做好電子檔案工作 加強規劃檔案建設

田海紅

摘要：隨著時代的變遷，社會主義市場經濟條件下工程規劃單位生存與發展都發生了新的改變，也對規劃檔案工作提出了新的要求，積極探索與現代化單位制度檔案工作相適應的管理模式，加強規劃單位信息化建設，確保檔案管理工作更好更快地發展。本文主要對規劃電子檔案管理的特點及要點進行了分析與探究。

關鍵詞：電子檔案工作；工程規劃；特點；要點分析；管理

隨著改革開放的不斷深入，電子信息技術得到了極大的發展。目前辦公自動化逐漸完善，在各個工作領域及我們的日常生活中充斥著大量電子文件。伴隨國民經濟水平的提升，我國工程建設事業也得到了極大的發展。檔案管理工作作為工程規劃單位管理的核心內容，將電子信息技術應用到檔案管理工作中已成為必然的發展趨勢。如國家重大水利工程三峽工程、高層建筑工程中都產生了大量的信息數據，在檔案管理中如繼續使用傳統的紙質檔案，則無法適應時代的發展需求，為此，相關規劃單位必須在檔案管理中廣泛應用電子信息技術，實現科學統一的管理，實現辦公自動化及無紙化辦公，為規劃檔案建設提供強有力的保障。

1.電子檔案管理的特點

在整個工程建設中，規劃檔案是對整個過程的有效記錄，電子檔案作為新型檔案管理形式，其管理水平的高低直接影響著規劃資料的質量，為此必須全面了解電子檔案管理的特點。電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。現階段電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。這種檔案對計算機等數字設備具有極大的依賴性，只有通過這些設備才能進行信息數據的查閱與處理。其中檔案保存的電子文件必須具有參考與利用價值才能作為歸檔電子文件。在工程建設的各個環節所出現的電子資料都是工程紙質載體檔案的必要補充，電子檔案具有相應的保存價值，是工程建設的歷史記錄，同時也是工程規劃單位管理工作的主要內容。在電子檔案資料收集、整理及歸檔等環節中，相關部門必須對電子檔案歸檔信息的質量加以重視，保證電子檔案的準確性、完整性，有效提升檔案管理水平。

（1）相比紙質檔案，電子檔案必須在現代辦公設備的幫助下才能進行查閱與利用。確保電子檔案與相應條件相符后，檔案管理工作人員利用計算機設備直接進行檔案編號的輸入，進行電子檔案數據信息的查找，并進行相關信息的利用。

（2）通過計算機等現代辦公設備電子檔案信息可以直接進行快速處理。在一項工程竣工驗收后，電子檔案可實時通過計算機直接進行檔案資料的歸檔工作，也可以在一定時間內進行統一集中歸檔。并進行檔案管理信息的添加，同時進行分類號的設置，確保檔案標號與工程代號一致，進行各級類目的合理安排。隨后進入數據庫，實現資源共享。

（3）相比工程紙質檔案，電子檔案管理在時間與空間等方面不在受到限制，可以實現信息共享。在電子檔案管理中，因其具有特殊性，為實現檔案文件的一級管理，命名相應的文件名，只有這樣才能及時在計算機上及時找到所需的檔案資料，確保信息的快速傳遞，并能極大地縮短檔案管理人員工作的時間及降低工作量。

（4）在文件保存面積、場地等方面電子檔案管理要求較低，但對環境具有較高的要求，如溫度、濕度及防磁性能等。在硬件管理過程中，對電子檔案保管與相關設備的環境條件具有相關要求，如確保其溫度不能低于17攝氏度，不能高于20攝氏度，濕度必須控制在35攝氏度到40攝氏度的范圍內，并做好防塵、防火等措施，為電子檔案數據保存的安全性提供強有力的保障。

2.工程規劃電子檔案管理的要點分析

在加強工程規劃檔案建設中，應嚴格遵循國家檔案局、國家發改委聯合印發的《重大建設項目檔案驗收辦法》（檔發[2006]2號）等相關規定，加強工程項目電子檔案工作的監督、指導，規范檔案驗收工作行為，統一檔案驗收標準，只有這樣才能確保規劃檔案管理的整體質量。

（一）電子檔案網絡化系統的構建

工程檔案規劃管理具有極大的信息量，涉及到工程建設的各個過程，如可行性研究階段、施工設計階段、施工階段及竣工驗收階段等。在這些建設階段內包括大量的資料存儲、管理及分析，通過電子信息技術的應用，可以對這些問題進行有效解決，并大大降低檔案管理人員的工作量，為提高電子檔案管理水平提供可靠地依據。電子檔案網絡化系統的建立與完善，可以對各種信息進行及時匯總、分析，并遵循設定的格式自動輸出信息，便于統計數據及制定計劃與完成目標。

