圖書館電子業(yè)務(wù)文檔長期保存方案研究

關(guān)鍵詞：電子文檔；在線保存；離線保存

摘要：文章首先對圖書館電子文件進行界定 確認電子文件的保存范圍 然后分析了電子文件保存系統(tǒng)應(yīng)該具備的功能 最后對電子文件保存方式進行對比分析 并指出電子文件長期保存的發(fā)展方向。

中圖分類號：G251文獻標識碼：A文章編號：1003-1588（2016）05-0098-03

信息化社會發(fā)展到現(xiàn)在 圖書館業(yè)務(wù)文檔也由原來的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子文檔 并且很多都涉及業(yè)務(wù)流程、圖書編目、圖書數(shù)據(jù)、圖書館規(guī)章制度、學生信息等 這些文檔對圖書館業(yè)務(wù)的開展以及未來的發(fā)展方向都有一定的智力支持 所以電子業(yè)務(wù)文檔也應(yīng)該進行長期保存。往常的紙質(zhì)文件長期保存方案是進行歸檔移交 電子文件保存還沒有相應(yīng)的規(guī)定 但是隨著計算機系統(tǒng)產(chǎn)生的文檔的增加和計算機管理軟件的成熟 給電子文件進行長期保存提供了可能。因此 電子文件的保存問題已經(jīng)成為圖書館需要解決的一個問題。

1圖書館需要保存的電子文件

1.1圖書館電子業(yè)務(wù)文檔的界定

電子文檔是生產(chǎn)、生活中產(chǎn)生的記錄人們活動的數(shù)據(jù)和文檔 這些數(shù)據(jù)和文檔對以后的生產(chǎn)和生活有一定的指導(dǎo)意義 需要及時提交到相關(guān)機構(gòu)進行長期保存。其中兩種電子文檔不需要歸檔：①紙質(zhì)文件的電子版本。②用于起草紙質(zhì)文件的電子版。這兩類電子文檔主要是與紙質(zhì)文檔共存的文檔 且是紙質(zhì)文檔的復(fù)制品 所以不需要長期保存 也不需要向相關(guān)部門移交。

1.2電子業(yè)務(wù)文檔的類型

圖書館產(chǎn)生的電子文件的種類有很多 但是目前規(guī)定的電子文件的數(shù)據(jù)類型和歸檔格式主要有以下幾種：①文本文件。主要是指文字處理軟件生成的 記載文字、數(shù)字、符號、公式等字符信息的文件[1] 常見的有TXT、DOC、WPS等格式。②數(shù)據(jù)庫文件。主要是通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)等軟件產(chǎn)生的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)格式 如DAT、SQL等格式。③圖像文件。主要指采用掃描儀、數(shù)碼相機、手機、制圖軟件等設(shè)備或軟件拍攝或生成的靜態(tài)圖像文件 如JPG、PDF等格式的文件。④圖形文件。主要是計算機制圖軟件和輔助設(shè)計軟件形成的圖形檔案[2] 主要是位圖文件和矢量圖文件。⑤視頻文件。主要是指由數(shù)碼攝像機、手機、平板電腦等攝像設(shè)備或具有攝像功能的電子設(shè)備拍攝或采集生成的文件 或者經(jīng)過視頻軟件剪輯生成的文件。如RMVB、MP4等格式的文件。⑥音頻文件。主要是數(shù)字錄音設(shè)備、手機、平板、錄音筆等記錄聲音的電子設(shè)備記錄聲音而產(chǎn)生的文件[3] 如MP3、WMA等格式的文件。

2電子業(yè)務(wù)文件保存系統(tǒng)功能分析

建立電子文檔保存系統(tǒng)的目的是為了保證符合長期保存要求的圖書館電子文件能順利地進行整理、標引、入庫 方便日后的使用。

2.1電子業(yè)務(wù)文檔的備份功能

文檔的唯一稀缺性決定了其珍貴的社會價值 所以文檔資源的備份就顯得尤為重要。電子文件的備份主要有電子文件脫機備份、電子文件異質(zhì)備份、電子文件異地備份三種方案。

電子文件異質(zhì)備份就是將重要的電子文件選用其他介質(zhì)進行備份 一般是選擇打印或者縮微的方式進行異質(zhì)備份。異質(zhì)備份是有選擇地進行 并不是全部數(shù)字文檔都需要異質(zhì)備份。考慮到成本因素 筆者認為縮微技術(shù)成本較低 因此 電子文件管理系統(tǒng)應(yīng)該具有數(shù)字格式到縮微格式轉(zhuǎn)換的程序接口 方便進行異質(zhì)備份。

