試論公立醫院科研經費財務管控的若干難點及對策

朱胤

摘要：近年來，隨著媒體對科研經費貪腐案件報道和揭露的力度加大，科研經費開始成為各級單位財務管控的重點對象，同時也成為了近兩年行政事業單位專項審計的重點。公立醫院尤其是大學的附屬醫院，隨著科研經費數量和金額的日漸龐大，科研經費的財務管控逐漸成為財務工作的重點和難點。本文分析了目前公立醫院科研經費財務管控中存在的若干難點，并提出相應的對策。

關鍵詞：公立醫院 科研經費 財務管控 難點 對策

自2012年底至2013年間廣東省科信系統的腐敗窩案陸續曝光于媒體，及2014年中央巡視組對復旦大學的專項巡視中發現該校科研經費管理及使用混亂的現象突出，科技經費的分配與管理日益為公眾所關注，隨著媒體對科研經費貪腐案件更多的報道和揭露，科研經費開始成為各級單位財務管控的重點對象，同時也成為了近兩年行政事業單位專項審計的重點。公立醫院尤其是大學的附屬醫院，承擔了大量醫科的教學和科研工作，科研經費無論在數量上還是金額上都日漸龐大，科研經費的財務管控也逐漸成為財務工作的重點和難點。

一、目前在科研經費的財務管控中存在的難點

（一）科研經費的預算管理

一般來說，科研項目在申報時就必須填寫預算，之后經費的使用必須嚴格依照預算支出。但一方面，從源頭來說，科研經費在預算的編制環節就已經存在先天的不足，因為填寫申報表的科研人員并非專職財務人員，他們對于經費的預算和分配沒有清晰的概念，對于財務數字也不是特別敏感，很多時候無法做到非常精確；另一方面，在項目的進展過程也就是執行預算的過程中，科學研究的復雜性決定了課題組的研究方法、研究方向有可能隨著項目進展隨時做出調整，導致實際狀況與之前設定的狀況差別較大，故而實際支出與預算支出也必然無法一致，這是客觀因素導致的預算失效。

目前看來，實際經費支出與編制的預算不一致的，主要存在有預算無支出、無預算有支出、超預算支出等情況。有預算無支出的，一般出現在研究計劃發生變化的情況下，某些項目不再需要發生；但相應的，也就會出現其他項目無預算而有支出；發生這兩種情況，都說明在研究方向或研究方法發生較大變化時，研究人員未能及時相應調整財務預算報送財務部門，一般拖延到報銷時才發現問題，出現難以報銷或無法順利進行財務驗收的情況。超預算支出一般容易出現在差旅費、會議費、勞務費等項目，大部分還是因為對于財務政策及開支標準了解不夠或者執行力度不夠導致的超標準、超范圍支出。

此外，對于科研經費預算執行的進度控制也存在較大難度。部分項目預算執行度低，至項目驗收時支出預算僅完成50%不到，甚至有部分橫向課題變成僵尸賬戶，自立項以來一直未發生任何支出。造成預算執行率過低的原因很復雜，有些是因為財務報銷手續繁瑣，研究人員不愿意花費時間及時報銷，寧可自行墊付資金，而待項目結束后再匯總報銷；還有些是因為項目預算編制不準確，預期的支出過大，與實際需要不相符；此外，還有極少部分是因為項目負責人以同一個項目申報了多項基金，同樣的支出內容對應了數倍的資金，在財務監管越來越嚴格的情況下，報銷非項目支出的難度越來越大，造成預算執行率低。

（二）科研經費的轉撥管理

目前科研經費的轉撥管理主要存在以下問題。

①項目預算中未列示科研協作費而實際發生科研協作費的轉撥；②外撥經費無明細預算；③接受轉撥經費單位不屬于任務書或預算書中列明的合作單位；④未經科研管理部門審批，或未簽訂協議或合同即轉撥經費；⑤未經批準轉撥經費至與項目負責人有直接經濟利益關系的關聯單位；⑥實際撥款金額與合作協議金額不一致。

