工程索賠與項(xiàng)目成本控制分析

李康林

【摘要】工程索賠是正確履行合同中的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償行為，它在項(xiàng)目成本控制過程中往往沒有受到足夠重視。本文總結(jié)了工程索賠在項(xiàng)目成本控制中的作用，以及做好索賠工作的一些原則、關(guān)鍵事項(xiàng)和策略。

【關(guān)鍵詞】工程索賠；項(xiàng)目成本控制；作用；原則；策略

0 引 言

工程索賠（以下簡稱“索賠”）實(shí)質(zhì)上是一種經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償行為，其目的不是為了懲罰對方。索賠是合同當(dāng)事人正確履行合同過程的正當(dāng)權(quán)利要求，由于某方不履行或未能正確履行合同或者由于其他非自身因素而受到經(jīng)濟(jì)損失或權(quán)利損害，權(quán)利方可向?qū)Ψ教岢鼋?jīng)濟(jì)補(bǔ)償要求。索賠可從索賠與反索賠兩方面進(jìn)行分析，一般意義上的索賠多指承包商向建筑商的索賠，反索賠則是建筑商向承包商的索賠。當(dāng)然，索賠是項(xiàng)目成本控制中的一種避險策略，是獲得成本的補(bǔ)償和提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段。

項(xiàng)目成本過程控制應(yīng)“開源節(jié)流”。 節(jié)流主要是要控制項(xiàng)目成本中的關(guān)鍵性成本（如人工、材料、機(jī)械等），開源工作的重點(diǎn)則是索賠管理。項(xiàng)目工程通過成功索賠，彌補(bǔ)了低價標(biāo)的，使其工程收入與工程造價匹配，甚至更高。在現(xiàn)實(shí)中索賠與項(xiàng)目成本控制沒有受到足夠重視，其主要原因是對其重要性認(rèn)識不夠，實(shí)際操作的原則與細(xì)節(jié)等工作做得不到位。如何理解索賠工作的重要性以及做好索賠工作呢？ 筆者基于實(shí)務(wù)工作中的一些經(jīng)歷，總結(jié)了索賠在項(xiàng)目成本控制中的作用，以及做好索賠工作的一些原則和關(guān)鍵事項(xiàng)。

1 索賠在項(xiàng)目成本控制中的作用

1.1 索賠工作是項(xiàng)目成本得到補(bǔ)償和盈利的關(guān)鍵，直接影響到項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)利益

項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)要在組織體系建設(shè)中重視索賠，并成立索賠機(jī)構(gòu)或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)索賠工作的開展，各職能機(jī)構(gòu)及其核心人員參與和執(zhí)行。首先，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要建立管理機(jī)制，加強(qiáng)項(xiàng)目合同文件、現(xiàn)場信息、圖紙、雙方通信信息等多方面的審查和監(jiān)督，查找自己部門或環(huán)節(jié)的變更與有利于索賠的證據(jù)，證據(jù)資料要盡力做到完整、充分且有說服力； 其次，與業(yè)主和諧相處，在細(xì)節(jié)方面多為業(yè)主考慮，嚴(yán)格把控質(zhì)量、進(jìn)度、安全工作，嚴(yán)格按契約或合同規(guī)定執(zhí)行相關(guān)事項(xiàng)； 再次，項(xiàng)目部要有充分的思想準(zhǔn)備，要有打持久戰(zhàn)的毅力和精神。

1.2 索賠是工程項(xiàng)目參與各方承擔(dān)風(fēng)險和利益的合理再分配

項(xiàng)目利益相關(guān)者有著不同目標(biāo)和期望值，工程項(xiàng)目參與各方承擔(dān)風(fēng)險也有所不同。合同是在工程項(xiàng)目執(zhí)行前簽訂的，對風(fēng)險報酬、履行條件等事項(xiàng)都是預(yù)先設(shè)定的，難免存在一些不確定性。然而，原有不確定條件在執(zhí)行中可能暴露出來，這將使得原來預(yù)計的風(fēng)險和利益失衡，權(quán)利和義務(wù)關(guān)系也不對稱。因此，索賠是工程項(xiàng)目參與各方承擔(dān)風(fēng)險和利益的合理再分配，同時，也是弱勢方增加收入的重要手段。

