論檔案保密與文書管理的堅(jiān)守

吳榮麗

摘 要：檔案保密和文書管理工作是企業(yè)非常重要的一項(xiàng)工作，能夠間接反映企業(yè)的管理水平，監(jiān)督企業(yè)工作的進(jìn)展情況。本文主要分析了檔案保密工作與文書管理工作存在的問(wèn)題，重點(diǎn)闡述了提高檔案保密和文書管理工作的措施，希望可以有關(guān)人士提供一些借鑒意義和思路。

關(guān)鍵詞：檔案保密；文書管理；存在問(wèn)題；解決措施

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)面臨的挑戰(zhàn)也越來(lái)越多，檔案保密和文書管理就是其中的一項(xiàng)挑戰(zhàn)，加強(qiáng)檔案保密和文書管理工作能夠有效保證文書檔案的保密性、完整性和真實(shí)性，對(duì)企業(yè)的影響重大。然而檔案保密和文書管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，導(dǎo)致企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，所以檔案保密和文書管理工作存在很多問(wèn)題亟待解決。

一、檔案保密與文書管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案保密中存在的問(wèn)題

1.檔案保密意識(shí)淡薄，保密觀念模糊

縱觀我國(guó)的檔案保密工作，可以分為兩個(gè)時(shí)期，這兩個(gè)時(shí)期又以改革開放為分水嶺，在改革開放之前和之后，呈現(xiàn)兩種不同的保密工作局面。在改革開放之前，對(duì)于保密工作，我國(guó)有很多嚴(yán)格的規(guī)定，檔案的管理工作也相對(duì)比較封閉，人們很難接觸到有關(guān)檔案的東西。在改革開放之后，人們?cè)诠ぷ髦行枰M(jìn)行大量的交流，而在檔案的管理上，也采取更加開放的策略，人們查閱檔案和利用檔案也更加的方便，在這種情況長(zhǎng)期進(jìn)行的過(guò)程中，人們的觀念逐漸也發(fā)生了變化，特別是檔案的相關(guān)管理人員的保密意識(shí)也變得很薄弱，認(rèn)為檔案既然公開了，那么就沒有保密的必要，在檔案管理中沒有做好保密工作，對(duì)企業(yè)造成了一定的影響。

2.檔案保密管理技術(shù)落后，與科技信息的迅猛發(fā)展矛盾突出

目前信息技術(shù)十分的發(fā)達(dá)，在檔案管理中也應(yīng)用了很多的信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理的效率，但是檔案管理人員對(duì)于信息技術(shù)的了解并沒有那么透徹，比如網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬，加密技術(shù)等在信息時(shí)代都會(huì)對(duì)檔案的安全性造成影響，但是很多檔案工作人員對(duì)于信息技術(shù)的了解和掌握并沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，導(dǎo)致檔案在管理過(guò)程中保密工作存在一定的缺陷。

（二）文書管理中存在的問(wèn)題

1.管理人員數(shù)量不足，且綜合素質(zhì)相對(duì)較差

多數(shù)企業(yè)的文書檔案人員都是從企業(yè)其他部門調(diào)過(guò)來(lái)的，或者是由辦公室人員兼任，使其不僅無(wú)法將工作的精力投入到檔案管理中，而且專業(yè)技術(shù)不足，導(dǎo)致管理效率較低，必然無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效管理。

2.對(duì)文書檔案管理重視不夠

目前，很多企業(yè)對(duì)文書檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為其只是簡(jiǎn)單的文書整理、歸納，定位不夠準(zhǔn)確，影響工作的落實(shí)。因此，導(dǎo)致多數(shù)企業(yè)的文書檔案管理工作沒有落到實(shí)處，工作部門及人員的地位較低。

