淺論如何搞好財務檔案管理

吳金鳳

摘 要：加強財務檔案管理工作是我們當前財務管理中急待改進和加強的重要工作，各單位都要高度重視、積極行動，從基礎工作做起，切實提高財務管理工作水平，更好地為社會主義市場經濟服務。本文對如何搞好財務檔案管理進行了探討。

關鍵詞：財務；檔案管理；措施

財務檔案管理工作是一項系統化、長期性的工作，由于檔案數據的特殊性，導致了檔案管理的特殊性?，F階段的檔案管理，只是信息化管理的初步探究階段，期間也出現了安全性等令人堪憂的問題。因此，我們必須積極地尋找更多更有效的檔案管理方式，為企業的發展及決策提供數據支持，更好體現財務檔案管理的價值。

1 有效實施財務檔案管理的重要性

首先，隨著時代發展，信息也在不斷地完善，信息資源則是信息時代最寶貴的財富，而財務檔案反映的是一個企事業的單位的經濟信息，它可謂是一個企事業單位的重要信息，對于企事業單位的發展有著舉足輕重的作用，因為如果順利有效地進行財務檔案的管理，會為企事業單位的財務和經濟奠定良好的基礎。所以，有效地進行財務檔案的管理對企事業單位的發展有著重大的意義。

其次，從財務檔案管理角度講，企事業單位相關的一些高層決策所需要的依據是財務檔案提供的，企事業單位的一些經濟開銷及重大的經濟活動，都會在財務檔案中體現出來的。財務檔案會真實有效地將單位的財務信息分析、整合、歸類地反映出來，甚至可以將以往的經營狀況反饋出來，它反映的財務信息對于企事業單位的管理層作為經營決策，不但具有非常大的借鑒意義，還具有更重要的參考依據。

最后，作為企事業單位制定預算的基礎，可以說根據財務檔案更合適。無論企業單位，還是事業單位，它的開源節流都與財務檔案的有效管理息息相關，只有進行有效的財務管理，企事業單位才能獲取良好的經濟效益。無論企事業單位的大小，這個單位平時的收入和支出以及單位的重大的經常活動和支出都會體現在賬務檔案上。所以說無論對于企事業單位的優化升級，還是單位的管理改善，有效地進行財務管理都非常有利。

2 搞好財務檔案管理的措施

1、制定統一的財務檔案管理標準

目前還沒有統一的財務檔案管理標準，導致財務檔案管理工作難以順利開展。要提高管理水平，就必須制定統一的財務檔案管理標準，引進信息化管理手段，統一管理方法和管理設備。這樣才能夠最大限度的促進財務檔案管理工作的有效進行，才能夠為財務檔案的調取工作提供方便。而要統一管理標準，需要國家制定相關的規范，各個單位要根據規范制定符合自身實際情況的管理標準，并且要依照標準開展管理工作。同時，還需要采用信息化管理技術，取締紙質的財務檔案，統一采用計算機管理的方式。這樣才能夠實現財務檔案管理的統一。

2、不斷加強財務檔案信息化管理的軟硬件建設

要為檔案部門添置必要的設備和相應的管理軟件等，建立財務檔案信息網，使用戶足不出戶，就能進行檔案咨詢查閱、利用，實現真正意義上的信息化服務。另外，財務在選擇財務電算化軟件時，最好是選擇帶有檔案管理輔助功能的軟件，而且要完善財務電算化環境下財務檔案管理的各項規章制度。如核算和管理的系統數據和文件資料必須由各經辦人定期負責實行雙備份存儲，并分室保管，以免系統出錯時能及時修復數據，確保財務電算化工作的正常、順利進行。

3、努力做好財務檔案工作的規范化管理

檔案工作規范化、標準化是做好檔案管理的重要中間環節，在搞好軟硬件建設的同時，做好文書處理和及時歸檔則是實現財務檔案工作規范化、標準化的重要基礎工作，因此，要強化系統思維意識，樹立文書處理工作規范化、標準化的指導思想。單位財務部門在會計核算過程中，要按照統一的規范格式，健全各類憑證、賬簿的記錄和保管要求，并嚴格遵守合理、科學的財務憑證傳遞程序，保證財務檔案的及時、完整和規范。如整理裝訂除了要及時，還必須各負其責：一是為了防止財務憑證散亂和遺失，一般要求財務部門指定的財務憑證管理人員，按照當月記賬憑證的數量，定期整理并裝訂成冊，并做到整齊美觀；二是財務賬簿由記賬人員負責整理并裝訂；財務報告由經辦財務負責整理并裝訂；備查類及其他各類需歸檔的資料由各相關經辦人負責整理并裝訂，裝訂成冊后再交由財務處負責財務檔案管理的管理員統一整理歸檔。對于已由財務部門交由檔案部門保管的財務檔案，任何人都無權私自拆封和抽換，如果確需拆封，則應保持原卷宗的封裝，而且應由單位檔案部門會同財務部門原經辦人員共同拆封并整理后存檔，以分清責任；對于暫時保管在財務部門的財務檔案，如果確需拆封，則需報財務部門負責人同意并在其指定人員的監督下辦理拆封整理歸檔等手續。

4、嚴格規范財務檔案的借閱程序

財務檔案是重要的經濟檔案，不能視同一般檔案來管理。財務檔案管理人員應健全并嚴格辦理財務檔案查閱、借閱和復印登記手續。借閱人應切實負責所借檔案的安全，不得損壞、涂改、拆卷。在借閱和歸還時，必須嚴格履行登記手續，并當面點交清楚。歸還時，保管人必須檢查案卷有否損壞、遺缺，并在登記簿上簽收注銷。如果是本單位有權屬的因正當理由需要查閱的財務檔案，則需財務部門負責人同意并辦理相關手續后方可查閱；如果是外單位需要查閱財務檔案，則需要提交外單位的正式介紹信，而且經財務部門負責人同意并辦理相關手續后方可查閱。財務檔案不得外借，如確有需要，必須經單位負責人同意，并辦妥相關手續后才能復印。

5、加強對財務檔案管理工作人員的培訓

企業應該定期組織財務檔案管理的工作人員開展多種技能培訓，全面提高他們的專業技能、管理水平、職業道德修養和綜合素質，讓他們能掌握財務檔案管理的各項專業技能，并用定期考試的方式對培訓成果進行考核和檢驗，只有合格者才能上崗。同時，將培訓考核的成績納入績效考核，提高工作人員的學習動力。

總之，各個單位必須從管理設施和管理人員的建設入手，在遵守國家統一管理標準的前提下，開展財務檔案管理工作。這樣才能夠保證財務檔案管理工作的順利進行，促進財務檔案管理工作的規范化。

參考文獻

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