這六種現象的產生，有預算編制不合理的原因，有項目管理不規范的原因，有違規操作的原因。預算編制不合理和管理不規范，通過加強教育及培訓、嚴格管理可以得到改善；目前最讓財務人員感到為難的，是關聯單位之間的經費轉撥問題。

盡管依教育部、財政部2005年發布的《關于進一步加強高校科研經費管理的若干意見》第七條規定“項目負責人不得借協作科研之名，將科研經費挪作它用，或轉入與項目負責人有直接經濟利益關系的關聯單位”。但多年來這種現象屢禁不止。

（三）科研經費的支出管理

科研經費的常規支出管理主要存在弄虛作假和報銷不規范兩大問題。

1.弄虛作假，主要有虛假發票、虛構業務事項、虛假簽名等表現形式

虛假發票有兩類：一類是發票本身為假，只要通過在稅務系統上查詢即可判定真偽；還有一類是發票為真，但經濟事項為假，如從裝飾工程公司開出購買試劑的發票，與其經營范圍不符，應當予以特別關注。

虛構業務事項比較常見的有通過簽訂虛假合同轉移套取經費，如原浙江大學水環境研究院院長陳某，利用擔任某國家科技重大專項總負責人的職務便利，采用編制虛假預算、虛假發票沖賬，編制虛假賬目等手段，將900余萬元劃撥到自己實際控制的“殼公司”賬戶上；再如曾任北京郵電大學軟件學院院長的宋某在擔任某課題負責人期間，伙同他人，以虛列勞務人員名單的方式，私吞國家科技重大專項中央財政資金68萬元，并以簽訂虛假勞動合同的方式應對財務審計。

虛假簽名也有多種情況：一種是報銷人員全程經辦報銷事項，冒充項目負責人或驗收人員簽名，將私人發生的費用或虛假發票混入課題支出進行報銷；另一種是冒充他人簽領勞務費或差旅費，與實際支付給相關當事人的金額不一致。發生虛假簽名的情況，有的是因為項目負責人事務繁忙，長期將個人私章交給報銷人員保管，產生漏洞；有的是因為項目負責人對于項目支出既不清楚也不關心，并且不設置必要的復核崗位進行牽制。

2.報銷不規范

報銷不規范的事項比較分散，幾乎各類費用都存在不規范使用的現象，其中比較常見的有材料費、檢測費、勞務費、差旅費、會議費等。材料采購的問題主要有超過10萬元的采購沒有經過招標程序、采購批量較大時沒有購買清單、材料沒有驗收入庫與領用手續、材料無庫存管理而是直接以購代耗；檢測費存在有檢測支出無檢測結果的現象；勞務費代為簽領的現象嚴重；差旅費則存在報銷并非課題組相關人員發生費用、票據時間與地點等信息與日程安排不一致、或并非為科研目的出差但報銷公共汽車票、出租車票、或者汽油費、路橋費、停車費、餐費等。會議費中按規定不得開支禮品費、招待費和旅游費，但卻往往有購買禮品和娛樂消費的開支；此外，也一樣存在報銷票據的時間與地點等信息與會議日程安排不一致的情況，如根據會議通知在某地舉行，但報銷發票時發現其在其他地點的餐費占會議總餐費的80%，還有非會議期間發生的餐費；再如支付給酒店的住宿費、場租費不能提供酒店消費明細清單等。

二、科研經費財務管控的原則

隨著醫院科研項目的日漸增多，科研經費規模日漸龐大，財務部門和內審部門對于科研經費的管控和審計方法也應相應發生改變。想要巨細無遺地對所有科研項目隨時進行雷達式的掃描當然是不現實的，本著成本效益原則，在人員精力有限的前提下，財務管控應把握以下幾個原則。

首先是重要性原則。這個重要性一方面是指項目本身是國家重點項目或具有較大的社會影響力的項目；另一方面是指項目涉及金額較大，會導致醫院發生大額資金劃撥或款項支出。財務人員應當做到對于本單位科研項目的規模心中有數，通過定期匯總分析，分別了解從10%至100%的項目經費規模及年度經費支出能達到多少，大致上依項目規模劃定分界線之后，對于不同規模的科研項目相應采取不同的管理方式，比如對進入前20%的項目安排專人跟蹤管理，認真核查每筆支出；對于年度經費支出規模超常或單次支出金額超過10萬元的項目，也要進行單獨檢查，核對每張發票與支出附件的真實性、充分性。

