淺談干部人事檔案管理

摘要：干部人事檔案是檔案資料中十分重要的一類，本文首先提出干部人事檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題，然后指出為了進(jìn)一步提高干部人事檔案管理工作，需要增強(qiáng)檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案室的硬件建設(shè)，加強(qiáng)檔案人員培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：干部；人事檔案；檔案意識(shí)；人才培養(yǎng)

0 引 言

干部人事檔案是組織人事部門在人事管理中形成的，記載和反映干部個(gè)人經(jīng)歷及德才能績(jī)，以個(gè)人為單位按照規(guī)范的要求立卷，集中保存起來(lái)以備查考使用的文件材料。它是組織人事部門在錄用、定級(jí)、考核、調(diào)資、任免、獎(jiǎng)懲、培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的原始記錄，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、退休、晉升等關(guān)系緊密，是記載人生軌跡客觀面貌的真實(shí)反映，是組織人事部門全面、客觀和歷史地考察及正確選拔使用干部的重要依據(jù)。

因此，干部人事檔案的管理工作顯得十分重要，如何做到與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，更新管理觀念，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，是當(dāng)前各級(jí)人事檔案管理部門研究的重要課題。本文旨在通過(guò)分析干部人事檔案管理工作存在問(wèn)題和產(chǎn)生的原因，提出改進(jìn)干部檔案管理工作的對(duì)策。

1 干部人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（1）管理意識(shí)薄弱。干部人事檔案管理工作，是一項(xiàng)政治性、內(nèi)部性、保密性很強(qiáng)的工作，由于干部人事檔案記載著干部各個(gè)方面的情況，涉及與本人有關(guān)的工作和一些重大事件，反映干部的功績(jī)、過(guò)錯(cuò)。它的絕大部分內(nèi)容只限于組織掌握，不向社會(huì)開放，也不得隨便公開。它是一項(xiàng)不引人注目工作，領(lǐng)導(dǎo)一般會(huì)安排能靜得下心、安心負(fù)責(zé)的人從事這項(xiàng)工作，這些人不會(huì)叫、不善鬧、默默無(wú)聞，因此常常看不到它的重要性，慢慢地就被邊緣化了。有的人認(rèn)為，現(xiàn)在使用干部重在現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，直接考察這個(gè)人的現(xiàn)狀就行了，干部檔案作用不大國(guó)；有的人雖然口頭上講干部人事檔案工作重要，但在實(shí)際工作中卻覺得沒那么重要。這些情況表明，有相當(dāng)一部分人對(duì)干部人事檔案工作的認(rèn)識(shí)不到位，檔案管理意識(shí)薄弱。

（2）管理方法落后。目前，多數(shù)單位干部檔案信息的主要載體仍是紙質(zhì)材料，尚未完全實(shí)現(xiàn)電子化，在需要查詢干部檔案信息時(shí)需要大量的人工操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。這不符合電子化、無(wú)紙化辦公的大趨勢(shì)，不利于干部檔案信息的查詢檢索、復(fù)制傳遞和開發(fā)利用。

（3）管理設(shè)施不全。檔案庫(kù)房不夠規(guī)范，許多單位的庫(kù)房，不符合防盜、防火、防光、防潮（水）、防高溫、防塵、防蟲霉、防有害氣體的“八防”和庫(kù)房、閱檔室和辦公室“三室分開”的要求，檔案設(shè)備比較陳舊，管理技術(shù)落后，特別是調(diào)閱檔案需要反復(fù)翻閱檔案原始材料，雖然計(jì)算機(jī)技術(shù)得到廣泛的普及，但許多先進(jìn)的技術(shù)手段和管理理念還沒有應(yīng)用到檔案管理上來(lái)。

分析以上問(wèn)題產(chǎn)生的原因，有檔案意識(shí)淡薄的因素，有管理方法落后的因素，也有管理設(shè)施不全等諸多因素，但歸根到底還是由于檔案的管理工作沒有與時(shí)俱進(jìn)。因此，要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)，加快檔案室的硬件建設(shè)，加大對(duì)檔案人員培養(yǎng)的力度，開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，把檔案管理工作推上一個(gè)新臺(tái)階。

2 改進(jìn)干部檔案管理工作的對(duì)策

（1）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增強(qiáng)檔案意識(shí)。《干部檔案工作條例》明確規(guī)定：“各級(jí)組織、人事部門，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)干部檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，及時(shí)研究工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，采取有效的措施，不斷加以改進(jìn)，提高科學(xué)管理水平。”要做好干部檔案管理工作，離不開領(lǐng)導(dǎo)的重視，單位領(lǐng)導(dǎo)要把干部檔案管理工作擺上重要議事日程，要與單位的建設(shè)同步發(fā)展，改變長(zhǎng)期以來(lái)形成的檔案工作只是配角的意識(shí)，正確認(rèn)識(shí)檔案工作的性質(zhì)、地位和作用，要大力宣傳檔案工作的意義，從領(lǐng)導(dǎo)干部到具體的工作人員要跟上時(shí)代步伐，更新管理觀念，深化檔案管理工作改革，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，使干部職工認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，更好地支持檔案管理工作。

（2）加強(qiáng)檔案室的硬件建設(shè)。首先，要給予干部人事檔案管理工作充足的資金支持，保證能夠完全按照規(guī)定設(shè)置獨(dú)立的干部人事檔案工作場(chǎng)所。其次，要購(gòu)買一些防濕、防塵的設(shè)備，確保檔案資料的安全。最后，就是要及時(shí)為檔案室配備必要的管理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等相應(yīng)的管理設(shè)施和辦公設(shè)備。要努力改善干部人事檔案工作條件，采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件來(lái)管理干部人事檔案，改變傳統(tǒng)手工操作信息存儲(chǔ)量少，檢索查閱慢的現(xiàn)狀，逐步運(yùn)用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存、傳遞、檢索檔案信息，提高檢索速度。

（3）加強(qiáng)檔案人員培養(yǎng)，提高業(yè)務(wù)能力。一是要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的基礎(chǔ)培訓(xùn)，將檔案工作人員培養(yǎng)納入人才培養(yǎng)計(jì)劃，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、主題講座、進(jìn)修學(xué)習(xí)等，提高檔案管理工作人員的專業(yè)技能水平。二是加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的計(jì)算機(jī)運(yùn)用能力培訓(xùn)，學(xué)習(xí)與檔案信息化有關(guān)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)，數(shù)字化技術(shù)知識(shí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)，特別要注重培養(yǎng)既懂檔案專業(yè)技能又精通計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才，建立一支熟悉業(yè)務(wù)、相對(duì)穩(wěn)定的專業(yè)隊(duì)伍，培養(yǎng)新一代檔案管理人才，形成檔案管理人才梯隊(duì)，適應(yīng)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的要求，推動(dòng)檔案管理水平的提高。

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