完善事業(yè)單位辦公室管理職能的幾點(diǎn)思考

李丹楓

摘 要：辦公室是事業(yè)單位內(nèi)部具有綜合性和事業(yè)性的辦事機(jī)構(gòu)，在我國(guó)事業(yè)單位的相關(guān)改革中起到了一定的作用，辦公室管理職能的完善將直接關(guān)系到整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展，本文通過(guò)分析對(duì)事業(yè)單位辦公室管理職能的必要性，探究其在職能的履行過(guò)程中存在的問(wèn)題及根本原因，并通過(guò)幾個(gè)方面入手來(lái)完善事業(yè)單位辦公室管理職能。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；辦公室；管理職能

在我國(guó)，許多機(jī)構(gòu)都設(shè)立了相關(guān)的辦公室部門(mén)，事業(yè)單位也不例外，辦公室是事業(yè)單位內(nèi)部具有綜合性、全面性的辦事機(jī)構(gòu)，在事業(yè)單位中扮演著多重角色，還承擔(dān)著多方面的管理職能，是事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，是事業(yè)單位保證和諧發(fā)展的不可忽視的機(jī)構(gòu)，黨的十八大以來(lái)，中央提出了事業(yè)單位深化改革的思想，因此，如何有效的推進(jìn)事業(yè)單位的改革，是事業(yè)單位要考慮的問(wèn)題，而辦公室作為事業(yè)單位中承上啟下的部門(mén)，應(yīng)該要積極的探索，改革創(chuàng)新工作，完善其管理職能，更好的為社會(huì)服務(wù)。

一、完善事業(yè)單位辦公室管理職能的必要性分析

由于在事業(yè)單位中，辦公室是承上啟下的部門(mén)，完善辦公室在事業(yè)單位的管理職能，規(guī)范其服務(wù)職能對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著重要的作用[1]。

（一）完善事業(yè)單位辦公室管理職能是事業(yè)單位進(jìn)行改革的前提條件

根據(jù)黨的十八大報(bào)告中指出：要建設(shè)具有中國(guó)特色的社會(huì)主義行政體制目標(biāo)，必須要做到政企分開(kāi)、政資分開(kāi)、政事分開(kāi)，以此來(lái)推進(jìn)事業(yè)單位的分類(lèi)改革。由此可以看出，我國(guó)的事業(yè)單位改革正處在一個(gè)發(fā)展階段，由于辦公室是事業(yè)單位內(nèi)部重要的部門(mén)，是保證事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶，辦公室還承載著執(zhí)行、參謀、調(diào)研的管理職能，這些職能能否得到有效的執(zhí)行將直接影響到事業(yè)單位的改革發(fā)展，因此針對(duì)于辦公室這種管理特性，加強(qiáng)和完善辦公室管理職能在事業(yè)單位的改革中具有重要的意義[2]。

（二）完善事業(yè)單位辦公室管理職能是推進(jìn)事業(yè)單位管理科學(xué)化的需要

事業(yè)單位是國(guó)家的特有社會(huì)組織，其組成和建設(shè)發(fā)展是與國(guó)家息息相關(guān)的。目前我國(guó)事業(yè)單位的種類(lèi)繁多，人員數(shù)量多，因此在一些事業(yè)單位內(nèi)部，人浮于事、人才匱乏、人才閑置的現(xiàn)象有很多，出現(xiàn)這種情況的主要原因是事業(yè)單位對(duì)辦公室職能缺乏一定的認(rèn)識(shí)，按照傳統(tǒng)的思維模式，將辦公室定性為會(huì)議組織、后勤保障，以及對(duì)“吃飯陪酒”一些具有臨時(shí)性、突發(fā)性事件的處理，使辦公室主要管理職能得不到有效發(fā)揮，導(dǎo)致事業(yè)單位內(nèi)部管理很松散，隨著當(dāng)前科學(xué)化行政理念的深入，完善事業(yè)單位辦公室管理職能已經(jīng)成為推動(dòng)事業(yè)單位管理科學(xué)化的必然需求[3]。

（三）完善事業(yè)單位辦公室管理職能是事業(yè)單位內(nèi)部員工發(fā)展的需要

在上文中說(shuō)到，由于辦公室是事業(yè)單位中承上啟下的部門(mén)，是事業(yè)單位的運(yùn)轉(zhuǎn)樞紐，擔(dān)負(fù)著文件起草、業(yè)務(wù)接待、文件處理等主要職能，辦公室認(rèn)真履行其管理職能，對(duì)文件的收發(fā)及時(shí)，準(zhǔn)確下達(dá)各類(lèi)公文，監(jiān)督各個(gè)部門(mén)的日常工作，協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的主要工作，這些舉措的實(shí)施能更好服務(wù)于內(nèi)部員工，推動(dòng)事業(yè)單位的各項(xiàng)工作有序開(kāi)展[4]。

二、目前形式下事業(yè)單位辦公室管理中存在的問(wèn)題及原因

隨著我國(guó)事業(yè)單位不斷的改革發(fā)展，事業(yè)單位辦公室的管理中也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，在管理過(guò)程中出現(xiàn)了很多問(wèn)題，事業(yè)單位只有正視這些問(wèn)題的發(fā)展，并找到出現(xiàn)這類(lèi)問(wèn)題的原因，才能更好的加強(qiáng)管理，推進(jìn)事業(yè)單位的深化改革[5]。

