C2”單元格，錄入“=土建工程！E7”，向右填充至“E2”；單擊“F2”單元格，錄入“=土建工程！I7”，向右填充至“G2”；同樣的，“C3”“C4”“C5”單元格，按“土地工程”那欄操作，修改公式中“土建工程！”為“貨物合同！”“咨詢合同！”“其他合同！”；單擊“C7”單元格，錄入“=SUM（C2：C6）”，向右填充至“G7”。

5.值得注意的是：IFERROR函數(shù)在2003中不能使用，可以用if函數(shù)代替；具體的合同號表格（圖4）中具體的合同編號只能錄入“C7”單元格；如果各表格中行不夠，就在已設(shè)置的公式欄內(nèi)插入“行”，增加的公式按照對應(yīng)的具體表格設(shè)置模式進(jìn)行。

三、建立工程項目資料

財務(wù)人員必須對土建合同、貨物合同、咨詢合同及其他合同條款，包括協(xié)議書、通用條款、專用條款和質(zhì)量保修書，進(jìn)行認(rèn)真學(xué)習(xí)，仔細(xì)研究，然后根據(jù)合同、工程進(jìn)度監(jiān)理報告、工程竣工結(jié)算審計報告和貨物書面驗收書的原件內(nèi)容分別錄入“建設(shè)工程成本管理模式”相關(guān)單元格。值得注意的是：

1.合同條款中是否有簽訂合同雙方的基本資料，是增值稅一般納稅人還是小規(guī)模納稅人；合同價款中是否包含增值稅稅額；提供增值稅普通發(fā)票還是專用發(fā)票；專用發(fā)票開具時間與業(yè)主單位收到發(fā)票時間是否在180天之內(nèi)及逾期的違約責(zé)任；增值稅稅率是多少；土建合同中預(yù)付款保函或履約保函比例或金額是多少；貨物合同中質(zhì)量控制條款的約定等。

2.“建設(shè)工程成本管理模式”單位為元；“合同基本信息”中“付款條件”根據(jù)土建、貨物、咨詢及其他合同付款條款的約定分別錄入，而土建工程還需按預(yù)付款、工程進(jìn)度款和工程竣工結(jié)算款三個付款節(jié)點的條件、時間、比例、扣除項目等詳細(xì)錄入。

3.工程進(jìn)度監(jiān)理報告是根據(jù)土建工程建設(shè)期長短，結(jié)合工程付款節(jié)點，要求監(jiān)理單位按一定頻率提供、有監(jiān)理工程師簽字的工程預(yù)算額（即工程合同價款）與已完工工程額，并有業(yè)主單位現(xiàn)場技術(shù)人員及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)；同時要求附工程整體進(jìn)度照片與局部核心照片電子檔，注明時間按順序存于同一篇Word文檔中。單擊具體合同號表格中“H9”單元格，插入“超鏈接→查找范圍→選擇存照片的Word文檔→確定”。建設(shè)工程成本管理模式即完成，這種設(shè)置可以使財務(wù)人員更全面真實準(zhǔn)確地對其進(jìn)行管理，提高工作效率。

作者簡介：郭麗霞（1980—），女，漢族，湖南桃源人，桃源縣城市建設(shè)投資開發(fā)有限公司，總會計師。