基于檔案管理電子化及分級檢索系統研究

劉薇

摘 要：隨著經濟社會的快速發展，我國的科技水平到達頂峰，高科技產品以瘋狂的速度席卷我國的整個市場。科學技術的創新給一個時代帶來了重要性的一次跨越，一些電子產品也陸續進入我們的日常工作生活，本文獻就以“檔案管理電子化及分級檢索系統”為環繞主體進行探索研究，又向外進行延伸對其工作原理、結構特點等進行剖析以此進行補充。

關鍵詞：電子檔案；分級檢索；系統研究

一、檔案電子系統的優備化

（一）儲存含量的優備化

傳統保存信息錄入工具比較多元化，在現代信息不夠具有特色的時代，人們多用文筆、圖文、磁帶、相機等多種特色性功能的工具來記錄一些我們想要保存下來重要的信息、錄音等檔案，現如今的電子化管理檔案解決了最原始收存信息工具的欠缺，相對于原始傳統錄入工具，現一系列電子化管理有著不可比擬的優點，例如所占內存空間較大不用擔心所收納信息太多內存空間過小的顧慮，操作人員誤刪的重要文件可以在回收站重新打開。所以現代化檔案管理的電子化有著以一比十的作用，隨時隨地的進行信息剪切、復制、備份等具有特色的現代化優點。

（二）建立儲蓄樣式的優備化

在對于有關人員所需保存的文本信息的保存時，可以建立一個虛擬的空間保存室用來進行保存，通過不同種類文本信息和表達文本方式的不同進行區分并按類排放，這樣可以方便工作人員的分類查找所需信息文件，節約時間。

（三）方便、快捷的優備化

在有著專門存放檔案信息的儲存空間室，有關工作人員在進行查詢方面有著便捷化的優點，可以對所需對應電子信息按照不同類別進行點擊、搜索連接服務器進行觀察或根據個人工作要求進行文本信息的錄入，用以此來完善檔案文本信息的全面化。

二、建立完善的檔案管理電子化系統

一個完整的檔案管理電子化系統的建立離不開傳統系統的檔案錄入、儲蓄系統的保存和訪問權限的設置，需要這三者結合才能達到成熟的檔案管理系統。

（一）傳統系統的檔案錄入

現代化管理檔案系統雖然有濃濃的現代化氣息，但依然離不開傳統的檔案錄入，我們在傳統儲存電子化系統中，對文件的輸入、編排、錄入等環節的基礎上又加大對此系統的改良，成為符合電子系統的專業文本。

（二）儲蓄系統的保存

在我們的檔案管理系統完善之后，我們需要對重要的文本文件進行保存儲蓄，當然，根據所需保存信息的個數進行編排分為不同的儲存框，然后再根據其類別進行分放。在簡單的存檔設置中，可以自定義的大致分為簡單的直線型和復雜的交叉型。

（三）訪問權限的設置

在日常工作過程中肯定需統計文件的可見程度，一些文本文件屬于機密文件，一般人是無法進行隨意查看，所以為防止發生重要信息的泄露，我們需要在此系統上進行設置觀看權限或設置訪問密碼，也就是所謂的檢索系統，當有關工作人員需對重要文件進行訪問時，必須通過此程序方可進行查看。

三、電子化儲存系統的操作要點及其復雜化

（一）檔案管理電子化系統的操作要點

1.檔案管理電子化系統給人們帶來諸多便利，雖節省了大量人力物力，但對人們技術含量有一定的話語權，當然這也和相關工作人員的細心密切相關，檔案管理電子化的高效率工作要求必須有著完整的工作套路體系極其有關部門具有標準化的管理模式。這是難點之一。其中包括工作人員對電子文本信息的獲取、電子文本信息的保存、檔案電子化程序和文本信息的訪問設置權限。工作人員需對電子系統的操作流程倒背如流，以保證工作的順利進行，準確的使所獲文本信息正確保存在所建的文本儲存室，這樣才方便有關工作人員對文本信息的查詢閱讀、檢索系統的正常運行，如果我們所錄入的文本信息與文件類型不符，嚴重則可使我們的日常工作受到干擾。

2.分級檢索系統的操作程序。上文提出有些重要文本文檔非特殊人員不得觀看，以防止重要文本信息的泄露，所以加密工程就起到了關鍵性的作用，我們所講的分級檢索也就是分層工作檢驗，通常設置為兩個環節，其功能效果大同小異，無非在特殊人員需要翻閱重要文本文檔時進入的加密檔案室所走程序，第一個為以所在職位的高低為劃分界限，職位達到一定的級別才可進入加密檔案儲存室進行查閱重要的文本文檔，反之職位未到達所設標準，則無權進行翻看，另一個就是設置訪問權限，上文也粗略的介紹過，就是對重要文本文檔進行加密設置，只有通過加密程序的工作人員才有權利進行翻閱查找。

（二）檔案管理電子化系統的復雜化

1.在對于傳統檔案系統，電子系統所需技術含量、文本信息的錄入方式都有一定的技術要求，所以其復雜程度可想而知。

2.傳統的檔案信息儲存是用簡單的紙張進行文本信息的錄入，所以可以進行翻閱進行查閱對比，以此確認文本信息的可靠性，但現代的電子檔案儲存就相應的減少了人們對文本信息可靠性的確認程度。所以以現代的科技水平，在技術上有很大的上升空間。

四、檔案儲存文本信息的安全對策

在電子儲存文本信息的過程中都是建立在同一個服務器上，所以對于文本信息的泄露存在很大的風險性，因此我們采用一些措施防止文本文檔的丟失，上文提出的通過對文本文檔的加密程序來增大文本文檔的安全性是個比較實質性的一個方法，另外為防止文本文檔的誤刪或丟失事件的發生，可采用對文本文檔進行定時備份的方法，這樣可以對丟失的文本信息進行恢復以此把信息丟失的危害性降到可承受范圍。

五、結束語

在科技水平技術完善的現代化設施中，檔案電子化系統已趨于完善化，雖然在實際操作過程中具有一定的難度，但相對于傳統檔案管理系統，電子化系統具有不可比擬的優點，為解決檔案管理電子化系統的復雜程度，本文筆者通過簡單粗略的介紹此系統的優備化，向外進行補充，明確檔案管理電子化及分級檢索的操作要點、復雜程度、解決檔案等一系列程序，為簡單、便捷的檔案儲存提供實質性的經驗。

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