其次是經常性原則。對于經常性發生不規范報銷的幾個費用項目如合作費、差旅費、勞務費、會議費、材料費，應當給予重點關注，除了在報銷環節要尤其謹慎，還要安排專人定期抽查。某些項目經常性發生不規范報銷，說明在管控上依然存在薄弱環節，應當通過更細致地觀察找到完善經費管理的辦法。

再次是明晰性原則。財務人員無法代替科研人員做報銷之前的全部工作，卻不能等到報銷時再挑剔科研人員前期工作做得不夠完善，而應當把財務政策的宣傳、培訓和知會工作做在前面。需要科研人員遵循的報銷流程和注意事項必須一一列明，并且是清晰的、可操作的，科研人員有章可循了，才能相應降低財務管控的難度。

最后是適用性原則。加強對科研經費的財務管控，目的不是人為增加經費報銷的難度、令科研人員視報銷為畏途，而只是為了提高經費使用的質量，保證經費能夠足額用于科學研究。所以加強經費財務管控不能通過拉長報銷流程、增加報銷環節、繁瑣報銷手續來實現，不能因噎廢食、舍本逐末，為了財務報銷這一末端環節而忽略了科學研究才是設立科研項目的本來目的，財務工作也必須適應科研需要，為更好地推進科研項目實施而服務。

三、科研經費財務管控對策

科研經費財務管控的關鍵部門當然是財務部門，但要做好財務管控，還需要其他多個部門如科研主管部門、采購部門、內審部門的共同配合。

（一）財務把關

1.預算管理

首先，要提高經費預算質量，財務應該從源頭也就是預算編制環節開始介入。財務處可以根據學科特點編寫預算編制指南，舉例說明費用如何計算、如何分配比較合理，在科研部門發送科研項目申報信息的同時派發預算編制指南，并且對項目申報人提供預算編制協助，在項目申報人提出需求時，指派專人與科研人員對接，提供專業輔導或者修改建議。

其次，在經費使用過程中，費用預算必須嵌入報銷系統中，要能做到提示某項費用預算執行百分比，進行超標預警。“十二五”以來，課題承擔單位對于科研經費有了更多的預算管理自主權，除設備費、勞務費、專家咨詢費不得調增外，其他科目的預算調整權限全部都下放到了課題承擔單位。故而在報銷系統進行預算控制的設計時，設備費、勞務費、專家咨詢費應設計為超預算不得支出，但其他費用項目應當允許調整。此外，財務部門每季度可主動發送預算執行進度表至項目負責人郵箱，提請項目負責人知曉并關注預算執行情況，對于部分執行進度低或未發生費用支出的項目，更應以標紅形式引起項目負責人重視。

再次，項目結題時財務部門可主動發送項目預算執行評價給項目負責人，雖然項目財務驗收并不需要財務部門提供預算執行評價，但能夠在潛移默化中強化項目負責人對于經費預算的認知；如果能夠提供較好的財務指導意見，更能贏得科研人員的尊重和理解，一改科研人員對財務部門只懂死板執行規定、報銷難的固有印象。

此外，盡管財務應當確立為科研服務的觀念，但執行國家科研相關政策不能打折扣，尤其在項目負責人發生變更、合作單位發生變更、經費預算調整等重大變更事項時，必須嚴格審查其是否履行了完整的報批手續，合作單位變更是否牽涉關聯單位，等等。

2.經費轉撥

對于科研經費轉撥尤其應當建立嚴格的審查及控制機制。財務部門辦理科研經費轉撥時，至少應要求三份書面材料：一份是項目負責人的書面聲明，聲明其本人及親屬、項目參與人員及親屬與合作單位不存在關聯關系，如有隱瞞，同意承擔相應的法律后果；第二份是經項目主辦單位批準并加蓋公章的項目計劃書，計劃書中必須列有合作單位名稱，并且支出與項目預算一致；第三份是經費轉撥審批表，轉撥事項必須經單位科研管理部門審核及分管領導簽批同意。

