檔案管理基礎工作的關鍵性分析

周艷

摘 要：隨著現代化社會快速的發展，信息日新月異，檔案管理的價值顯得更為突出。要在充分了解這一重要的價值基礎上更加積極的對待檔案管理工作，希望檔案管理工作在不久的將來會實現跨越式發展。

關鍵詞：檔案管理；基礎工作；重要性

當前人事改革制度不斷的深入，單位內部、單位之間、地區之間的人員流動也會逐漸頻繁，這就對我們的人事檔案管理工作提出了更高的要求。然而，怎樣將記錄單位人員重要信息的檔案資料合理的保存和利用，也更值得我們檔案管理人員深思。但是，只要我們富于創新意識，勇于探索，敢于開拓，努力實踐，就一定會把人事檔案管理工作開展的更好。

一、檔案管理基礎工作的關鍵性

檔案管理工作是實現檔案信息有效保存的重要也是關鍵途徑，更是為管理者及時提供有效決策的重要依據。因此，為了做好相關的檔案管理工作，就需要在具體的檔案管理工作中重視檔案管理的基礎工作。下文就關于檔案管理基礎工作的重要性進行分析。

（一）有利于檔案管理工作規范化。隨著時代的不斷發展，科技的深化利用，在當今人們對信息大量需求的環境下，檔案管理工作逐漸實現規范化、標準化便成為了新時代下檔案管理的要求。而為了能實現檔案管理規范化、標準化的目的，就需要在具體的檔案管理工作中，重視檔案管理基礎工作。檔案管理基礎工作的有序進行有利于檔案信息去粗取精、實現資源重組，助推檔案管理工作標準化進行。其次，加強檔案管理工作能夠將無用文件踢出，能夠將檔案信息中有無價值、保管期限不準的信息進行規范，從而在實現提高檔案管理工作效率的基礎上，促進檔案管理工作規范開展。

（二）有利于保證檢索的查全率和查準率。通常對檔案信息進行檢索時，都是在計算機技術支持的基礎上進行的。而為了保證檢索的查全率與查準率就需要做好檔案管理基礎工作。也就是說，檔案基礎工作的高質量開展，是可以保證檢索的查全率和查準率的。在計算機進行檢索的過程中，為保證檢索的完整性、避免在檢索過程中出現錯誤，就需要對檔案進行分類，并提升校審力度。另外，在按照規定進行分類時，還能夠在明晰的分類號下，通過有效的關鍵詞，實現檔案檢索速度，能有利于檔案檢索的查全率與查準率的提升。

（三）有利于促進檔案管理的現代化進程。檔案管理的現代化主要表現在檔案管理工作融入了先進了的信息技術、計算機技術，在檔案信息處理上提升了信息利用的價值、增強了信息檢索的準確性。另外，在做好檔案管理基礎工作時，就需要在整理檔案的過程中分清輕重緩急，加工整理檔案信息。當檔案內容中利用價值較高的、價值較大的時，還需要在充分利用原檔案信息的基礎上，提升檔案管理的效率，實現檔案管理現代化發展，并在信息技術的支持下，在科學的現代化檔案管理模式下，促進檔案管理工作實現現代化。

二、當前檔案管理基礎工作存在問題

檔案管理基礎工作是現代化管理的基礎工作，也是檔案管理的重要內容之一。所以，檔案管理基礎工作的有序進行直接關系著檔案管理工作的正常開展。然而，雖然檔案管理基礎工作對檔案管理工作十分重要，但在其具體的工作之中，當前的檔案管理基礎工作依舊存在著不少問題。

（一）檔案案卷厚薄不一。檔案案卷的厚薄不一是十分常見的問題，且該問題表現的也十分明顯。其主要表現在在檔案管理的工作之中，在對檔案進行整理時，由于不同時期的檔案管理收藏量的不一，就會使得檔案信息的厚薄度不一樣。然而，這種信息的程度不同，就會使得檔案案卷整理不規范，案卷厚薄不一的情況發生。

（二）諸多案卷未標頁碼。檔案案卷不標頁碼主要表現在諸多的案卷沒有標上頁碼，而一旦方案案卷上不標上頁碼，就會使得檔案案卷出現漏損、掉頁之后，難以發現案卷上的相關內容，破壞案卷的連貫性，并使得檔案案卷的價值降低，檔案信息的利用價值也會受到影響。

（三）檔案組卷存有混亂現象。一般來講，檔案的編制、組卷都是在特定時間、特定部門所管轄的權限以及部門的職能，按照相關的文種進行組卷編制的。然而，檔案的組件一旦出現了檔案組卷混亂的現象之后，就會使得檔案案卷查閱較為困難，也影響著檔案編制的質量。

（四）案卷不規范問題常見。常見的檔案案卷不規范問題主要表現在案卷標題的不規范與案卷目錄的缺少。案卷標題的不規范主要表現在在進行案卷標題擬定時，沒有按照規定進行或者標題的擬定缺少一些必要的因素。另外，除了這兩個常見問題以外，還會出現檔案案卷目錄的缺少，而這種情況也必定會降低檔案的檢索效率，降低檔案的準確性，進而檔案的信息利用率也就降低了。

（五）檔案編號編制不規范。一般來講，檔案編號編制的不規范問題也容易在檔案管理基礎工作中容易出錯。而這種問題則主要表現在一些歷史宗卷或者保存時間較長的檔案卷冊中。所以在這些檔案卷冊中就容易出現沒有目錄，檔案編號既不科學，也不規范的現象。

三、加強檔案管理基礎工作重要性的措施研究

檔案管理基礎工作的重要性是不言而喻的，其直接決定著檔案管理工作的工作水平與工作質量，也直接關系著檔案管理的規范化、標準化。所以，為了能實現檔案管理工作高質量、現代化開展的目的，就需要在具體的檔案管理工作中，切實落實好檔案管理基礎工作。

（一）加強觀念教育，注重檔案管理基礎工作為了實現檔案管理基礎工作有序開展，首先就需要在觀念上能意識到檔案管理基礎工作的重要性，以能夠在具體的檔案管理工作中注重檔案管理基礎工作的落實。加強觀念教育，就需要對檔案管理工作有關的工作人員進行檔案管理基礎工作的認識，明白檔案管理基礎工作的關鍵性與基礎性意義。另外，在工作人員明確檔案管理基礎工作的重要性之后，還需要將這種意識落實到具體的工作中，使檔案編制、檔案信息的組合、分類科學化、合理化，從而在實現檔案管理工作效率提升的基礎上，保證檔案管理基礎工作高質量開展。

（二）提升管理標準，促進基礎工作規范開展提升管理標準，促進檔案基礎工作規范開展是為了保證檔案管理基礎工作規范、高效進行的重要手段。而隨著時代發展，檔案管理工作也越來越需要朝著現代化、標準化發展。所以，提升檔案管理基礎工作標準，為保證檔案管理基礎工作規范開展，首先就需要融入現代化的管理手段，建立一套行之有效的檔案管理規范標準，從而實現檔案管理基礎工作的規范。另外，在良好的規范標準之下，還需要保證檔案信息檢索的查全率與查準率，從而實現檔案管理信息檢索準確、便捷的目的。

（三）強化數據信息管理，推進檔案管理基礎工作現代化強化數據信息管理關鍵要提升檔案信息的利用率，保證檔案信息處理的高效、高質。所以在對檔案信息進行加工時，就需要在對價值較高的信息處理的基礎上，提升信息利用率，以實現檔案信息管理現代化。

參考文獻：

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