科技期刊初審質量控制體系的構建

許　盈,蓋志芳

(1.中國電子科技集團公司 第三研究所,北京 100015;2.北京奧特維科技有限公司 出版傳媒部,北京 100015;3.北京電視電聲雜志社,北京 100015;4.中國電子科技集團公司 期刊管理辦公室,北京 100015)

科技期刊初審質量控制體系的構建

許盈1,2,3,蓋志芳1,4

(1.中國電子科技集團公司 第三研究所,北京 100015;2.北京奧特維科技有限公司 出版傳媒部,北京 100015;3.北京電視電聲雜志社,北京 100015;4.中國電子科技集團公司 期刊管理辦公室,北京 100015)

摘要：初審是科技期刊“三審制”中最重要的一環,初審的速度和質量直接影響到科技期刊的審稿質量和審稿周期。設計并建立科技期刊初審質量控制體系,有利于從作業標準、作業流程和作業記錄三個主要方面對審稿質量進行源頭控制。經過試運行,該體系的建設能夠較好地提高編輯的工作效率,為進一步提高審稿質量打下堅實的基礎。

關鍵詞：初審;質量控制體系;科技期刊;作業標準;作業流程;作業記錄

在科技期刊審稿流程中,“初審”是開局性的第一步,是“三審制”的基礎,是把握科技期刊質量的第一道防線[1-3]。由于初審一般在專家外審之前,通常由編輯部內該文章的責任編輯完成,受限于責任編輯的知識面和經驗等因素,如果缺乏有效的初審質量控制體系來把關,初審意見就非常容易變得不夠客觀、不夠科學,進而影響外審、復審和終審者的判斷和審稿速度,長此以往,必將嚴重影響科技期刊的稿件質量,也不利于科技期刊編輯素質的提升。

一般來講,質量控制體系就是為滿足產品的質量要求而實時進行的質量測量和監督檢查系統,具體包括作業標準、作業流程、作業記錄以及監督檢查組織機構[4]。在初審環節中:產品就是文章;作業標準就是初審意見的內容要素和檢索、分析方法;作業流程就是給出意見要素的必要流程;作業記錄就是最終形成的初審意見;監督檢查組織機構就是外審、復審和終審的專家團隊。下文就本刊建立的初審質量控制體系的主體內容進行分析和說明。

一、初審質量控制體系的作業標準

作業標準是根據服務質量標準要求制定的具體細化的作業質量和操作方法的規定,從而保證作業保持一致性和穩定性[4]。在初審質量控制體系中,作業質量是對初審意見必須覆蓋的內容要素,而操作方法是獲取內容要素有力的檢索和分析方法。

(一)作業質量

由于初審是審稿的開端,在初審意見當中需要提供對文章的整體認識,對文章質量進行一個基本定位,因此在內容上首先應包括宏觀性的要素,具體包括:(1)文章選題是否與本刊的重點選題或擴展選題相吻合;(2)文章在文字、選題上的創新程度如何;(3)文章題名與內容是否一致;(4)文章結構是否科學、合理。

同時,初審意見也需要涵蓋一些細節性的內容,具體包括:(1)文章基本要素是否齊全,如題目、作者、單位、摘要、關鍵詞等;(2)文章重點要素是否規范、有效,其重點要素包括摘要、關鍵詞、參考文獻、基金項目、主要推導公式、圖、表等。

在具體操作中,應采取先宏觀后細節的策略,細節性內容要素是宏觀要素的有效補充。如果能通過宏觀要素判斷文章不宜采用,細節要素無需再寫;如果通過宏觀要素判斷文章有保留價值,需要有針對性地保留細節要素,以方便進一步的編輯和出版工作;如果通過宏觀要素無法做出確切的判斷,可以增加一些特別的細節上的描述,以輔助后續審稿人給出科學、合理的審稿意見。

比如,筆者所在期刊《電視技術》的“器件與應用”欄目收到來稿《高分子電容型濕度傳感器研制》,由于該欄目定位是視頻及多媒體處理相關的器件應用技術、案例,因此,從宏觀的選題角度就可以判斷出文章不宜采用,直接給出初審意見即可,無需進行細節性審稿意見的補充。