1.3 索賠體現(xiàn)了項(xiàng)目成本管理水平的高低

為了索賠管理，首先要對預(yù)算成本進(jìn)行分析，分析那些預(yù)算費(fèi)用較低、若稍有不慎就會發(fā)生虧損的項(xiàng)目，今后就應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注這些項(xiàng)目費(fèi)用的發(fā)生，如若發(fā)生索賠事件就應(yīng)該積極索賠，此分析和決定過程就會提高項(xiàng)目成本管理水平。由于建筑市場競爭激烈，目前的項(xiàng)目多為較低價格者得標(biāo)，如果外部環(huán)境或市場條件稍有變化，原合同金額就無法執(zhí)行和完成項(xiàng)目，通過雙方的博弈來彌補(bǔ)成本和必要利潤就成為一種常見措施。因此，索賠是利用經(jīng)濟(jì)杠桿進(jìn)行項(xiàng)目管理的有效手段，最終通過索賠是否實(shí)現(xiàn)和結(jié)果的大小，也可以評價其項(xiàng)目管理水平的高低。由于索賠是合同管理的重要環(huán)節(jié)，也是分析管理的動力，更是挽回成本和利潤的重要手段。因此，隨著建筑市場的激烈競爭，索賠問題將成為項(xiàng)目管理中越來越重要的手段。

1.4 更好地保障合同實(shí)施與調(diào)整

合同是死的，條件是經(jīng)常變化的，索賠是必然的，所以國家把索賠納入了法律規(guī)定。如果沒有索賠和關(guān)于索賠的法律規(guī)定，則合同雙方都難以按原合同執(zhí)行，這樣合同的目的就不會實(shí)現(xiàn)，還要浪費(fèi)社會資源，影響正常的社會經(jīng)濟(jì)秩序。索賠能對違約者起警戒作用，使他考慮到違約的后果，以盡量避免違約事件發(fā)生。索賠是落實(shí)和調(diào)整合同雙方經(jīng)濟(jì)責(zé)任和利益關(guān)系的手段。離開索賠，合同責(zé)任就不能體現(xiàn)，合同雙方的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系就會失衡。特別是在國際承包工程中，由于工程項(xiàng)目內(nèi)容復(fù)雜，某些局部的設(shè)計變更難以避免，再加上現(xiàn)場條件和氣候等因素的變化，以及招標(biāo)文件和設(shè)計文件可能有說明不確切、遺漏甚至錯誤等情況。索賠事件總會發(fā)生，如果承包方不能進(jìn)行有效的索賠，往往要蒙受很大損失，甚至要倒閉。

1.5 索賠有利于國內(nèi)工程建設(shè)管理與國際慣例接軌

在國際工程建設(shè)中，項(xiàng)目各參與人經(jīng)常利用索賠或反索賠手段，甚至個別項(xiàng)目的索賠金額超過造價的五成。由于我國企業(yè)對國際慣例尚不熟悉，對一些策略掌握得不夠，缺乏索賠經(jīng)驗(yàn)，而對方卻按國際慣例或規(guī)則辦理，這使得不少中國承包商吃了大虧。掌握運(yùn)用國際工程建設(shè)管理的通行作法，不僅有利于我國工程建設(shè)管理水平的提高，而且對我國企業(yè)順利參與國際工程建設(shè)而立于不敗之地都有著重要的意義。

2 如何做好索賠工作實(shí)施項(xiàng)目成本控制

2.1 處理索賠工作的基本原則

2.1.1 必須有正當(dāng)?shù)乃髻r理由

索賠的關(guān)鍵是在規(guī)定的時間內(nèi)提出的索賠要求是正確的，并能準(zhǔn)確地計算出索賠的具體金額，以及提出足夠的證據(jù)來證明索賠數(shù)額是合情合理的，做到事實(shí)確鑿，證據(jù)充分。因此，索賠證據(jù)必須具備真實(shí)性、及時性和經(jīng)濟(jì)可行性。

