淺談新形勢下事業單位檔案管理的改革

趙娜

摘 要：我國當前仍處于經濟體制的轉型期，雖然國內各大事業單位均完成了體制的轉變，當轉變后的單位內部管理方法仍沿用了傳統模式。檔案管理工作作為事業單位內部管理工作當中的重要組成，必須在新形勢下對其進行改革和創新，使事業單位的發展能夠符合現代國內經濟發展需求。本文即是對事業單位檔案管理進行研究，探討了當前國內事業單位檔案管理工作中存在的問題，并闡述了在新形勢下該項工作的改革措施，以期能為相關工作提供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；改革

檔案管理工作不論在事業單位還是企業單位當中均發揮著重要的作用，檔案主要是對事業單位和企業單位各類信息資源的反映，屬于各單位的無形資產之一。我國以往所采用的檔案管理方法已經不適合新形勢下的事業單位，因此必須對這項工作進行合理的改革。

1 當前我國事業單位檔案管理工作當中存在的問題

（一）重視程度不足

檔案管理工作是一項不容易表現自我的工作，并且這項工作對于事業單位的經濟收益沒有明顯的影響。很多事業單位的管理領導均認為這項工作只是簡單地對檔案數據進行抄寫和保存，只要不丟失、不泄露，在查找檔案時能夠快速反應就夠了。因此大部分事業單位領導人員對檔案管理工作均不夠重視，對檔案管理部門的資金支持力度也不足，管理人員的工作積極性降低，因此很難為事業單位的其他部門提供高質量的檔案服務工作。

（二）管理方法滯后

現代國內很多事業單位內檔案管理的相關設備出現了嚴重老化的情況，部分事業單位內的檔案管理設備甚至不夠齊全，導致統一化管理難以實現。同時，對檔案的管理方法也相對落后，在查閱檔案的過程中仍需要手動操作，并且在反復對檔案原件進行調取時，很容易導致紙質檔案磨損，甚至字跡模糊，加之檔案管理人員自身的防范意識交過，嚴重制約了我國事業單位檔案管理工作的發展。

（三）管理信息化程度較低

隨著現代信息化技術的發展，檔案管理工作當中也必須要引入這項技術。但目前國內大多數事業單位檔案管理信息化程度較低，很多管理人員仍沿用手動操作方式，其信息化改革僅停留在利用電腦對檔案信息進行備份的層面，在調取、檢索檔案時仍需要手動操作。導致檔案服務效率低下，管理成本無法有效控制[1]。

（四）管理人員素質較差

檔案管理工作也需要管理人員擁有較強的個人素質，因此如果事業單位對于管理人員素質培養和高素質人才招聘工作不夠重視，也會進一步降低檔案管理工作的質量。加之我國近幾年事業單位人員數量開始精簡，導致部分單位內檔案管理人員需要身兼數職，大大增加了管理人員的工作壓力，導致其無暇對自身素質進行提升。并且在工作當中還會因壓力過大而出現情緒化問題，工作的積極性降低。

2 新形勢下我國事業單位檔案管理工作的改革措施

（一）完善檔案管理制度

任何工作在開展和改革過程中均需要依賴完善的管理制度，因此在對檔案管理工作進行改革時必須先對檔案管理制度進行完善。需根據國家和地區相關標準對管理制度進行構建，并且需要在事業單位內部將管理制度進行統一，對其他任何科室檔案管理工作均需要基于統一管理制度下進行。這樣既能夠對管理人員形成較好的約束性，同時還能夠提升管理制度的唯一性和權威性，使其能夠更好地發揮作用[2]。

（二）革新檔案管理方法

應該以管理工作現代化發展為基礎，并且以事業單位對于檔案管理工作的需求為基點，采用更先進的手段和設備對事業單位的檔案進行管理。在對檔案進行分類時需要注意，應該選擇更加科學的分類方式，根據檔案當中涉及的人員、文獻、資料、科研成果、產品說明等制定總分類目錄，并在目錄下根據每項檔案數據的實際情況進行細致化分類。避免檔案資料分類雜亂無章的問題，并且分類時需要對主要檔案和次要檔案進行區別。

同時，需要提高事業單位內檔案管理工作的投資力度，將檔案管理信息化發展落到實處。首先就應該對檔案管理科室內的計算機設備進行更換，并為其配備先進的掃描設備、數碼相機等，這樣可以將單純的文字檔案轉換為圖片、視頻當多種檔案形式。還需要利用當前先進的計算機和網絡技術，在事業單位內建立檔案數據庫，并實現單位內信息共享機制，檔案管理人員僅需要對總檔案數據庫進行維護，各科室人員在需要檔案時，可經過管理部門授權后直接在事業單位局域網內對檔案數據進行瀏覽，大大提升了檔案管理工作的效率[3]。

（三）加強管理人員素質培訓

在將檔案管理人員從繁重的工作當中解放之后，還應該對其進行素質培訓工作。培訓內容不僅需要包括現代信息化檔案管理技能，同時還要包括檔案管理從業者職業道德培訓[4]。要求管理人員即需要掌握檔案管理基礎知識和技能，還必須具備相應的計算機操作能力，從而進一步加深事業單位檔案管理信息化程度。

3 結語

在新形勢下，傳統的檔案管理工作已經無法滿足現代事業單位的需求，因此必須加大對該項工作的重視度和投資力度，組建事業單位內的信息化檔案管理中心，并提升管理人員的綜合素質，提高管理效果和服務質量。

參考文獻

[1]劉俊巖，彭兆偉，薛曉明.新形勢下事業單位檔案管理信息化建設探討[J].黑龍江檔案，2013（04）：44-45.

[2]楊翠蓉.針對新形勢下事業單位檔案管理的幾點思考[J].檔案天地，2012（10）：58-59.

[3]楊亞娟.試論新形勢下事業單位檔案管理工作如何有效發揮作用[J].大陸橋事業，2015（08）：48-49.

[4]韓英.探析新形勢下的事業單位檔案管理存在的問題[J].辦公室業務，2014（12S）：102-103.