電子文件的異地備份就是定期或者實時將電子文檔資源備份到異地計算機系統(tǒng)中 防止計算機系統(tǒng)的崩潰造成資源的丟失和破壞。一般來說 異地備份有兩種手段：一是在乙地做鏡像 最好是地理位置比較遠的鏡像 比如與兄弟院校圖書館進行合作 互相進行異地備份；二是專門的數(shù)字資源災(zāi)備中心 進行集中備份可以有效地防止數(shù)字文檔資源的丟失。這就要求數(shù)字文檔保存系統(tǒng)具有異地備份的接口 最好是能進行實時備份 設(shè)定每天定點備份或者關(guān)機前自動備份 采用數(shù)據(jù)庫差額備份的方式 將每次備份需要覆蓋的部分顯示給工作人員進行確認。這種方案適合公共圖書館 高校圖書館屬于學校的二級機構(gòu) 應(yīng)積極和校方申請 加入到學校的數(shù)字檔案備份計劃中。

電子文檔的脫機備份就是將計算機系統(tǒng)中的電子文檔備份到移送設(shè)備中 這種備份方式成本比較低 也方便 但是會增加工作人員的工作量。一般來說 脫機備份是將電子資源備份到移動硬盤或磁盤中 采用的備份方式是差額備份 并不進行覆蓋 生成日志備份或者全額備份 備份文件為當天日期。全額備份一般是半個月或者一個月進行一次 日志備份每天都要進行 這樣有利于減輕工作人員負擔 同時也保證數(shù)據(jù)的安全。備份的保留周期一般是2年的時間 這要求數(shù)字文件歸檔系統(tǒng)需要建設(shè)脫機備份功能 方便檔案機構(gòu)的數(shù)據(jù)備份工作。

2.2電子文檔的保管功能需求

電子文檔是保存在磁介質(zhì)上的 在整個電子資源的保管環(huán)境上應(yīng)該具備防塵、防磁、防電、防機械震動、防水、防火、防高溫、防光、防霉變的功能。除了這些環(huán)境上的要求外 還需要具備電子文檔的檢測、存貯、遷移、備份、恢復(fù)、安全保護、利用、銷毀功能 完善保管環(huán)境 維護電子文檔的真實、完整和安全。具體要求如下：①保證數(shù)據(jù)長期可讀性 所有的設(shè)備、軟件、數(shù)據(jù)庫等軟硬件設(shè)施應(yīng)該性能優(yōu)良、運行穩(wěn)定。②電子文檔數(shù)據(jù)發(fā)生損毀時能及時地進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。③密級較高的文檔資源必須配備高級保密防護設(shè)施 如高端防火墻、殺毒軟件或復(fù)雜認證體系。信息系統(tǒng)應(yīng)與其他信息系統(tǒng)進行物理隔離或者執(zhí)行信息安全與保密管理制度。④電子文檔的遷移和仿真。隨著技術(shù)和管理的進步與發(fā)展 系統(tǒng)應(yīng)該具備數(shù)據(jù)遷移和仿真功能 具有保證不同信息格式之間、不同信息系統(tǒng)平臺之間的轉(zhuǎn)換[4]。由于信息技術(shù)的發(fā)展 圖書館的計算機系統(tǒng)一定會更新?lián)Q代 或者換為其他品牌的管理系統(tǒng) 或者是版本上的更新 這樣的更新都會有文檔格式的轉(zhuǎn)換甚至是數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)換 這就要求電子文檔管理系統(tǒng)能夠進行電子文件的遷移和仿真 保證電子文檔的閱讀訪問功能。

郭梅娜：圖書館電子業(yè)務(wù)文檔長期保存方案研究2.3建立電子文檔的歸檔制度

在電子文檔歸檔的過程中 一定要保證文檔內(nèi)容的完整性 避免出現(xiàn)載體破損的情況。在電子文檔歸檔過程中 存在版本形式多樣、有些文件不符合歸檔標準等情況 這就對電子文件歸檔帶來了一定的難度。這要求電子檔案長期保存系統(tǒng)能夠兼容業(yè)務(wù)部門形成的各種不同格式的數(shù)字資源 能順利歸檔并進行利用。這就需要在電子文件管理系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間構(gòu)建一個包容性極大的接口 通過接口可以實現(xiàn)電子文獻的規(guī)范化 可以檢驗其各個字段是不是完整 同時能在不改變其形式和元數(shù)據(jù)的情況下進行歸檔。

傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔管理工作已經(jīng)成熟 圖書館都有完整的人員結(jié)構(gòu) 同樣電子文檔也需要形成專業(yè)的人員隊伍 需要計算機知識和檔案專業(yè)知識相結(jié)合的人才 通過協(xié)作或者融合、業(yè)務(wù)學習和技術(shù)培訓 將計算機技術(shù)與檔案保存技術(shù)相結(jié)合。電子文件的歸檔比紙質(zhì)文件歸檔更復(fù)雜 文件的歸檔必須要有制度制約 并對工作人員定期考核 將電子文檔歸檔工作寫入單位立卷歸檔制度[5]。