2.1.2 要做到及時發(fā)現(xiàn)、報告與會簽

根據(jù)招投標(biāo)文件與合同要求中有關(guān)規(guī)定再結(jié)合工程施工具體情況提出索賠意向，意向書中應(yīng)包含索賠項(xiàng)目（分部分項(xiàng)名稱）、索賠事由及依據(jù)、事件發(fā)生起算日期和估算金額，務(wù)必附詳細(xì)的計算資料和證明。這樣監(jiān)理工程師通過意向書就可以大致了解整個事件的過程、影響程度及索賠意愿和要求。索賠意向書報告給監(jiān)理工程師后應(yīng)經(jīng)主管監(jiān)理工程師簽字確認(rèn)，然后遞交建筑商單位簽字確認(rèn)。必要時應(yīng)當(dāng)會同建筑商、承包商和監(jiān)理工程師一起到現(xiàn)場核實(shí)。

2.1.3 做好早期索賠管理預(yù)防工作，避免對方索賠

在招投標(biāo)階段，組織具有豐富施工管理、合同管理、精通金融、財務(wù)以及法律方面管理的專家編寫招投標(biāo)文件，合同簽訂后，組織具有施工技術(shù)權(quán)威的人員編寫施工方案。總之，要結(jié)合工程和單位特點(diǎn)進(jìn)行深入的分析研究，給自己單位留有足夠空間，避免對方不必要的索賠，為今后自己向?qū)Ψ剿髻r打下基礎(chǔ)。

2.2 做好索賠管理工作的關(guān)鍵事項(xiàng)

2.2.1 項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)要高度重視

首先是項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，協(xié)調(diào)各職能部門密切配合，從開工到竣工全過程地進(jìn)行索賠準(zhǔn)備；其次是做好基礎(chǔ)資料準(zhǔn)備和事實(shí)證明資料；再次是做好索賠分析和成本分析，積累成功索賠經(jīng)驗(yàn)。

2.2.2 建立和完善合同管理制度

索賠必須以合同為依據(jù)，以事實(shí)為準(zhǔn)繩。遇到索賠事件時，必須對合同條件、協(xié)議條款等有詳細(xì)的了解，以合同為依據(jù)來公平處理合同雙方的利益糾紛。這必然要求從訂立合同時起，就要認(rèn)真采取措施，建立健全合同管理制度，指定既懂得工程技術(shù)，又懂得財會、造價業(yè)務(wù)和有關(guān)法律規(guī)定的專門人員負(fù)責(zé)合同管理與索賠事項(xiàng)。

由于合同文件的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，包括合同協(xié)議、圖紙、合同條件、工程量清單以及許多來往函件和變更通知，有時會形成自相予盾或作不同解釋，導(dǎo)致合同糾紛。必須注意資料的積累，認(rèn)真做好原始資料的收集整理工作。

2.2.3 提高管理人員素質(zhì)和索賠意識

在索賠工作管理中，相關(guān)責(zé)任人員的索賠意識較差，主要體現(xiàn)在：由于受我國傳統(tǒng)工程管理模式的影響，顧及與建筑商、監(jiān)理方面的關(guān)系問題，承包商不會認(rèn)真對待索賠；承包人沒有深刻認(rèn)識索賠管理及程序，導(dǎo)致索賠實(shí)現(xiàn)的極大不確定性；承包商不能深刻理解相關(guān)文件、技術(shù)規(guī)范，無法判斷索賠；大家“各司其職，各負(fù)其責(zé)”，對索賠事件不了解，不知曉；沒有專人關(guān)注索賠、證據(jù)收集和建立檔案等等。因此，必須提高各級管理人員本身素質(zhì)，及時傳達(dá)合同主要條款，告知索賠事件的發(fā)生。