選用分散采集、集中管理的網絡系統，其中水文預報系統、地質監測系統等都是子系統，利用一臺計算機各子系統分別進行各自收集數據的處理，完成后在各自子系統內儲存處理后的信息，并向其上層網絡服務器進行信息傳遞，這樣就可以利用子系統中心的計算機或上層網絡中心服務器，將系統信息內的各種信息向網絡中的每個工作點進行信息發布。基于辦公自動化原則，在網絡通信與數據庫管理系統基本軟硬件的基礎上，還需建立完善的檔案信息系統。在整個系統中必須將規劃檔案數據庫作為系統建設的前提，將檔案查詢業務作為重點內容，確保檔案管理自動化、智能化及網絡化的實現，實現各級部門檔案管理水平的有效提升。

（二）電子檔案信息的收集

對通用軟件出現的電子文件，應對其軟件型號、名稱、版本號等相關信息都進行收集。原則上專用軟件出現的電子文件必須進行通用電子文件的轉換，當出現無法轉換的情況時，在進行電子檔案信息收集時，必須和專用軟件信息一同收集。規劃單位必須進行電子檔案備份的定期制作，避免檔案文件丟失等情況的大量產生。

（1）一般電子檔案收集

要求選用XML、RTF、TXT通用格式進行一般電子檔案資料的收集及歸檔保存，在收集資料時必須將檔案儲存格式、文字處理工具進行標注，在規劃系統內大多數應用的軟件都是WORD與EXCEL，在保存時應及時對確定的電子檔案資料轉換格式及備份。

（2）音視頻電子檔案收集

通過錄像機或多媒體設備獲取的檔案視頻、音頻資料，在進行檔案收集時，其常用格式多為MPEC與AVI，在進行視頻電子檔案處理時，因為其特殊性，選用的計算機硬件必須具有較高的運行速度及必須應用專業處理軟件，這就要求檔案管理人員必須具備較高的專業素質及計算機操作技能。

（三）電子檔案歸檔

（1）歸檔要求

根據規劃檔案數量大、利用率高和時有增補的特點，定期文件形成部門必須將鑒定過與歸檔要求相符合的電子文件移交給檔案管理部門，同時遵循檔案管理要求的格式將電子檔案進行儲存，主要在保管期限要求的脫機載體上進行存儲。確保電子檔案信息的真實性、完整性及有效性，確定歸檔范圍并進行保管期限的劃定。文件形成單位的負責人必須在電子檔案歸檔前簽署審核意見，在《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》內填入審核結果。

（2）電子檔案歸檔

為便于保管與提供利用，需遵循鑒定標識進行電子檔案歸檔工作。在電子檔案管理中可以分兩步進行歸檔工作，首先實時進行邏輯歸檔，隨后定期進行物理歸檔。檔案歸檔工作中必須對電子信息技術的環境、數據類型及格式等因素進行充分考慮。集中拷貝歸檔標識的電子檔案，確保載體的耐久性，遵循相應順序如只讀光盤、一次寫光盤等。電子檔案歸檔中不能選用軟磁盤作為長期存儲的載體。為提高電子檔案歸檔的質量與安全性，必須進行一式三份的資料備份，確保工程規劃檔案管理的質量。解密后在對加密電子檔案信息進行拷貝，應將電子檔案歸檔后的載體進行禁止寫操作狀態的設置。

（四）電子檔案保管

作為規劃檔案管理中的重要組成部分，電子檔案保管可實現檔案統一集中管理。這就要求相關部門必須進行良好保管環境的創建，對工程規劃檔案進行妥善保管，維護檔案創建的良好秩序。在檔案保管中主要內容包括：檔案的日常維護、檔案的修復管理及設備的維護等。作為一個單位成長證明的存在形式，在檔案保管中必須做到科學性與有效性，只有這樣才能進一步提高檔案保管工作質量，才能充分發揮電子檔案管理的作用。

3.結語

綜上所述，隨著辦公自動化的逐漸完善，大量電子文件充斥在我們的生活與工作中。工程規劃事業作為國民經濟發展的基礎產業，對國民經濟的快速增長起著重要的作用。作為一項專業性較強的工作，電子檔案管理要求工作人員必須具有較高的專業素質及操作技能，還要完善電子檔案軟、硬件設備管理，做好電子檔案資料收集工作，提高檔案歸檔質量，只有這樣才能有效提升規劃檔案管理水平，實現電子檔案管理經濟效益最大化。