再如“數字視頻”欄目來稿《適用于丟包信道的多描述圖像量化方法研究》,選題較合適,無抄襲,文題呼應,結構也比較科學合理,但不容易判斷該選題的創新程度。此時,編輯通過進一步細節性內容的查看,發現參考文獻較舊。編輯在給出初審意見時,在文章創新程度的評判文字中應寫明“文章參考文獻較舊”,從而有效地提醒后續審稿人。

(二)操作方法

為了快速、準確地獲取有效的初審宏觀性和細節性的內容要素,通常采用如下操作方法[5-6]:

1.細讀文章的前置部分

文章的前置部分是指題名、作者署名、摘要和關鍵詞等內容[7-9]。

根據題名編輯首先可以判斷選題與本刊的契合度。同時,題名能夠反映出文章最基本的研究對象、研究方法或理論基礎,只要對本行業有一定的積累,通過分析題名,能初步判斷稿件的創新性及其價值[10-11]。

通過作者的署名檢索其科研經歷,并檢查投稿與作者已發表文章的關系,從而判斷稿件的原創性和創新性。

摘要是對文章精華的濃縮,通過細讀摘要能夠了解文章擬解決的問題、采用的核心方法、主要的創新性成果以及文章的大體結構,結合專業知識進而對文章在選題創新性上的進行判斷。同時,通過與文章題目的對比分析,判斷文題一致性[12]。

關鍵詞是文章的核心詞匯,通過關鍵詞檢索同類文章的發表情況,從而了解文章的創新性。

2.點讀文章的主體內容

論文的主體部分一般包括引言、正文、結論、參考文獻等內容[7-9]。

引言一般會描述相關研究現狀、擬解決的問題、研究的必要性、研究思路或方法等,這些都是輔助編輯獲取初審宏觀性及細節性要素的有力依據。在閱讀引言的時候,要重點去發現作者自助創新性的內容亮點,如優化了什么指標、解決了什么問題、得到了什么啟示,并進行相應的查重。

閱讀正文時要重點關注文章的展開方式是否合理;研究方法是否有創新性;試驗設計是否科學;理論推導是否嚴謹等。由于正文篇幅往往較長,可以采用先通讀再點讀的方式,通過閱讀大標題了解文章的主要結構和內容,再選中文章的核心創新內容進行詳細閱讀,這樣既可以節省時間,也容易得出正確的結論。

通過閱讀結論部分能快速定位其主要貢獻并據此判斷創新性。而且,結論可以與引文和摘要對比分析,從而判斷文章的邏輯性是否合理。

參考文獻中隱含了很多有效信息,可以輔助判斷文章的創新性:參考文獻的發表時間,特別是整體核心借鑒文獻和主要對比文獻時間能夠反映文章的創新程度;國內外文獻的比例說明作者研究的基礎覆蓋范圍;參考文獻的題目與本文的相似程度,也能從一定程度上反映選題的創新性。

3.善用互聯網工具查證信息

為了更為有效地獲取初審當中的宏觀性要素,使用互聯網工具是非常高效的做法。目前,本刊編輯需要掌握的互聯網工具有勤云采編系統、中國知網、IEEE xplore、科技期刊學術不端文獻檢測系統(AMLC)等。其中,AMLC主要用于檢查文章中的文字的抄襲情況,勤云采編系統用于檢測一稿多投,中國知網用于檢查文章內容的創新程度,專業SCI論文編輯用于核實基金項目的真實性和有效性。

4.從圖、表、公式中發掘細節

在科技期刊中,文章的圖、表、公式往往是全文的核心內容,多關注其細節也有利于形成正確的審稿意見。比如,從圖片質量觀察作者是否造假,從仿真表格的規范性推斷仿真數據是否真實,從公式的推導過程判斷算法是否有效等。

二、初審質量控制體系的作業流程

作業流程是根據作業管理制度所規定的操作規程,是標準化作業的程序性規定[4,13-14]。為了讓作業記錄能夠全面覆蓋作業標準,本刊制定的初審質量控制體系規定的具體作業流程(見圖1)。