2.3 注意索賠工作的策略性

2.3.1 主動掌握索賠機(jī)會

為保證索賠證據(jù)的完整性、嚴(yán)肅性、時效性，在工程施工過程中承包商應(yīng)該要求工程監(jiān)理、建筑商做的每項(xiàng)指令都盡量堅持書面資料，且要求簽字、蓋章并落上時間。即使在特殊情況之下承包商必須執(zhí)行口頭指令，也應(yīng)該在事后及時要求他們及有關(guān)部門補(bǔ)上書面資料，并落上實(shí)際執(zhí)行時的時間。

索賠是承包商管理中的綜合性管理工作，是顯現(xiàn)承包商管理水平與實(shí)現(xiàn)盈利的關(guān)鍵之一。承包商尋找索賠依據(jù)應(yīng)當(dāng)具備全面的綜合素質(zhì)，充分了解工程招投標(biāo)文件及合同本身，通過研究在施工過程中各環(huán)節(jié)、各部門針對該工程的相關(guān)文件和往來函件以及法律法規(guī)，對意外事件的發(fā)生與之對照，以靈敏的嗅覺與感覺尋找索賠機(jī)會，進(jìn)行分析并確定是否符合索賠條件以及索賠帶來的經(jīng)濟(jì)利益。

在合同實(shí)施過程中經(jīng)常會發(fā)生一些非承包商單位責(zé)任引起的，事實(shí)已經(jīng)發(fā)生并造成損失的事件。它們違背合同規(guī)定的條款，造成施工工期的延長和費(fèi)用的增加，這是承包商的索賠機(jī)會。承包商必須對索賠機(jī)會有敏銳的查覺，尋找和發(fā)現(xiàn)索賠機(jī)會是索賠的第一步。例如：建筑商沒有按合同規(guī)定的時間支付工程進(jìn)度款或沒給足進(jìn)度款，都會影響工程進(jìn)度和帶來承包商的經(jīng)濟(jì)損失，因此承包商可以抓住此機(jī)會要求建筑商適當(dāng)延長工期和賠償損失。合同就是索賠的依據(jù)，因?yàn)樗髻r就是針對違反合同事件，并以合同條文作為最終判定標(biāo)準(zhǔn)。

2.3.2 掌握正確的索賠程序，在有效時間內(nèi)提出索賠

發(fā)生了有利于承包商或施工方的索賠事件，必須迅速向監(jiān)理方反映情況，取得監(jiān)理方的相關(guān)證據(jù)，并據(jù)此提出索賠意向，并在有效期內(nèi)向監(jiān)理方遞交索賠意向通知書，從而聲明對此事件提出索賠事實(shí)的根據(jù)和理由。索賠意向通知提交后要在合理時間內(nèi)要求監(jiān)理工程師簽署意見，意見簽署后就可以在有效時間內(nèi)向建筑商遞交補(bǔ)償經(jīng)濟(jì)損失的正式索賠報告及相關(guān)資料，要求建筑商在合理時間內(nèi)給予答復(fù)。否則就算對方違約。

2.3.3 制定索賠激勵機(jī)制

索賠是一項(xiàng)重要的管理工作，負(fù)責(zé)索賠事項(xiàng)的相關(guān)人員對索賠成功與否起著十分關(guān)鍵的作用。為提高索賠成功率，有必要根據(jù)具體情況制定合理的獎懲機(jī)制。一方面，要給索賠人員執(zhí)行工作提供必要條件，如時間、空間和經(jīng)費(fèi)，另一方面索賠成功后可按照約定比例或其他措施進(jìn)行物質(zhì)獎勵。

2.3.4 采取積極的防御策略， 預(yù)防對方的索賠

在實(shí)踐中，體現(xiàn)積極防御策略的手段就是一方面要嚴(yán)格按合同約定辦事，認(rèn)真履行合同，不能違背合同的主要條款。另一方面積極搶占主動地位，認(rèn)真收集對方違背合同條款的證據(jù)，建立檔案。這樣既可以使對方找不到索賠的理由，同時還可以為在第一時間提出反索賠提供證據(jù)。

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