經費轉撥若屬于服務后付費，收到發票后，要求對方提供當次付款的服務任務書列明當次服務內容、驗收標準及驗收情況，對照項目申報書中列明的合作內容、服務項目，內容一致的憑發票付款；若屬于預付費，則要求經辦人員清款，待合作任務履行完畢，憑服務任務書與發票沖賬，資料不全的，不予沖賬，超過期限未沖賬的，要求其交回款項。

此外，若協作單位發生變更，亦應履行相應的報批程序，視審批權限大小報項目主辦單位、單位分管領導、單位科研管理部門分別簽批后，報財務部門備案。

3.支出管理

支出管理方面，財務部門應當在明晰報銷附件的同時盡量簡化報銷流程，整個流程應當可以通過OA實現全程網上辦理。

首先，科研人員整理好發票后，可以先申請報銷預審，將報銷單據掃描傳送至財務部門，由財務部門在網上先行查詢發票真偽及核對科研項目費用項目的剩余報銷限額。差旅費報銷需提供經審批的出差調研計劃，列明調研的地點和人數，及出差期間的各項活動；會議費應附結算清單、會議通知、參會人員名單和會議紀要，支付給酒店的住宿費、場租費等需提供酒店消費明細清單。此類附件財務部門均應提供標準格式以供參考。

科研人員看到預審通過后再正式申請報銷，報銷通過后由財務部門直接將款項劃撥至采購單位賬號或員工公務卡。

財務部門每月發送每個項目的支出對賬單至項目負責人郵箱，提請其知曉并關注支出狀況。每月對賬單上均以標紅強調，對于發生不良報銷事件的項目，不予辦理財務驗收。

（二）科研管理跟進

科研管理部門在接受項目申報時，就應要求課題負責人同時提交承諾書，承諾認真履行項目經費管理職責，主動申明與合作方利益相關性情況等。凡發生過不良經費轉撥事件的科研項目，對項目負責人應有一定的懲罰措施，比如停止其兩年的科研項目申報資格。

（三）建設含統一采購平臺在內的科研公共平臺，嚴格執行政府采購、招投標和資產管理規定

所有的設備、耗材、試劑等通過統一采購平臺采購及申領，財務部門根據采購平臺數據與采購單位定期結算。據稱，香港科技大學實現了經費和科研人員不見面的機制，行政人員為科研人員提供服務，科研人員不直接與供貨方接觸，只需要向行政人員提出要求，經過評估后，行政人員實現其要求，行政人員對此還要留據備查，這種經費管理經驗值得借鑒。

（四）定期開展資產清查

資產管理部門應當對科研類資產以課題組為單位定期開展資產清查，并與項目預算對照查看設備預算與設備存量是否一致，關注保管地點、保管人的變更情況，盡可能減少虛列設備預算及公物私用的不良做法。發現問題應將發生不當行為的科研項目清單提交單位的科研管理部門采取懲罰性措施。

（五）不定期開展專項審計

內部審計部門應當不定期對科研項目進行專項審計，可以是科研項目全覆蓋式審計，也可以是抽查若干重點項目。審計重點還是重大、重要支出，包括經費外撥、設備和材料采購、勞務費、大額會議費和差旅費等等，發現問題的依程序報相關部門進行處理。

只有科研人員、財務人員、其他行政人員共同努力，理清經費從預算到使用再到驗收的全過程管理流程，真正做到制度流程化、流程表單化、表單信息化，才能在保證科研經費使用合規、合理的大前提下，簡化財務報銷手續，同時滿足科研人員的方便化需求及財務部門對科研經費嚴格管控的需要。

參考文獻：

[1]教育部、財政部.關于進一步加強高校科研經費管理的若干意見[Z].2005-6-26.

[2]南方周末.浙大一教授貪污近千萬課題經費被判十年[N].南方周末，2014-1-10.

[3]劉小珊.中央巡視組：復旦大學科研經費和江灣校區基建工程被點名[N].南方周末，2014-7-8.

[4]儲朝暉.香港科大的興盛之道[N].中國青年報，2014-10-21.

（作者單位：中山大學腫瘤防治中心）