圖1　初審質量控制體系的作業流程

1.通過勤云采編系統判斷一稿多投行為

如果存在一稿多投現象,則與文章作者溝通,令其撤投其他刊投稿,待作者完成該項工作后再啟動審稿流程。如果不存在一稿多投現象,則進入下一步。

2.使用AMLC檢測文章的重復文字比

如果低于10%則進入下一步;如果高于40%,則棄用文章,結束審稿,填寫審稿單;如果重復文字比集中在10%～40%,則需要通讀全文,判斷重復文字是否涉及核心內容,如仿真分析、系統設計、改進算法推演等,如果不涉及則進入下一步,如果涉及,則棄用文章,結束審稿,填寫審稿單。

3.細讀文章前置部分內容

可通過中國知網、IEEE xplore等查新,同時核實相關基金項目的真實性和有效性。

4.點讀文章主體內容

進一步加深對文章的認識，完成點讀后,如果能得到較全面的審稿意見,則可以結束審稿,填寫審稿單。如果還對文章質量判斷不清,需要進一步精讀文章核心內容,發現細節上的問題,作為審稿意見的補充。

三、初審質量控制體系的作業記錄

作業記錄就是原始的作業過程及其結果的記載[4]。在初審質量控制體系中,作業記錄就是最終形成的初審意見文字，主要有兩大核心內容:(1)針對作業標準中的宏觀性及細節性要素進行客觀的描述,要力求用詞準確,且有理有據;(2)對文章判斷的最終結論,如采用、修改后再審、修改后發表、退稿等。

上述兩部分內容缺一不可,切忌直接給出過于模糊或簡單的最終結論。如對審稿結論拿不準,可以選擇“修改后再審”,通過展示更多的細節要素描述進行全面的分析,為后續的復審、外審和終審提供足夠的補充信息。

為了方便編輯給出審稿意見,本刊在審稿單上分別設計了相應的欄目(見圖2),欄目的設置也能夠起到提醒審稿人審稿重點的作用。

圖2　部分審稿單(截圖)

四、小結

初審質量控制體系的建立和運行已有一段時間,隨著對作業標準和流程的不斷熟悉,以及對作業記錄的重復使用,編輯初審的速度和質量均有大幅提升。目前,本刊編輯的月人均審稿量近百,初審準確率在70%以上。未來,編輯部將繼續完善復審、外審質量控制體系,在保證審稿質量的前提下進一步縮短審稿周期,從而為吸納更多的好稿源打下堅實的基礎。

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[責任編輯：姚曉黎]

Construction of Quality Control System in First Trial of Technology Journals

XU Ying1,2,3，GAI Zhi-fang1,4

(1.CETC3, Beijing 100015,China; 2. Publishing & Media Section, Beijing Ottaway Ltd., Beijing 100015, China;3.Beijing TV and Audio Engineering Publishing House, Beijing 100015, China;4. Periodical Management Office, CETC, Beijing 100015, China)

Abstract：First trial is an important part in “three trial system” of technology journals. Speed and quality of first trial directly affects the quality and cycle of the trial. In order to control the quality from the source reviewer, a quality control system of first trial in technology journals is designed and set up. Detailed descriptions are given from the operating standards, operating procedures and operating record three major aspects. After trial operation, the construction of the system is able to improve the efficiency of editing, and further improve the whole trial quality.

Key words：first trial; quality control system; technology journals; operating standards; operating procedures; operating record

收稿日期:2016-03-30

基金項目:中國電子科技集團公司項目“中國電子科技集團公司項目科技期刊發展模式研究”(JJ-GL-2013-47)

作者簡介:許盈(1981-),女,遼寧海城人,中國電子科技集團公司第三研究所工程師,《電視技術》月刊執行主編,主要研究領域為科技期刊管理;蓋志芳(1963-),女,山西運城人,中國電子科技集團公司第三研究所高級工程師,中國電子科技集團公司期刊管理辦公室主任,中國電子學會聲頻工程分會秘書長,主要研究領域為科技期刊管理。

文章編號：2096-1901(2016)03-0089-04

中圖分類號：G237.5

文獻標識碼：A