二、加強(qiáng)檔案保密與文書管理的措施

（一）加強(qiáng)檔案保密工作的措施

1.檔案信息保密等級(jí)確定，有針對(duì)性地保密

在《檔案法》以及《保密法》中明確劃分了檔案信息的保密程度。對(duì)于不同的檔案信息所采用的保密措施也不一樣，這樣可以做到有針對(duì)性的保密，集中優(yōu)勢(shì)力量進(jìn)行保密工作，確保資源有效利用。對(duì)于一些絕密檔案信息，必須要有專人進(jìn)行保密工作的制定和落實(shí)。必要的保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器等，甚至是其他的高科技設(shè)備的使用都是為了保密工作而服務(wù)的，切不可將保密工作兒戲化、疏忽化。如果發(fā)現(xiàn)有泄密的隱患或風(fēng)險(xiǎn)，要第一時(shí)間上報(bào)組織，安排可靠的專業(yè)人士進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止更嚴(yán)重的泄密發(fā)生。此外對(duì)于絕密的檔案信息，必須要控制經(jīng)手人數(shù)，無(wú)關(guān)人員不得靠近檔案管理區(qū)域。確保檔案從源頭上做好保密措施，提高檔案信息的安全，保證企業(yè)綜合治理平安建設(shè)的有序開展。

2.完善現(xiàn)有保密制度，提高保密工作者素質(zhì)

許多企業(yè)對(duì)于檔案保密工作沒能建立有效的保密制度，最終導(dǎo)致檔案信息的泄露，造成巨大的損失，所以在檔案信息保密工作開展要遵循以下步驟：第一，建立完善的檔案保密制度。對(duì)于檔案保密要有負(fù)責(zé)人管理，專人實(shí)施保密工作的開展，有人監(jiān)督保密工作的進(jìn)展情況。第二，對(duì)于檔案信息保密工作者的素質(zhì)要加強(qiáng)培養(yǎng)。第三，培養(yǎng)保密工作者與查閱者的保密意識(shí)，重視檔案信息安全，對(duì)信息做到守口如瓶，不亂傳。最后，對(duì)保密者自身的職業(yè)道德要加強(qiáng)培養(yǎng)，幫助他們認(rèn)識(shí)到檔案信息安全的重要性以及泄密的嚴(yán)重后果，加強(qiáng)保密工作者面對(duì)誘惑時(shí)的毅力和決心。

（二）提高文書管理的措施

1.提升檔案管理人員的素質(zhì)

在文書檔案管理中，最重要的就是文書檔案管理人員的整體素質(zhì)，人員的素質(zhì)也是企業(yè)文書檔案質(zhì)量的最直接因素。因此，企業(yè)應(yīng)積極地建設(shè)起一支高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍。首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)文書檔案管理人員的培訓(xùn)，定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)或再教育，讓工作人員能夠清楚地了解到當(dāng)下最先進(jìn)的管理模式和方法，并重視對(duì)管理人員綜合素質(zhì)的提升，調(diào)動(dòng)起文書檔案管理人員的工作熱情和積極性。此外，企業(yè)也可以適當(dāng)引進(jìn)有較高素質(zhì)和專業(yè)能力的人才入職，從整體上提升檔案管理人員的素質(zhì)。隨著信息化的逐漸深入，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)人員的信息化水平，讓工作人員積極地進(jìn)行計(jì)算機(jī)學(xué)習(xí)，提升文書電子檔案的管理水平，并努力培養(yǎng)出檔案管理的高素質(zhì)人才。

2.健全文書檔案管理制度

企業(yè)要建立起完善、有效的管理機(jī)制，讓檔案管理有依據(jù)可循。也就是說(shuō)企業(yè)應(yīng)對(duì)文書檔案管理工作在制度上進(jìn)行完善，并嚴(yán)格按照制度來(lái)對(duì)公文進(jìn)行處理。此外，檔案管理的規(guī)定和程序應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔化，要富有一定的可操作性，并在執(zhí)行中嚴(yán)格履行公文中的規(guī)定，確保文件的準(zhǔn)確性和整體性。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案保密與文書管理工作不是一蹴而就的工作，需要一個(gè)長(zhǎng)期的整理和規(guī)范的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中企業(yè)各部門需要相互配合、相互理解，不斷增加檔案保密和文書管理的工作效率，增加企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

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