（一）辦公室管理職能的不明確

要想更好的完善辦公室管理職能，就必須要對(duì)其管理職能有一個(gè)清晰的了解，在當(dāng)前形勢(shì)下，辦公室管理職能主要包括：協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的關(guān)系、建立健全規(guī)章制度、人力資源管理、服務(wù)事業(yè)單位員工、輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、下達(dá)各類(lèi)文件通知、進(jìn)行日常事務(wù)管理工作。日常事務(wù)管理工作是辦公室管理中的一個(gè)組成部分，但在大多數(shù)的事業(yè)單位中，日常工作管理卻是辦公室的最主要職能，辦公室人員只需要完成這一部分的工作，對(duì)于那些重要的工作則不予管理，長(zhǎng)此以往下去，則會(huì)導(dǎo)致辦公室管理效率低下，無(wú)法在一定程度上推進(jìn)事業(yè)單位的改革發(fā)展。

（二）規(guī)章制度的不健全

在我國(guó)，對(duì)辦公室的職能研究起步較晚，沒(méi)有一套完整的管理理論，因此辦公室管理的規(guī)章制度不夠健全，管理程度不具有科學(xué)性，辦事程序不夠規(guī)范，造成人力和物力的浪費(fèi)，在辦公室內(nèi)部又缺乏相關(guān)的激勵(lì)機(jī)制，容易造成辦公室人員在工作時(shí)的積極性不高，鑒于這種情況，事業(yè)單位可以借鑒國(guó)外的先進(jìn)制度，國(guó)外對(duì)辦公室管理理論的研究起步較早，并且有一套完整的制度，管理方面也具有一定的科學(xué)性，因此，國(guó)內(nèi)的事業(yè)單位可以將其制度進(jìn)行采用。

（三）工作人員積極性不高，素養(yǎng)欠缺

在事業(yè)單位內(nèi)部，辦公室承載的職能很多，任務(wù)繁重，工作人員往往忙碌于各種工作，往往忽視了其理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，在管理和業(yè)務(wù)技能方面沒(méi)有得到一定的提高，導(dǎo)致部分工作人員整體素質(zhì)不高，無(wú)法準(zhǔn)確的把握國(guó)家的政策方針，重復(fù)性的工作往往會(huì)消磨其積極性，造成業(yè)務(wù)技能不扎實(shí)，嚴(yán)重影響辦公室管理職能的開(kāi)展。

三、完善事業(yè)單位辦公室管理職能的措施

（一）提高辦公室職能的認(rèn)識(shí)，明確相關(guān)的管理職能

辦公室是事業(yè)單位的綜合機(jī)構(gòu)，其地位和作用在事業(yè)單位中也是不容忽視的，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室的重視是辦公室工作順利開(kāi)展的前提，因此事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)辦公室職能的認(rèn)識(shí)，為推進(jìn)事業(yè)單位的改革提供重要的前提。

（二）完善相關(guān)的規(guī)章制度

首先，要從崗位責(zé)任出發(fā)，在明確辦公室職責(zé)目標(biāo)的前提下，保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都要有章可循，例如完善辦公室崗位責(zé)任制，對(duì)每一個(gè)崗位制定相關(guān)的規(guī)章制度，讓辦公室的各項(xiàng)工作都有專(zhuān)門(mén)的人負(fù)責(zé)。

其次，要對(duì)相關(guān)的制度進(jìn)行完善和創(chuàng)新，要根據(jù)新形勢(shì)不斷完善辦公室制度，確保管理制度的科學(xué)化，如中央正在推行的深化改革，事業(yè)單位就應(yīng)結(jié)合中央精神，及時(shí)對(duì)內(nèi)部制度進(jìn)行定位，取消一些不合理制度，推行一些新政策，跟上新形勢(shì)的發(fā)展。

再者，要完善事業(yè)單位中激勵(lì)機(jī)制，以此來(lái)提高內(nèi)部員工工作的積極性，根據(jù)不同崗位的特點(diǎn)，科學(xué)設(shè)置考核指標(biāo)，對(duì)被考核者的德、勤、績(jī)、廉等方面做一個(gè)全面的考核。

最后，要嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，防止制度執(zhí)行中的異化。對(duì)于新制度的設(shè)定，要設(shè)定之前要聽(tīng)取各方的意見(jiàn)，可以通過(guò)開(kāi)展職工代表，多聽(tīng)取基層員工的建議，方可以在實(shí)行時(shí)減少阻力。

四、結(jié)束語(yǔ)

事業(yè)單位的設(shè)立是基于社會(huì)公益的目的，是為了政府部門(mén)更好的服務(wù)于社會(huì)和人民，辦公室又是事業(yè)單位中重要的機(jī)構(gòu)，因此，辦公室管理職能能否得到充分的發(fā)揮，是推進(jìn)事業(yè)單位深化改革的重要環(huán)節(jié)，為了更好的推進(jìn)事業(yè)單位的改革與發(fā)展，必須要加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，秉著一切為社會(huì)、為人民服務(wù)的原則，完善自身的管理職能，為事業(yè)單位的改革貢獻(xiàn)一份力量。

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