3電子文件的歸檔方式

電子文件的保存方式有邏輯歸檔和物理歸檔兩種 兩者的實際差別是看電子文件的實體是否轉(zhuǎn)移到文檔管理部門 因此在管理實質(zhì)和管理效果上是不一樣的。

3.1電子文件的邏輯歸檔

邏輯歸檔是指在計算機網(wǎng)絡(luò)上進行 不改變文件的存貯位置和方式[6] 利用通信協(xié)議將電子文件移交到文檔管理部門。這種方式就是將電子文件繼續(xù)保存在業(yè)務(wù)端 通過權(quán)限設(shè)置 賦予電子文檔長期保存部門的管理權(quán) 這樣做在技術(shù)和管理上都不可行 也沒有必要。

從技術(shù)上講：①業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)一般不具備長期保存和標引電子文檔的功能 不能滿足文檔長期管理的需要。②業(yè)務(wù)部門的主要工作是處理業(yè)務(wù) 對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的要求是高效率和低冗余 這與電子文檔信息資源長期保存與有效利用相違背 必然會出現(xiàn)難以權(quán)衡的現(xiàn)象。③資源的集中管理能夠提高電子文檔資源的共享性 避免分散管理帶來的通訊麻煩以及各個部門的審批程序。

從管理上講：①管理容易出現(xiàn)混亂 文檔資源的管理應(yīng)該歸屬文檔部門 如果資源存放在業(yè)務(wù)部門的話 業(yè)務(wù)部門的實際權(quán)限會大于或優(yōu)先于檔案部門。②邏輯歸檔中檔案部門對數(shù)字資源的管理是業(yè)務(wù)部門賦予的 這樣檔案部門對檔案資源的管理還會受到業(yè)務(wù)部門的制約 文檔管理部門會缺乏資源管理的完整性和獨立性 不利于工作的開展。③責任主體出現(xiàn)混亂 在邏輯歸檔中兩個部門都對電子文檔具有管理權(quán) 一旦電子文檔遭到修改、刪除、丟失、存儲位置的變更等 責任歸屬難以界定。

3.2電子文件的物理歸檔

電子資源的物理歸檔是指計算機及網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸?shù)轿臋n管理部門或脫機拷貝移交到電子文檔長期保存服務(wù)器的歸檔方式[7] 這種歸檔模式可以真正實現(xiàn)電子文檔的權(quán)限移交。

電子文件的歸檔保存方式主要有在線歸檔和離線歸檔兩種：①在線歸檔。主要是指在計算機聯(lián)網(wǎng)的環(huán)境下 通過系統(tǒng)傳輸將電子文件移交給電子文檔管理部門或者個人 實現(xiàn)數(shù)字文件的歸檔。②離線歸檔。指將電子文件用郵件或者移動硬盤拷貝到電子文件管理部門進行移交。二者的歸檔實質(zhì)是一樣的 只是歸檔的時間和歸檔的途徑不同[8]。

電子文件長期保存的發(fā)展趨勢主要有：①在線歸檔為主 離線歸檔為輔。電子文件具有易更改性、不穩(wěn)定性的特點 長期滯留在業(yè)務(wù)系統(tǒng)里容易造成信息的丟失 增加文檔管理部門有序接受資源的難度。實時歸檔后并不影響業(yè)務(wù)部門對數(shù)字文檔資源的使用 并且實時歸檔的技術(shù)也容易實現(xiàn)。②“雙套制”向“單套制”過度。雙套制即電子文件長期保存時需要附加一份打印文件 這是認為電子文件不穩(wěn)定、不可靠的表現(xiàn) 其實電子文件的打印版并不能完全反映出電子文件的全部內(nèi)容 如元數(shù)據(jù)、版本信息、文件格式等。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和數(shù)據(jù)庫技術(shù)的完善 文檔管理部門對虛擬技術(shù)的依賴程度會逐漸加深 現(xiàn)在的雙套制也會逐漸向單套制轉(zhuǎn)換。

電子業(yè)務(wù)文檔作為新產(chǎn)生的一種業(yè)務(wù)文件存在方式 其長期保存技術(shù)、手段、策略和方案等逐漸引起大家的關(guān)注 其形成過程中計算機系統(tǒng)能夠全程監(jiān)控、記錄 減少了人為的干擾。同時 電子文件對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的依賴性也增加了電子文檔資源使用的難度 只有從技術(shù)、管理、人員各個方面都進行業(yè)務(wù)的革新 才能更好地利用數(shù)字文檔資源 實現(xiàn)數(shù)字文件的完整而有效的歸檔 更好地適應(yīng)社會的發(fā)展 有效地實現(xiàn)電子業(yè)務(wù)文檔資源的社會價值。

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（編校：崔萌）